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GDPR Compliance Suite

Arrancar com o GDPR Compliance Suite no Odoo: definições, estados e primeira semana

Para arrancar com o GDPR Compliance Suite, preencha primeiro os campos do responsável pelo tratamento (empresa, contacto do DPO, autoridade de controlo), os destinatários dos alertas e os dias de aviso; depois reveja as bases legais e registe as suas atividades de tratamento. Antes de entrarem casos reais, conheça os estados que cada registo percorre. Na primeira semana, reveja atividades, violações, DPIA em rascunho, registos de revisão e utilizadores do portal sinalizados.

FlexigoTech · Responsável: Víctor Gómez · Atualizado em 4 de novembro de 2026

O essencial

Versões
Odoo 17, 18, 19 e 20
Verificado
no código do módulo, versão 20.0 · nas fontes indicadas no fim
Leitura
5 min

Antes de instalar: versão e licença

Esta lista segue a ordem que usaria numa implementação real. Se ainda está a avaliar se o módulo lhe serve, comece por o que cobre e o que é preciso antes de o instalar.

  • Confirme a sua versão do Odoo: o módulo está publicado no Odoo Apps para 17.0, 18.0, 19.0 e 20.0.
  • Tenha claro o custo: 9 € por versão do Odoo, pagamento único e sem IVA, para 17, 18, 19 e 20. É um módulo com serviço local do FlexigoTech Cloud, que custa 29 €/mês ou 290 €/ano sem IVA (Pro: 58 €/mês ou 580 €/ano).
  • Decida onde o comprar se pensa atualizar de versão: com a subscrição, o módulo para as novas versões do Odoo está incluído se o comprou em flexigotech.com; na Odoo App Store, cada versão do Odoo compra-se lá. Tem a ficha no Odoo Apps e a página do módulo.
  • Tenha presente que, sem subscrição ou com o serviço suspenso, para tudo o que a subscrição fornece; os dados ficam no seu Odoo.

Definições do responsável: quem é e quem recebe os avisos

Estes são os campos do módulo que identificam a empresa e o DPO e que definem os avisos.

Identificação da empresa e do DPO

  • Company: a empresa a que pertencem estes dados.
  • DPO Partner Record: o registo de contacto do DPO.
  • DPO / Responsible Contact Name, DPO Email e DPO Phone: nome, e-mail e telefone de contacto.
  • Formal DPO Designated: a caixa que indica se existe um DPO formalmente designado.
  • AEPD DPO Registry Reference (Spain): a referência do registo da AEPD, um campo que a própria etiqueta reserva para Espanha.
  • Primary Supervisory Authority: a autoridade de controlo principal.

Alertas e dias de aviso

  • Breach Alert Recipients: os destinatários dos alertas de violações. Aceita vários.
  • DSAR Overdue Alert Recipients: os destinatários dos alertas de pedidos DSAR em atraso. Também aceita vários.
  • Retention Advance Warning (days): os dias de antecedência do aviso de retenção, como número inteiro.
  • DSAR Reminder Days Before Deadline: os dias antes do prazo para o lembrete DSAR.

Caixas de controlo

  • Art. 30(5) SME Exception Note Acknowledged: a caixa com essa etiqueta sobre a nota da exceção para PME.
  • Encryption Key Configured: a caixa que indica se a chave de cifragem está configurada.

Antes de avançar, veja que valor mostram estas caixas na sua base de dados e fale sobre isso com o seu DPO ou consultor.

Primeiros registos: bases legais e atividades de tratamento

  • Abra GDPR Toolkit › Legal Bases e percorra a lista: cada base tem referência de artigo, base legal, tipo e uma caixa de requisito.
Lista de bases legais do RGPD com referência de artigo, base legal, tipo e caixa de requisito
A lista de bases legais no GDPR Toolkit, com dezasseis registos; só Legitimate Interests tem a caixa de requisito assinalada.
  • Registe as suas atividades em GDPR Toolkit › Processing Activities (RoPA).
Lista de atividades de tratamento com o filtro Active e três registos de processamento salarial, encomendas e análise web
Atividades de tratamento com o filtro Active e a empresa My Company (San Francisco): as três como responsável pelo tratamento, no estado Active e sem DPIA assinalada.
  • Reveja a vista de atividades filtrada por DPIA obrigatória, para ver que atividades têm essa caixa assinalada.
Lista de atividades de tratamento filtrada por DPIA obrigatória com um registo de marketing
A vista filtrada por DPIA obrigatória, com um único registo de marketing como responsável pelo tratamento, a caixa DPIA assinalada e a empresa My Company (San Francisco).

Os estados que cada registo percorre

O módulo define vários fluxos de estados. Reveja-os com quem vai usar o módulo antes de entrar o primeiro caso real. Se quiser ver como menus e registos se encadeiam por dentro, explicamos em como funciona o GDPR Compliance Suite.

Draft, Active e Archived

Um dos fluxos passa por Draft, Active e Archived. Na lista de atividades das capturas, os registos aparecem em Active.

De New a Closed

Outro fluxo percorre New, Under Assessment, DPA Notified, Data Subjects Notified e Closed. No registo de violações veem-se linhas em New e em Under Assessment.

Fluxo com revisão do DPO

Outro fluxo passa por Draft, Submitted for DPO Review e termina em Approved ou Rejected.

Fluxo que começa em Received

Este fluxo avança por Received, In Review, Identity Verified e Response Drafted, e tem quatro fechos diferentes, com os códigos técnicos closed_completed, closed_refused, closed_extended e closed_partial_erasure.

Fluxos de dois passos

Há dois fluxos curtos com os códigos draft e done: um passa de Configure a Export Ready e o outro de Configure a Ready.

  • Explique a cada utilizador que estados vai usar no seu trabalho.
  • Combinem que fecho se usa em cada caso do fluxo que começa em Received.

A primeira semana: o que rever

Percurso pelas listas de atividades, violações, incidentes ativos e DPIA do GDPR Toolkit
Da lista de atividades com o filtro Active ao registo de violações, à lista de incidentes ativos e à lista de DPIA com um registo em rascunho.
  • Na lista de atividades com o filtro Active, confirme referência, nome, tipo, estado, DPIA obrigatória, retenção e empresa de cada registo.
  • No registo de violações, reveja datas, prazo de notificação à DPA e estado de cada linha.
  • Na lista de incidentes ativos, veja o nível de risco e o estado de cada violação.
  • Na lista de DPIA, localize as que continuam em rascunho e reveja as colunas de risco residual e aprovação.
  • Nos registos de revisão, confirme que cada um tem Processing Activity, Company, Review Date, Reviewer e Action Taken, e use Extension Justification, New Retention End Date e Notes quando for preciso.
  • Verifique se há utilizadores do portal com Portal Abuse Flag (gdpr_portal_flagged): segundo a sua descrição, é assinalado quando um utilizador do portal ultrapassa o limiar de abuso continuado.
  • Volte às definições e confirme que Breach Alert Recipients e DSAR Overdue Alert Recipients apontam para as pessoas certas.

Se nestes dias aparecer algum aviso que não entenda, tem as mensagens do módulo explicadas uma a uma.

Como a FlexigoTech o ajuda

Na FlexigoTech implementamos Odoo 17, 18, 19 e 20 e desenvolvemos conectores e integrações à medida. Se quiser que deixemos estes campos configurados com a sua equipa ou que liguemos o módulo a outros sistemas, contacte-nos através da página do módulo.

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Verificado no código do módulo (versão 20.0) e nas fontes indicadas

Fontes