Naar hoofdinhoud
GDPR Compliance Suite

GDPR Compliance Suite in Odoo in gebruik nemen: instellingen, statussen en eerste week

Om GDPR Compliance Suite in gebruik te nemen vul je eerst de velden van de verwerkingsverantwoordelijke in (bedrijf, contactgegevens van de FG/DPO, toezichthouder), de ontvangers van meldingen en het aantal waarschuwingsdagen; daarna loop je de rechtsgronden na en leg je je verwerkingsactiviteiten vast. Leer de statussen die elk record doorloopt voordat er echte gevallen binnenkomen. In de eerste week controleer je activiteiten, datalekken, DPIA's in concept, beoordelingsrecords en gemarkeerde portalgebruikers.

FlexigoTech · Verantwoordelijk: Víctor Gómez · Bijgewerkt op 4 november 2026

In het kort

Versies
Odoo 17, 18, 19 en 20
Gecontroleerd
in de broncode van de module, versie 20.0 · in de bronnen onderaan
Leestijd
5 min

Voor de installatie: versie en licentie

Deze lijst volgt de volgorde van een echte implementatie. Twijfel je nog of de module bij je past, begin dan met wat de module dekt en wat je nodig hebt voordat je installeert.

  • Controleer je Odoo-versie: de module staat op Odoo Apps voor 17.0, 18.0, 19.0 en 20.0.
  • Weet wat het kost: € 9 per Odoo-versie, eenmalige betaling, excl. btw, voor 17, 18, 19 en 20. Het is een module met een lokale dienst van FlexigoTech Cloud, die € 29 per maand of € 290 per jaar excl. btw kost (Pro: € 58 per maand of € 580 per jaar).
  • Bepaal waar je koopt als je wilt upgraden: met het abonnement is de module voor nieuwe Odoo-versies inbegrepen als je hem op flexigotech.com hebt gekocht; in de Odoo App Store koop je elke Odoo-versie daar apart. Bekijk de pagina op Odoo Apps en de modulepagina.
  • Houd er rekening mee dat zonder abonnement, of met een opgeschorte dienst, stopt wat het abonnement levert; je gegevens blijven in je Odoo.

Instellingen van de verwerkingsverantwoordelijke: wie je bent en wie meldingen krijgt

Dit zijn de velden van de module die het bedrijf en de DPO identificeren en de meldingen instellen.

Gegevens van het bedrijf en de DPO

  • Company: het bedrijf waartoe deze gegevens behoren.
  • DPO Partner Record: het contactrecord van de DPO.
  • DPO / Responsible Contact Name, DPO Email en DPO Phone: naam, e-mailadres en telefoonnummer.
  • Formal DPO Designated: het vinkje dat aangeeft of er formeel een DPO is aangewezen.
  • AEPD DPO Registry Reference (Spain): de referentie in het register van de AEPD, een veld dat volgens het label voor Spanje bedoeld is.
  • Primary Supervisory Authority: de leidende toezichthouder.

Meldingen en waarschuwingsdagen

  • Breach Alert Recipients: de ontvangers van meldingen over datalekken. Je kunt er meerdere opgeven.
  • DSAR Overdue Alert Recipients: de ontvangers van meldingen over verlopen DSAR-verzoeken. Ook hier kun je er meerdere opgeven.
  • Retention Advance Warning (days): hoeveel dagen vooraf de bewaartermijnwaarschuwing komt, als geheel getal.
  • DSAR Reminder Days Before Deadline: het aantal dagen voor de deadline voor de DSAR-herinnering.

Controlevinkjes

  • Art. 30(5) SME Exception Note Acknowledged: het vinkje met dat label over de notitie bij de uitzondering voor het mkb.
  • Encryption Key Configured: het vinkje dat aangeeft of de versleutelingssleutel is ingesteld.

Kijk voordat je verdergaat welke waarde deze vinkjes in je database hebben en bespreek dat met je DPO of adviseur.

Eerste records: rechtsgronden en verwerkingsactiviteiten

  • Open GDPR Toolkit › Legal Bases en loop de lijst door: elke grondslag heeft een artikelverwijzing, rechtsgrond, type en een vinkje voor een vereiste.
Lijst met AVG-rechtsgronden met artikelverwijzing, rechtsgrond, type en vinkje voor vereiste
De lijst met rechtsgronden in GDPR Toolkit, met zestien records; alleen bij Legitimate Interests staat het vinkje voor vereiste aan.
  • Leg je activiteiten vast onder GDPR Toolkit › Processing Activities (RoPA).
Lijst met verwerkingsactiviteiten met filter Active en drie records voor salarisadministratie, bestellingen en webanalyse
Verwerkingsactiviteiten met het filter Active en het bedrijf My Company (San Francisco): alle drie als verwerkingsverantwoordelijke, met status Active en zonder DPIA-vinkje.
  • Bekijk de activiteitenweergave gefilterd op DPIA vereist, om te zien bij welke activiteiten dat vinkje aanstaat.
Lijst met verwerkingsactiviteiten gefilterd op DPIA vereist met één marketingrecord
De weergave gefilterd op DPIA vereist, met één marketingrecord als verwerkingsverantwoordelijke, het DPIA-vinkje aan en het bedrijf My Company (San Francisco).

De statussen die elk record doorloopt

De module kent meerdere statusstromen. Neem ze door met wie ermee gaat werken, voordat het eerste echte geval binnenkomt. Wil je zien hoe menu's en records intern op elkaar aansluiten, lees dan hoe GDPR Compliance Suite werkt.

Draft, Active en Archived

Eén van de stromen loopt via Draft, Active en Archived. In de activiteitenlijst op de screenshots staan de records op Active.

Van New naar Closed

Een andere stroom loopt via New, Under Assessment, DPA Notified, Data Subjects Notified en Closed. In het datalekregister zie je regels op New en op Under Assessment.

Stroom met beoordeling door de DPO

Een andere stroom loopt via Draft en Submitted for DPO Review en eindigt op Approved of Rejected.

Stroom die begint bij Received

Deze stroom gaat via Received, In Review, Identity Verified en Response Drafted, en heeft vier verschillende afsluitingen, met de technische codes closed_completed, closed_refused, closed_extended en closed_partial_erasure.

Stromen in twee stappen

Er zijn twee korte stromen met de codes draft en done: de ene gaat van Configure naar Export Ready, de andere van Configure naar Ready.

  • Leg elke gebruiker uit met welke statussen hij of zij in het werk te maken krijgt.
  • Spreek af welke afsluiting je in welk geval gebruikt binnen de stroom die begint bij Received.

De eerste week: wat je controleert

Rondgang langs de lijsten met activiteiten, datalekken, actieve incidenten en DPIA's in GDPR Toolkit
Van de activiteitenlijst met filter Active naar het datalekregister, de lijst met actieve incidenten en de DPIA-lijst met één record in concept.
  • Controleer in de activiteitenlijst met filter Active per record de referentie, naam, type, status, DPIA vereist, bewaartermijn en het bedrijf.
  • Controleer in het datalekregister per regel de datums, de termijn voor melding aan de toezichthouder en de status.
  • Bekijk in de lijst met actieve incidenten het risiconiveau en de status van elk datalek.
  • Zoek in de DPIA-lijst de exemplaren die nog in concept staan en bekijk hun kolommen voor restrisico en goedkeuring.
  • Controleer in de beoordelingsrecords of elk record Processing Activity, Company, Review Date, Reviewer en Action Taken heeft, en gebruik Extension Justification, New Retention End Date en Notes waar nodig.
  • Kijk of er portalgebruikers zijn met Portal Abuse Flag (gdpr_portal_flagged): volgens de omschrijving wordt dit gezet wanneer een portalgebruiker de drempel voor aanhoudend misbruik overschrijdt.
  • Ga terug naar de instellingen en controleer of Breach Alert Recipients en DSAR Overdue Alert Recipients naar de juiste personen verwijzen.

Krijg je in deze dagen een melding die je niet begrijpt, bekijk dan de meldingen van de module een voor een uitgelegd.

Hoe FlexigoTech je helpt

Bij FlexigoTech implementeren we Odoo 17, 18, 19 en 20 en bouwen we connectoren en integraties op maat. Wil je dat we deze velden samen met je team instellen of de module koppelen aan andere systemen, neem dan contact op via de modulepagina.

Lees verder

Zo werkt GDPR Compliance Suite in Odoo: glossarium van menu's, lijsten en actiesDe menu's, geplande acties en lijsten van GDPR Compliance Suite in Odoo 17, 18, 19 en 20, uitgelegd als glossarium: hoe elk onderdeel heet en waar het staat.Foutmeldingen van GDPR Compliance Suite in Odoo: wanneer ze verschijnen en wat je doetDe foutmeldingen van GDPR Compliance Suite in Odoo letterlijk geciteerd: wanneer elke melding verschijnt, wat ze betekent en wat je doet, met een voorbeeld.GDPR Compliance Suite in Odoo: wat het dekt, wat niet en of het bij je bedrijf pastWat GDPR Compliance Suite volgens de documentatie dekt, wat het niet voor je beslist, wat je vooraf klaar moet hebben en voor welke Odoo-versies het er is.
Gecontroleerd in de broncode van de module (versie 20.0) en in de gelinkte bronnen

Bronnen