Español
English
Català
Deutsch
Français
Italiano
Nederlands
PolskiExemplo Caso ilustrativo: a empresa e os seus dados são inventados para explicar o fluxo.
A empresa
A Nórdica Instalaciones instala sistemas de climatização para empresas na Suécia e na Noruega. Os seus clientes assinam com BankID, por isso a empresa usa o Scrive há algum tempo. O resto corre em separado: orçamentos num processador de texto, faturação noutro programa e contratos assinados numa pasta partilhada.
Como trabalham hoje
A Ingrid prepara o orçamento, exporta-o para PDF e carrega-o no Scrive. Escreve à mão o nome e o e-mail do cliente, embora já estivessem no orçamento. Quando o cliente assina, descarrega o PDF assinado, muda-lhe o nome e guarda-o na pasta do cliente. Depois avisa a faturação de que já podem emitir a fatura.
Cada passo funciona. O problema é a soma: os dados escrevem-se duas vezes, ninguém vê de relance que orçamentos esperam assinatura e, quando alguém precisa de um contrato de há um ano, começa a busca nas pastas.
O que muda com o Odoo
Com o Odoo e o conector do Scrive, publicado para o Odoo 17, 18, 19 e 20:
- O orçamento faz-se no Odoo e envia-se para assinatura a partir do próprio orçamento, um a um, em lote ou automaticamente ao confirmar.
- O cliente recebe o documento por e-mail, por SMS, presencialmente ou através de uma ligação, e assina com o seu método de identificação.
- O orçamento mostra o seu estado: à espera de assinatura, assinado, rejeitado ou expirado. O Odoo verifica os pendentes a cada hora.
- O PDF selado e o ZIP de provas ficam guardados no orçamento. Não há pasta para manter.
- O cliente vê no portal os documentos que esperam a sua assinatura.
Antes e depois
| Passo | Antes | Com o Odoo |
|---|---|---|
| Preparar o documento | Processador de texto e exportação | Orçamento do Odoo |
| Dados de quem assina | Escritos no Scrive | Tirados do contacto |
| Saber o que falta assinar | Perguntar ou ver no Scrive | Filtrar os orçamentos por estado |
| Guardar a cópia assinada | Descarregar e arquivar | Guardada no registo automaticamente |
| Faturar | Avisar outro departamento | Fatura a partir da encomenda assinada |
O que é preciso preparar
Antes de começar, a Nórdica Instalaciones regista a sua conta do Scrive no Odoo, em Scrive › Configuration › Accounts. Se já usava modelos no Scrive, continua a usá-los a partir do Odoo, em Configuration › Templates. E confirma com o Scrive que os métodos de identificação que os seus clientes pedem, como o BankID, estão ativos no seu plano, porque é o Scrive que os ativa, não o Odoo.
Ao fim de poucas semanas, a equipa da Nórdica Instalaciones deixa de perguntar por e-mail se um contrato está assinado: filtra a lista de orçamentos por estado.
Se isto lhe soa familiar
Na FlexigoTech implementamos o Odoo e ligamos a sua conta do Scrive. O módulo custa 9 € por versão do Odoo e o plano Conector começa nos 49 € por mês, sem IVA. As credenciais do Scrive ficam guardadas cifradas na nossa nuvem, que o avisa se a sincronização falhar. E, se o seu processo de contratação tiver passos próprios, desenvolvemo-los à medida dentro do Odoo.
Continue a ler
Verificado no código do conector (versão 20.0) e nas fontes indicadas
Fontes
- Código do módulo: flexigobe_scrive_connector 20.0 (21b3b940): static/description/index.html
- Código do módulo: flexigobe_scrive_connector 20.0 (21b3b940): models/scrive_mixin.py
- Código do módulo: flexigobe_scrive_connector 20.0 (21b3b940): data/ir_cron.xml
- apps.odoo.com/apps/modules/20.0/flexigobe_scrive_connector
- flexigotech.com/en/services.html
- flexigotech.com/precios.html
- Código do módulo: flexigobe_scrive_connector 20.0 (21b3b940): views/menus.xml