Naar hoofdinhoud
GDPR Compliance Suite

Foutmeldingen van GDPR Compliance Suite in Odoo: wanneer ze verschijnen en wat je doet

De meldingen van GDPR Compliance Suite vallen in vier groepen: acties die voorbehouden zijn aan een rol (GDPR Managers of Odoo Administrators), records die je niet kunt verwijderen of wijzigen omdat ze het audittrail vormen, verplichte gegevens die ontbreken (een reden, een opmerking, een datum) en voorwaarden waaraan nog niet is voldaan. Bijna altijd vertelt de foutmelding zelf wat je moet doen: de actie overlaten aan iemand met de rol, archiveren in plaats van verwijderen, het gegeven invullen of de vorige stap afronden. Hieronder lopen we ze door met een voorbeeldbedrijf, van configuratie tot export naar Excel.

FlexigoTech · Verantwoordelijk: Víctor Gómez · Bijgewerkt op 4 november 2026

In het kort

Versies
Odoo 17, 18, 19 en 20
Gecontroleerd
in de broncode van de module, versie 20.0 · in de bronnen onderaan
Leestijd
6 min

Zo lees je een melding van de module

In deze module geven de meeste meldingen aan dat de actie is voorbehouden aan een rol (GDPR Managers of Odoo Administrators). Die van het auditlogboek noemen daarentegen geen rol: ze waarschuwen dat die regels permanent en onveranderlijk zijn en niet verwijderd of gewijzigd kunnen worden. Andere leggen uit dat een actie op dat record niet kan (verwijderen, de status terugzetten) of dat een eerdere stap ontbreekt. Weer andere vragen om een verplicht gegeven of handhaven een regel, zoals één configuratie per bedrijf.

Wil je eerst zien welke menu's en records de module toevoegt, lees dan hoe GDPR Compliance Suite van binnen werkt. Hier gaan we in op de meldingen.

De case: een bedrijf doorloopt de module van begin tot eind

Voorbeeld Fictief geval: het bedrijf en de cijfers zijn verzonnen om de werkwijze uit te leggen.

Cerámicas Alba is een verzonnen bedrijf dat net GDPR Compliance Suite in zijn Odoo heeft geïnstalleerd. Marta, die de implementatie leidt, doorloopt de hele flow met een testgebruiker en daarna met de gebruiker van de persoon die als DPO optreedt. Dit zijn de meldingen die ze tegenkomt, in de volgorde waarin ze verschijnen.

De configuratie per bedrijf

Marta maakt een nieuwe configuratie aan zonder te merken dat er al een bestond, en Odoo antwoordt met Only one GDPR configuration record per company is allowed. A configuration already exists for company %(company)s. De betekenis is duidelijk: de module staat één configuratie per bedrijf toe en die van Cerámicas Alba bestaat al, dus werk je daarin verder.

Een verwerkingsactiviteit activeren die een DPIA vereist

Als ze een verwerkingsactiviteit probeert te activeren die een effectbeoordeling vereist, verschijnt Cannot activate processing activity "%(name)s": a DPIA is required but no approved DPIA is linked. Please complete and approve a DPIA first. Wat te doen: precies wat de melding zegt, de DPIA afronden, laten goedkeuren en aan die activiteit koppelen, en dan opnieuw activeren.

Marta stelt de DPIA op met haar testgebruiker en krijgt bij het indienen ter beoordeling Only GDPR Managers can submit a DPIA for review. Goedkeuren en afwijzen zijn ook voorbehouden: Only GDPR Managers (acting as DPO) can approve a DPIA. en Only GDPR Managers (acting as DPO) can reject a DPIA. Ze schakelt over naar de gebruiker met die rol. De DPO wil een eerste versie afwijzen zonder iets te schrijven, en de module houdt haar tegen met DPO comments are required when rejecting a DPIA. Met de opmerking ingevuld gaat de afwijzing door.

Lijst met DPIA's in GDPR Toolkit met één record in de status Concept en kolommen voor restrisico, goedkeuring en bedrijf
De lijst met DPIA's met één beoordeling nog in Borrador, met demogegevens.

Een verzoek van een betrokkene dat ingewikkeld wordt

Er komt een verzoek om overdraagbaarheid binnen (in de module een DSAR). Marta wil meteen de export genereren en krijgt Identity must be verified before generating a portability export. Eerst moet de identiteit van de betrokkene geverifieerd zijn; daarna volgt de export.

Terwijl ze aan het verzoek werkt, ziet ze ook No Odoo contact linked to this DSAR. Please link a res.partner record first. Aan het verzoek is geen Odoo-contact gekoppeld, en de melding vraagt je een res.partner-record te koppelen voordat je verdergaat.

Marta kiest de verkeerde status en wil terug: DSAR status cannot be moved backwards. The audit trail must be append-only. De status gaat alleen vooruit. Daarna probeert ze een dubbel verzoek te verwijderen: DSAR records cannot be deleted. Archive them instead (GDPR Manager / Admin only). In plaats van verwijderen archiveer je, en dat kan alleen een GDPR Manager of een beheerder.

Bij een ander verzoek, een inzageverzoek, start ze de controle op bewaarconflicten en krijgt Retention conflict check only applies to erasure requests. Die controle geldt alleen voor verzoeken om wissing. En als ze een verzoek wil afsluiten als geweigerd zonder onderbouwing, verschijnt Refusal justification is required before closing as refused. Schrijf de onderbouwing en sluit af.

Een datalek dat per ongeluk is geregistreerd

Iemand in het team registreert een dubbel datalek. Bij verwijderen verschijnt Breach records are append-only and cannot be deleted. Only an Odoo Administrator can archive a breach record with a written reason. Marta probeert het met haar eigen gebruiker te archiveren en krijgt Only Odoo Administrators can archive breach records. Een Odoo-beheerder moet het doen, met de reden op schrift. De module heeft daarnaast de melding Archive reason is required. voor als de archiveringsreden ontbreekt.

Lijst met actieve incidenten in GDPR Toolkit met twee vertrouwelijkheidslekken in de status New en Under Assessment, met meldingstermijn en risiconiveau
De actieve incidenten: twee vertrouwelijkheidslekken, een in New en een in Under Assessment, met demogegevens.

Auditlogboek, historie en activiteiten

Om haar tests op te ruimen probeert Marta regels uit het auditlogboek te verwijderen: You do not have access rights to delete GDPR Audit Log records. They are permanent compliance records per Art. 5(2) GDPR accountability principle. Bewerken mag ook niet: You do not have access rights to modify GDPR Audit Log records. Audit log entries are immutable compliance records. Hier vraagt de melding om geen enkele rol: ze zegt dat dit permanente, onveranderlijke records zijn, dus reken er niet op dat je ze kunt verwijderen of bewerken door van gebruiker te wisselen. Bij de historie geldt hetzelfde, met History records are immutable and cannot be deleted. They are part of the GDPR audit trail. en History records are immutable. En ook een testverwerkingsactiviteit verwijder je niet: Processing activity records cannot be deleted to preserve the audit trail. Please archive the record instead. Die archiveer je.

Is een actie zonder verdere toelichting voorbehouden, dan luidt de tekst Only GDPR Managers can perform this action.

Exporteren naar Excel

Tot slot wil Marta het register naar Excel exporteren en krijgt openpyxl is not installed. Please install it via pip to use Excel export. Zoals de melding aangeeft, moet je openpyxl met pip installeren om de export naar Excel te kunnen gebruiken. Een andere melding van de module is No processing activities found for this company., die zegt dat er geen verwerkingsactiviteiten voor dat bedrijf gevonden zijn.

Rondgang door de lijst met verwerkingsactiviteiten met filter Active, het datalekregister, de actieve incidenten en de lijst met DPIA's
Van verwerkingsactiviteiten naar DPIA's, via de datalekken, met demogegevens.

Andere meldingen die om een reden vragen

Buiten de case vallen drie validaties die je beter kent voordat ze verschijnen. Bij het verlengen van een termijn: Extension reason is required when extending the deadline. Bij het verlengen van een bewaartermijn vraagt de module twee dingen: Extension justification is required when extending retention. en New retention end date is required when extending retention. In alle drie de gevallen vul je het gegeven in dat de melding noemt en herhaal je de actie.

Wat je van de case leert

  • Bepaal vooraf wie de rol GDPR Managers krijgt en wie Odoo-beheerder is: verschillende meldingen reserveren acties voor de een of de ander.
  • Regels in het auditlogboek en de historie kun je volgens hun meldingen met geen enkele gebruiker verwijderen of wijzigen; datalekken, verzoeken en activiteiten archiveer je in plaats van ze te verwijderen.
  • Houd schriftelijke redenen bij de hand: een DPIA afwijzen, afsluiten als geweigerd, termijnen of bewaartermijnen verlengen en archiveren vragen erom.
  • Volg de volgorde die de meldingen aangeven: goedgekeurde DPIA vóór activeren, geverifieerde identiteit vóór exporteren, gekoppeld contact vóór verdergaan.
  • Voor de export naar Excel heb je openpyxl nodig, geïnstalleerd met pip.

De instellingen en statussen voor de eerste week vind je in GDPR Compliance Suite in gebruik nemen.

Hoe FlexigoTech je helpt

FlexigoTech implementeert Odoo 17, 18, 19 en 20 en ontwikkelt connectoren en integraties op maat, dus we kunnen je helpen de rollen te verdelen en de installatie voor te bereiden voordat je team met de module aan de slag gaat. De module kost € 9 excl. btw per Odoo-versie, eenmalige betaling, voor 17, 18, 19 en 20, en de lokale service neem je apart af (€ 29 per maand of € 290 per jaar excl. btw). Alle details staan op de pagina van GDPR Compliance Suite.

Lees verder

Zo werkt GDPR Compliance Suite in Odoo: glossarium van menu's, lijsten en actiesDe menu's, geplande acties en lijsten van GDPR Compliance Suite in Odoo 17, 18, 19 en 20, uitgelegd als glossarium: hoe elk onderdeel heet en waar het staat.GDPR Compliance Suite in Odoo in gebruik nemen: instellingen, statussen en eerste weekWelke velden je invult bij de ingebruikname van GDPR Compliance Suite in Odoo, welke statussen elk record doorloopt en wat je de eerste week controleert.GDPR Compliance Suite in Odoo: wat het dekt, wat niet en of het bij je bedrijf pastWat GDPR Compliance Suite volgens de documentatie dekt, wat het niet voor je beslist, wat je vooraf klaar moet hebben en voor welke Odoo-versies het er is.
Gecontroleerd in de broncode van de module (versie 20.0) en in de gelinkte bronnen

Bronnen