Mettre en route Helpdesk AI Assistant dans Odoo : ce que la fiche ne montre pas

Avant d'activer la boîte mail

La boîte mail compte plus de champs que l'adresse e-mail

La configuration d'une boîte mail ne se limite pas à l'adresse. Le formulaire regroupe les champs suivants, chacun avec son nom technique entre parenthèses :

• Configuration Name (name) et Email Address (email_address), deux champs texte.
• IMAP Host (imap_host), IMAP Port (imap_port), IMAP SSL (imap_use_ssl), IMAP Username (imap_username) et IMAP Password (imap_password).
• Outgoing Mail Server (smtp_server_id), un champ qui pointe vers un autre enregistrement.
• Enabled (enabled), une case à cocher.
• Auto-assign To (auto_assign_user_id) et Default Category (category_id), également des champs qui pointent vers un autre enregistrement.
• Last Fetch Date (last_fetch_date), une date avec heure.
• Company (company_id).

Gardez sous la main les informations de votre fournisseur de messagerie avant d'ouvrir le formulaire : hôte, port, identifiant et mot de passe IMAP, et si la connexion utilise SSL. Vous pourrez ainsi tout remplir d'une traite.

La société de la boîte mail détermine où les tickets sont créés

Le module l'explique lui-même pour le champ Company : les tickets issus des e-mails reçus dans cette boîte sont créés dans cette société. Si plusieurs sociétés cohabitent dans votre Odoo, vérifiez ce champ sur chaque boîte mail que vous configurez. Il ne s'agit que d'un seul champ, mais il décide dans quelle société arrive chaque ticket reçu à cette adresse.

Les messages que vous rencontrerez pendant la configuration

Une réponse prédéfinie n'accepte pas de corps vide

Si une réponse prédéfinie n'a pas de texte dans son corps, le module la refuse avec Canned response body cannot be empty. La solution est simple : rédigez le corps de la réponse et enregistrez à nouveau.

Selon le type de règle, le champ et la valeur sont obligatoires

En créant une règle, vous pouvez voir Condition field and value must be specified for this rule type. Le message indique que, pour ce type de règle, le champ de condition et la valeur sont obligatoires. Renseignez les deux ; si vous ne voulez pas de condition, revoyez le type de règle choisi.

L'évaluation va uniquement de 1 à 5

Le module valide la note et, si elle sort de la plage, affiche Rating must be between 1 and 5. Got: %s. Si vous le voyez lors d'un import ou d'un chargement de données, vérifiez la colonne d'évaluation : toute valeur hors de cet intervalle bloque l'enregistrement.

Une demande RGPD qui touche une autre société n'est pas finalisée

C'est le message qu'il vaut mieux comprendre avant qu'il n'apparaisse : This GDPR request also covers tickets of a company you do not work in, so it was not completed and nothing was anonymised. Someone who works in all their companies has to complete it. Le module indique que la demande inclut des tickets d'une société dans laquelle vous ne travaillez pas, qu'elle n'a donc pas été finalisée et que rien n'a été anonymisé. Il n'y a aucun état intermédiaire à nettoyer. La solution proposée par le message lui-même : qu'une personne travaillant dans toutes les sociétés concernées par cette demande la finalise. Si vous gérez plusieurs sociétés, décidez dès le départ qui disposera de cet accès.

Abonnement, versions et prix

Si l'abonnement s'arrête, les données restent dans votre Odoo

Helpdesk AI Assistant est un module avec un service local FlexigoTech Cloud. Sans abonnement, ou avec le service suspendu, ce qu'apporte l'abonnement s'arrête, mais les données restent dans votre Odoo. Le service local coûte 29 €/mois ou 290 €/an HT (Pro : 58 €/mois ou 580 €/an HT).

Le module est publié sur Odoo Apps pour les versions 17, 18, 19 et 20, à 9 € HT par version d'Odoo, en paiement unique par version. Avec l'abonnement, le module pour les nouvelles versions d'Odoo est inclus si vous l'avez acheté sur flexigotech.com ; sur l'Odoo App Store, chaque version s'achète sur place, depuis sa fiche.

Ce qu'il faut surveiller la première semaine

Une fois la boîte mail configurée, prenez un moment pour passer en revue les listes ajoutées par le module :

• Sur chaque boîte mail : la valeur de Enabled, la Company et ce qui apparaît dans Last Fetch Date.
• Dans les réponses prédéfinies : que le corps de chacune contienne bien le texte que vous voulez envoyer.
• Dans les catégories : que celles que vous allez utiliser existent et soient cochées comme actives.
• Dans les clés API : lesquelles existent, qui les a créées et si elles sont actives.

Comment FlexigoTech vous accompagne

FlexigoTech déploie Odoo 17, 18, 19 et 20 et développe des connecteurs et des intégrations sur mesure. Si vous préférez que nous configurions les boîtes mail avec vous, que nous revoyions la répartition des sociétés avant de traiter les demandes RGPD ou que nous adaptions le module à votre façon de travailler, écrivez-nous depuis la page du module.

À lire aussi

Vérifié dans le code du module (version 20.0) et dans les sources citées

Sources

• Code du module : flexigo_helpdesk_ai_assistant 20.0 (68fdad7a): models/helpdesk_canned_response.py
• Code du module : flexigo_helpdesk_ai_assistant 20.0 (68fdad7a): models/helpdesk_dsar_request.py
• Code du module : flexigo_helpdesk_ai_assistant 20.0 (68fdad7a): models/helpdesk_priority_rule.py
• Code du module : flexigo_helpdesk_ai_assistant 20.0 (68fdad7a): models/helpdesk_survey.py
• Code du module : flexigo_helpdesk_ai_assistant 20.0 (68fdad7a): models/helpdesk_email_config.py
• apps.odoo.com/apps/modules/20.0/flexigo_helpdesk_ai_assistant
• apps.odoo.com/apps/modules/17.0/flexigo_helpdesk_ai_assistant
• apps.odoo.com/apps/modules/18.0/flexigo_helpdesk_ai_assistant
• apps.odoo.com/apps/modules/19.0/flexigo_helpdesk_ai_assistant
• flexigotech.com/en/services.html
• flexigotech.com/precios.html