Hoe Deduce werkt in Odoo: menu's, geplande taak en de route van een scan

Wat Deduce oplost, volgens de app-pagina

De app-pagina van de module vertrekt vanuit één idee: met een bonnetje zonder jouw fiscale identificatie kun je de btw niet terugvragen. Vanuit dat punt leest Deduce het bonnetje of de factuur zodra je die vastlegt, vertelt het je wanneer je beter om een volledige factuur kunt vragen en boekt het de kosten in Odoo. Wat jij nog doet, is de foto maken en controleren.

De app-pagina vat de flow samen in vier stappen: je maakt een foto, de AI leest die, Deduce vertelt je of je de btw kunt aftrekken en jij boekt het. Het motto is «nul typwerk»: de AI leest, jij controleert. De rest van dit artikel legt uit waar elk van die dingen in Odoo gebeurt.

De menu's die Deduce toevoegt

Na installatie verschijnen deze items, met de namen zoals ze in de module staan:

• Deduce › Captures: hier staan de vastgelegde bonnetjes en facturen.
• Deduce › Queues: een menu met meerdere submenu's eronder.
• Deduce › Cockpit
• Deduce › Form 303 preparation
• Deduce › Recoverable VAT (total)
• Deduce › Tax rules
• Deduce › Configuration

De Cockpit is een kanbanweergave met één kaart per bedrijf. In de schermafbeelding hieronder bundelt de kaart van My Company de btw die risico loopt, de scans die je nog moet controleren, wat gevalideerd maar niet geboekt is, de duplicaten en de aftrekbare btw van het kwartaal.

De geplande taak op de achtergrond

Deduce levert één geplande taak mee, die standaard actief is:

• Naam: Deduce: procesar capturas pendientes.
• Frequentie: elke 10 minuten.

De naam zegt wat de taak doet: de openstaande scans verwerken. Upload je meerdere scans achter elkaar, dan is dit de taak die elke 10 minuten terugkomt bij wat nog openstaat. Zet je de taak uit, dan draait die niet meer, dus controleer na het installeren of updaten van de module of ze nog actief is.

De route van een scan, stap voor stap

Een nieuwe scan open je via Deduce › Captures. Het lege formulier toont al de onderdelen waarmee je gaat werken: de knop Upload your file, de bestemming (Vendor Bill in de schermafbeelding), de velden van de handelaar en de tabbladen Tax details en Text / AI.

Dit is de volgorde waarin je ermee werkt:

1. Ga naar Deduce › Captures en maak een nieuwe scan aan. Het formulier start in de status New.
2. Upload de foto of het bestand met Upload your file.
3. Kies de bestemming. Volgens de app-pagina kan een record eindigen als leveranciersfactuur of als onkost van een werknemer; in het voorbeeldformulier is de getoonde bestemming Vendor Bill.
4. Laat Deduce het document lezen. Volgens de app-pagina gebeurt dat zodra je het vastlegt; de taak Deduce: procesar capturas pendientes loopt daarnaast elke 10 minuten de openstaande scans langs.
5. Controleer de gegevens die de AI heeft gelezen. In het voorbeeld in de schermafbeelding hieronder toont het formulier die gegevens, het tabblad Detalle fiscal en de status Needs review, met een bericht van OdooBot in de chatter.
6. Lees de melding over aftrekbaarheid. Deduce vertelt je of je de btw kunt aftrekken en wanneer je om een volledige factuur moet vragen; in het voorbeeld verschijnt een groene melding voor aftrekbare btw.
7. Boek het. Volgens de app-pagina boekt Deduce de kosten in Odoo.
8. Volg het geheel via Deduce › Cockpit, waar de kaart van elk bedrijf bundelt wat risico loopt, wat nog gecontroleerd moet worden en wat gevalideerd maar niet geboekt is.

Wil je de drie schermen achter elkaar zien, dan is dit de reeks:

Voor de instellingen en velden die je vóór je eerste bonnetje invult, zie Deduce in gebruik nemen.

De onderdelen die eronder werken

Achter de menu's zitten meerdere Odoo-modellen. Hun technische omschrijvingen helpen je te begrijpen wat er wordt opgeslagen en wat er wordt berekend:

• deduce.capture: het vastgelegde bonnetje of de factuur.
• deduce.extraction.service: de extractieservice, omschreven als native AI plus een optionele eigen sleutel. De app-pagina vat het samen als «jouw AI of zonder sleutel, op jouw server».
• deduce.deductibility.engine: de engine voor btw-aftrekbaarheid in de EU.
• deduce.rule: de aftrekbaarheidsregel, met aanpasbare limieten. In het menu vind je Deduce › Tax rules.
• deduce.nif.validator: een validator voor fiscale identificatie voor ES, FR en DE.
• deduce.client.cockpit: de adviescockpit per klant.
• deduce.iva303.readiness: de voorbereiding van de btw-aangifte per klant en kwartaal.

De app-pagina noemt 10 landen, elk met eigen btw-regels. Wat de module in elk geval toepast, is wat jij in de regels hebt staan; zie het niet als sluitend juridisch advies en controleer het met je boekhouder.

Versies en prijs

Deduce staat in Odoo Apps voor Odoo 17.0, 18.0 en 19.0, en op de app-pagina van elk van die versies kost het € 39, eenmalige betaling per versie, excl. btw. Je kunt het bekijken op de app-pagina in Odoo Apps of op de modulepagina.

Hoe FlexigoTech je helpt

Ben je Odoo aan het implementeren of gebruik je het al en wil je Deduce laten aansluiten op je boekhouding? FlexigoTech implementeert Odoo en ontwikkelt connectoren en integraties op maat. We helpen je de regels, de bestemming van elke scan en de opvolging via de cockpit goed in te richten.

Lees verder