USA Digital Services Tax Compliance in Odoo: een case om te beslissen of het bij je bedrijf past

Een case om te beslissen voordat je installeert

De duidelijkste manier om te zien of de module bij je past, is iemand volgen die dezelfde vragen stelt als jij. De case hieronder is ter illustratie: het bedrijf bestaat niet en heeft geen eigen cijfers.

Voorbeeld Fictief geval: het bedrijf en de cijfers zijn verzonnen om de werkwijze uit te leggen.

Nortia Labs is een verzonnen softwarebedrijf dat abonnementen verkoopt aan klanten in verschillende Amerikaanse staten. Het draait al Odoo 18 op eigen hosting. Clara, verantwoordelijk voor financiën, heeft de pagina van USA Digital Services Tax Compliance bekeken en wil rustig een beslissing nemen. Voordat ze op de koopknop drukt, stelt ze zichzelf vier vragen: is het gepubliceerd voor haar versie, heeft ze het abonnement nodig, wat valt erbuiten en welke data verlaten haar Odoo.

Eerste vraag: is het gepubliceerd voor mijn Odoo-versie?

Clara opent de pagina in Odoo Apps en ziet dat de module gepubliceerd is voor 17.0, 18.0, 19.0 en 20.0. Haar Odoo 18 valt eronder. De module kost € 9 per Odoo-versie, eenmalig en excl. btw, voor 17, 18, 19 en 20; de lokale dienst van FlexigoTech Cloud kost € 29 per maand of € 290 per jaar excl. btw (Pro: € 58 per maand of € 580 per jaar).

Ze wil ook weten wat er gebeurt als ze upgradet. Koopt ze de module op flexigotech.com en heeft ze het abonnement, dan is de module voor nieuwe Odoo-versies inbegrepen. Koopt ze hem in de Odoo App Store, dan koop je elke Odoo-versie daar. En ze noteert nog een kanttekening: de migratie van haar database naar een nieuwe Odoo-versie doet FlexigoTech niet binnen de dienst.

Tweede vraag: heeft ze het abonnement op de lokale dienst nodig?

De module werkt met een lokale dienst van FlexigoTech Cloud. Volgens de pagina krijgt Clara met het abonnement:

• Meldingen wanneer de DST-staatswetten veranderen, waarvoor het abonnement op FlexigoTech Cloud nodig is.
• Opvolging van de bronnen die de module in de gaten houdt, met hun meldingen en de kalender van hun deadlines.
• Opvolging van de gezondheid van de module in haar database, met meldingen.
• De updates van de module.
• Support met een eerste reactie binnen 1 werkdag.

Zonder abonnement, of als de dienst is opgeschort, stopt wat het abonnement levert, en de data blijven in haar Odoo. Voor Clara wegen de meldingen over wijzigingen in de staatswetten het zwaarst: zonder die meldingen zou het abonnement haar minder opleveren.

Derde vraag: wat valt erbuiten en wie doet dat?

Clara loopt punt voor punt na wat niet in de dienst zit:

• Het aanpassen van de module of maatwerk.
• Migraties van haar database naar een nieuwe Odoo-versie.
• De module voor haar configureren (de ingebruikname).
• Historische data importeren.
• Support voor modules die niet van FlexigoTech zijn.
• Kosten van derden: haar account op elk platform, Odoo en de hosting sluit ze zelf af en betaalt ze zelf.

Uit deze lijst haalt ze twee taken voor haar team. Eerst de module configureren: dat doen ze intern met de handleiding voor de ingebruikname of ze besteden het uit als implementatiewerk. Daarnaast beslissen of ze data van vorige jaren inladen, want die import is ook niet inbegrepen.

Vierde vraag: welke data verlaten haar Odoo?

Clara wil liever geen klantinformatie naar buiten sturen. De pagina beschrijft wat de database deelt met FlexigoTech Cloud:

• De identificatie (uuid) van de database, het adres (URL) en de Odoo-versie.
• De geïnstalleerde FlexigoTech-modules met hun versie, en of de database een geneutraliseerde kopie is (staging of test).
• De bedrijfsnaam en het e-mailadres van wie akkoord gaat, met de datum en de versie van de geaccepteerde tekst.
• Een openbare code om te controleren dat verzoeken van die database komen, en een bewijs dat het om die database gaat, berekend op haar server zonder het geheim te versturen.
• Elke 6 uur een verzoek om de dienstvergunning, en de gezondheid van de module: tellers en fouten (type en code), zonder de inhoud van haar records.
• De verzoeken om meldingen en kalender van deze module, met de datum van de laatst ontvangen melding: de database identificeert zich en stuurt verder niets.

De dienst regelt op zijn beurt de betaling vanuit Odoo, voert elke 6 uur een controle uit met gezondheidsrapporten en stuurt een melding als de module wordt verwijderd. De verbindingen zijn versleuteld (HTTPS) en de servers staan in Duitsland. Wat gewist wordt, kan in de back-ups blijven staan tot die verlopen, maximaal na 90 dagen. Voor elke vraag over haar data kan ze terecht bij comercial@flexigobe.com.

Wat je uit de case leert

Clara besluit de module te installeren op Odoo 18 met het abonnement, omdat de meldingen over wetswijzigingen precies waren wat ze zocht, en haar team neemt de configuratie op zich. Jouw beslissing kan anders uitvallen. Deze criteria helpen je:

• Werk je met Odoo 17, 18, 19 of 20, dan is de module gepubliceerd voor jouw versie; bij een andere versie niet.
• Wil je meldingen wanneer de DST-staatswetten veranderen en een deadlinekalender, dan is het abonnement op de lokale dienst iets voor jou.
• Ben je van plan Odoo te upgraden, vergelijk dan kopen op flexigotech.com (nieuwe versies inbegrepen bij het abonnement) met kopen in de Odoo App Store (elke versie daar).
• Heb je iemand nodig die het configureert, historische data importeert of het aanpast, houd er dan rekening mee dat dat buiten het abonnement valt en plan het apart.
• Beperkt je interne beleid wat je database mag verlaten, bekijk dan de lijst met verstuurde data voordat je de tekst van de dienst accepteert.

Wil je vóór je beslissing zien welke menu's en records de module toevoegt, lees dan hoe het onder de motorkap werkt.

Hoe FlexigoTech je helpt

Bij FlexigoTech implementeren we Odoo 17, 18, 19 en 20 en ontwikkelen we connectoren en integraties op maat. Houdt de configuratie of een aanpassing van de module je tegen, dan kunnen we dat oppakken als implementatie- of ontwikkelproject. Alle details over de module en het abonnement vind je op de pagina op flexigotech.com.

Lees verder