«Haal PDF's op voor één account tegelijk.»: wanneer je dit ziet en hoe je het oplost

De casus: een winkel met twee accounts die alle PDF's in één keer wil

Voorbeeld Fictief geval: het bedrijf en de cijfers zijn verzonnen om de werkwijze uit te leggen.

Menaje Norte is een verzonnen winkel die verkoopt met twee Octopia-accounts die aan dezelfde Odoo-database gekoppeld zijn. Aan het einde van de maand opent de administratief medewerker Octopia › Financiën › Commissiefacturen, selecteert commissiefacturen van beide accounts en klikt op PDF's ophalen (ZIP). Odoo downloadt niets en toont: Haal PDF's op voor één account tegelijk..

De melding wijst niet op een storing in de verbinding of in de facturen. Het is een beperking van de actie: elke klik werkt met één account.

Waar de knop staat en wie hem ziet

De formulieren van de commissiefacturen open je via Octopia › Financiën › Commissiefacturen. Het onderdeel Octopia vraagt het recht Octopia-gebruiker: heb je dat niet, dan zie je dit deel van het menu niet.

De knop PDF's ophalen (ZIP) is altijd zichtbaar, in Odoo 17, 18, 19 en 20. Bij het klikken wordt de actie aangeroepen die de melding kan geven. De melding staat in de gepubliceerde code van alle vier de versies.

De exacte voorwaarde in de code

Wat volgt is overgenomen uit de code van Odoo 20.0. Bij de start verzamelt de actie de Octopia-accounts van alle facturen waarop ze werkt. Zijn dat er meer dan één, dan geeft ze de melding en stopt ze. Omdat de melding de actie onderbreekt, wordt niets opgeslagen van wat er zou veranderen.

De volgorde is belangrijk om één detail: die controle gebeurt vóór de verbinding wordt voorbereid en vóór er iets aan Octopia wordt gevraagd. Met twee accounts in de selectie vraagt de code dus nooit een document op.

De voorwaarde kijkt niet naar hoeveel facturen er zijn, maar naar hoeveel verschillende accounts. Honderd facturen van hetzelfde account activeren haar niet; één factuur van het ene account en één van het andere wel.

Wat er gebeurt als de selectie bij één account hoort

Als alle facturen bij hetzelfde account horen, volgt de actie dit verloop:

• Ze bereidt de verbinding van dat account voor en vraagt Octopia om één ZIP-bestand met de documenten van alle facturen, op basis van hun externe identificatiecodes.
• Als wat ontvangen wordt een niet-lege inhoud is, maakt ze een ZIP-bijlage met de datum van vandaag in de naam, slaat die op bij de eerste factuur van de selectie en zet die als haar PDF-bijlage, ook als die factuur er al een had.
• Komt er niets bruikbaars binnen, dan vraagt ze de PDF's een voor een op, alleen voor de facturen die nog geen PDF-bijlage hebben. Elke PDF wordt bij zijn factuur opgeslagen. Geeft Octopia voor een factuur geen inhoud terug, dan wordt die overgeslagen en gaat ze verder met de volgende.

De ZIP wordt voor de hele selectie opgevraagd en kan de bijlage van de eerste factuur vervangen, terwijl het alternatieve plan alleen facturen zonder bijlage aanraakt. Houd dat in gedachten als je het resultaat controleert.

Zo los je het op, stap voor stap

1. Open Octopia › Financiën › Commissiefacturen.
2. Selecteer alleen de facturen van één van de accounts (bij Menaje Norte die van het eerste account).
3. Klik op PDF's ophalen (ZIP).
4. Controleer de bijlage: bij de eerste factuur van de selectie moet nu de ZIP staan met de datum van vandaag in de naam. Was er geen ZIP, dan zou elke factuur zonder eerdere bijlage nu haar PDF moeten hebben.
5. Herhaal vanaf de tweede stap met het volgende account.

Wat je van deze casus leert

• De melding beschrijft de selectie, niet de status van de facturen: het volstaat om per account te scheiden.
• Eén klik, één account. Met meerdere gekoppelde accounts moet je de handeling één keer per account herhalen.
• Als de ZIP binnenkomt, wordt die de PDF-bijlage van de eerste factuur van de selectie, ook als die er al een had; de tak met losse PDF's raakt alleen facturen zonder bijlage aan.
• Heb je een andere handeling op een ander document van de module nodig, dan heeft de knop Create Vendor Bill een eigen artikel.

Wat het kost en hoe we je helpen

De module vraagt een abonnement op FlexigoTech Cloud (plan Connector): € 49 per maand of € 490 per jaar, excl. btw, met maximaal 3 accounts van het platform. De verbinding loopt via FlexigoTech Cloud, dat de inloggegevens versleuteld bewaart en per e-mail waarschuwt als de synchronisatie mislukt. De module is gepubliceerd in Odoo Apps voor Odoo 17, 18, 19 en 20.

Werk je met meerdere accounts en wil je goed organiseren hoe de facturen in je Odoo worden gearchiveerd? Bij FlexigoTech implementeren we Odoo 17, 18, 19 en 20 en ontwikkelen we connectoren en integraties op maat.

Lees verder

Gecontroleerd in de broncode van de connector (versie 20.0) en in de gelinkte bronnen

Bronnen

• Broncode van de module: flexigobe_octopia_connector 20.0 (4848da6a): models/octopia_finance.py
• Broncode van de module: flexigobe_octopia_connector 20.0 (4848da6a): views/octopia_completeness2_views.xml
• apps.odoo.com/apps/modules/20.0/flexigobe_octopia_connector
• flexigotech.com/precios.html
• flexigotech.com/en/services.html