EU AI Act Governance Register dans Odoo : ce qu'il couvre, ses limites et s'il vous convient

Ce qu'il couvre selon sa documentation

Selon le README, le module réunit au même endroit dans Odoo les éléments suivants :

• AI System Inventory : registre des systèmes d'IA à haut risque et à usage général.
• Risk Assessment Wizard : un assistant qui classe chaque système par niveau de risque ; le premier cité par le README est prohibited.
• Obligation Checklists : déduit automatiquement les obligations de conformité.
• FRIA & Impact Assessments : gestion des analyses d'impact sur les droits fondamentaux.
• Affected Person Notices : suivi des informations communiquées aux personnes concernées.
• AI Literacy Records : documentation de la formation du personnel et des évaluations de compétences.
• Incident & Violation Logging : enregistrement des incidents graves.
• Transparency Register : tenue du registre de transparence.
• Deadline Calendar : les dates légales sont gérées comme des données paramétrables, et non figées dans le code.
• Alert Rules & Approval Workflow : alertes dans l'application pour les obligations échues.
• Multi-Company Support : contrôle d'accès par société.

Pour exploiter les informations, le README décrit un Dashboard offrant une vue en temps réel de tous les systèmes et de leur répartition par niveau de risque, un PDF Dossier avec un rapport de conformité par système (identité, classification et autres rubriques) et un XLSX Export contenant le registre complet avec tous ses champs, que le README présente comme utilisable comme preuve d'audit. Si vous travaillez avec plusieurs sociétés, les managers ayant le rôle de supervision voient toutes les sociétés.

Ce que le module ne fait pas

Le README mentionne trois limites à lire avant d'acheter :

• Pas d'évaluation de la conformité. Le module ne réalise pas l'évaluation en vue du marquage CE. Si vous en avez besoin, ce module ne la prend pas en charge.
• Les dates légales peuvent changer. Selon le README, les dates reflètent le Digital Omnibus. Elles se trouvent dans le Deadline Calendar sous forme de données paramétrables : vérifiez celles que vous avez chargées avant de vous fier à un délai.
• La responsabilité incombe à votre organisation. Le README contient une section Organization responsibility qui laisse la responsabilité à l'organisation qui déploie le module.

Un exemple complet, du début à la fin

Exemple Cas illustratif : l'entreprise et ses chiffres sont inventés pour expliquer le flux.

Comercial Llobregat est un distributeur fictif qui travaille avec Odoo 18 et a mis en service un chatbot de service client. Sa responsable conformité veut que ce système soit enregistré, classé et que ses obligations soient à jour dans Odoo.

La préparation

1. Allez dans AI Act Compliance > Configuration et effectuez la configuration initiale indiquée par le README.
2. Un utilisateur manager configure le Deadline Calendar ; le README réserve cette tâche aux managers.
3. Créez les utilisateurs qui vont travailler avec le module et affectez-les à leurs Security Groups.
4. En option, importez le Onboarding Catalog.

Enregistrement et classification du chatbot

1. Dans la liste AI Systems, cliquez sur Create.
2. Renseignez le nom, le fournisseur, la description et l'usage prévu.
3. Cliquez sur Classify pour lancer l'assistant de classification des risques, que le README rattache aux articles 6 à 8.
4. Après la classification, le système effectue ses calculs.
5. Complétez les obligations : affectez la FRIA, la formation à la maîtrise de l'IA, la déclaration de transparence et le reste.
6. Une fois toutes les obligations remplies, passez le système à l'état In Service.

La responsable consigne aussi les informations communiquées aux personnes concernées, que le module permet de suivre avis par avis.

Un incident avec le chatbot

1. Allez dans AI Act Compliance > Incidents.
2. Cliquez sur Create et renseignez les détails de l'incident.
3. Le système calcule le délai de notification ; le README le rattache à l'article 73.
4. Une fois la notification envoyée à l'autorité, confirmez-la dans le module, ce qui remplit le champ authority_notified_date.

Pour la revue interne, la responsable génère le PDF Dossier du chatbot et le XLSX Export avec le registre complet.

Ce qu'il faut retenir de l'exemple

• Définissez les rôles avant l'installation. Seuls les managers configurent le Deadline Calendar, et chaque utilisateur a besoin de son groupe dans Security Groups.
• Ayez sous la main les données de chaque système. L'enregistrement demande le nom, le fournisseur, la description et l'usage prévu de chaque système d'IA.
• Suivez l'ordre du README. D'abord vous classez avec Classify, ensuite vous complétez les obligations, puis vous passez à In Service.
• Les incidents ont leur propre parcours. Ils se créent dans AI Act Compliance > Incidents et la confirmation de la notification est enregistrée dans authority_notified_date.
• Le marquage CE est un sujet à part. Le registre dans Odoo ne remplace pas cette évaluation.

Pour voir plus en détail les menus ajoutés et le parcours de chaque enregistrement, consultez son fonctionnement en détail ; et si un avertissement apparaît à l'usage, consultez les messages d'erreur et avertissements du module.

Est-ce qu'il vous convient ?

• Si vous voulez un inventaire des systèmes d'IA avec leur classification des risques et leurs obligations dans Odoo, le module est conçu pour cela.
• Si vous avez plusieurs sociétés dans la même base Odoo, l'accès est contrôlé par société et les managers ayant le rôle de supervision les voient toutes.
• Si vous devez fournir le registre comme preuve d'audit, le XLSX Export est la sortie que le README prévoit à cet effet.
• Si vous devez documenter la formation du personnel ou les avis aux personnes concernées, le module dispose d'enregistrements pour les deux.
• Si vous avez besoin de l'évaluation de la conformité pour le marquage CE, ce module ne la réalise pas.
• Si votre Odoo n'est pas en version 17, 18 ou 19, aucune fiche n'est publiée pour votre version.

Versions d'Odoo et prix

Il est publié sur Odoo Apps pour les versions 17.0, 18.0 et 19.0. Sur les trois fiches, il coûte 49 € HT, en paiement unique par version d'Odoo. Vous trouverez les détails sur la fiche Odoo Apps et sur la page du module.

Comment FlexigoTech vous accompagne

FlexigoTech déploie Odoo et développe des connecteurs et intégrations sur mesure. Si vous voulez installer le module, préparer les groupes de sécurité et charger vos systèmes d'IA, ou le connecter à d'autres parties de votre Odoo, nous pouvons le faire avec vous.

À lire aussi

Vérifié dans le code du module (version 19.0) et dans les sources citées

Sources

• Code du module : flexigo_eu_ai_act_governance_register_for_odoo_ai_deplo 19.0 (76217c82): README.rst
• apps.odoo.com/apps/modules/19.0/flexigo_eu_ai_act_governance_register_for_odoo_ai_deplo
• apps.odoo.com/apps/modules/17.0/flexigo_eu_ai_act_governance_register_for_odoo_ai_deplo
• apps.odoo.com/apps/modules/18.0/flexigo_eu_ai_act_governance_register_for_odoo_ai_deplo
• flexigotech.com/en/services.html