Posar en marxa Flexigo Hospitality Properties and Rooms: un cas de principi a fi

Com comença el cas: un hotel amb les llistes buides

Exemple Cas il·lustratiu: l'empresa i les seves dades són inventades per explicar el flux.

L'Hotel Brisa de Poniente és inventat. La Marta, responsable de recepció, acaba d'instal·lar Flexigo Hospitality Properties and Rooms a l'Odoo 18 de l'empresa i obre les llistes del mòdul per veure per on començar. El que fa a continuació és un recorregut il·lustratiu; els noms de camps, columnes i pantalles són els del mòdul.

Això és el primer que veu: llistes sense dades. A la de propietats, les columnes són Property Name, Property Code, Country, Total Rooms i Occupancy, i la pantalla mostra el missatge «Create your first property». La Marta decideix donar d'alta la propietat, després els tipus d'habitació i finalment les habitacions concretes, per tenir-les a mà quan creï la primera reserva. És l'ordre que tria ella en aquest cas, no una regla que marqui el mòdul.

Tipus d'habitació i habitacions: les columnes que omple la Marta

A la llista de Room Types cada tipus apareix amb Room Type Name, Room Code, Max Guests i Base Rate. La Marta crea un registre per cada tipus que ven l'hotel i comprova que el codi i el màxim d'hostes coincideixen amb el que es fa servir a recepció.

Després passa a Room Instances, on cada habitació porta Room Name, Property, Room Type i Status. En crear cadascuna, l'associa a la seva propietat i al seu tipus, de manera que la llista ja no queda buida com a la primera captura.

La primera reserva, camp a camp

Amb això fet, la Marta obre la primera reserva. Aquests són els camps que hi troba i el que mira en cadascun:

• Reservation Number: el número de la reserva.
• Guest: l'hoste.
• Property i Room Type: la propietat i el tipus d'habitació.
• Number of Rooms: quantes habitacions es reserven.
• Room Instances: el mòdul el descriu com a «Specific rooms booked for this reservation», és a dir, les habitacions concretes reservades.
• Check-in Date i Check-out Date: les dates d'entrada i sortida.
• Stay Length (nights): la durada de l'estada en nits.
• Number of Adults i Number of Children: adults i nens.
• Children Ages: el mòdul el descriu com a «Comma-separated ages of children», així que la Marta escriu les edats separades per comes.
• Special Requests i Internal Notes: dos camps de text diferents, un per a les peticions especials i un altre per a les notes internes.

Les tasques: qui, per a quan i en quin estat

L'endemà la Marta crea les primeres tasques. Cadascuna té Task Name, Room, Property i Task Type. El camp Assigned To el mòdul el descriu com a «Staff member assigned to this task»: la persona de l'equip que se n'encarrega. Completen la tasca Priority, Deadline, Status, Checklist Items, Notes i Completed Date.

Status, Priority i Task Type són camps de selecció. Abans d'explicar-los a l'equip, la Marta obre cada desplegable a la seva instal·lació i apunta quins valors ofereix, perquè tothom faci servir els mateixos en moure una tasca d'un estat a un altre. Si vols veure com encaixen aquestes pantalles per dins, ho tens a com funciona el mòdul a Odoo.

El que la Marta troba a Compliance

Recorrent els menús, la Marta també veu la llista de DSAR Requests a Hospitality > Compliance. Entre les seves columnes hi ha Request Number, Guest Profile, Request Type, State i SLA Status.

Al recorregut animat també es veu el diàleg «Create DSAR Request», amb Guest Profile, Request Type i Review Notes, i els botons Create Request i Cancel. La Marta encara no en crea cap; només es fixa en què demana el formulari per saber on és quan el necessiti.

La primera setmana: el que revisa cada dia

Durant els primers dies, la Marta repassa aquests punts:

• A les reserves: que Check-in Date i Check-out Date són correctes, que Room Instances té les habitacions concretes i que Children Ages va separat per comes quan hi ha nens.
• A les tasques: que cap no es queda sense Assigned To, que Deadline està posat, que Status reflecteix com va cadascuna i que Completed Date està omplert a les acabades.
• A les habitacions: que cadascuna de Room Instances té Property, Room Type i Status.

El mòdul defineix a més uns registres amb els camps Company, Table Name, Record ID, Action, Timestamp, User, IP Address, Field Name, Old Value, New Value i Description. Quan la Marta els consulta, es fixa en el User i el Timestamp de cadascun, i en Old Value i New Value quan vol entendre una dada que no quadra. Si aquests dies li apareix algun avís, el busca a els missatges d'error del mòdul.

Què aprendre del cas

• Les llistes comencen buides: en el cas, la Marta dona d'alta propietat, tipus i habitacions abans de la primera reserva.
• Llegeix la descripció dels camps que en tenen (Room Instances, Assigned To, Children Ages): explica per a què serveix cadascun.
• Fixa amb l'equip els valors de Status, Priority i Task Type des del primer dia.
• Fes servir cada camp per al que toca: les peticions especials a Special Requests i les notes internes a Internal Notes.
• Localitza Hospitality > Compliance encara que no l'utilitzis.

Preu i com t'ajuda FlexigoTech

El mòdul costa 9 € per versió d'Odoo a Odoo Apps, pagament únic sense IVA, per a 17, 18 i 19; el servei local va a part: 29 €/mes o 290 €/any sense IVA (Pro: 58 €/mes o 580 €/any). Sense subscripció, o amb el servei suspès, s'atura el que dona la subscripció i les dades es queden al teu Odoo. Amb la subscripció, el mòdul per a versions noves d'Odoo va inclòs si el vas comprar a flexigotech.com; a l'Odoo App Store, cada versió es compra allà (fitxa a Odoo Apps).

FlexigoTech implanta Odoo i desenvolupa connectors i integracions a mida, així que et podem ajudar a carregar les dades de partida i a ajustar el mòdul a com treballa el teu equip.

Continua llegint