Mettre en place Flexigo Hospitality Properties and Rooms : un cas de bout en bout

Le point de départ : un hôtel aux listes vides

Exemple Cas illustratif : l'entreprise et ses chiffres sont inventés pour expliquer le flux.

L'Hotel Brisa de Poniente est fictif. Marta, sa responsable de la réception, vient d'installer Flexigo Hospitality Properties and Rooms sur l'Odoo 18 de l'entreprise et ouvre les listes du module pour savoir par où commencer. Ce qui suit est un parcours illustratif ; les noms des champs, colonnes et écrans sont ceux du module.

C'est la première chose qu'elle voit : des listes sans données. Dans celle des propriétés, les colonnes sont Property Name, Property Code, Country, Total Rooms et Occupancy, et l'écran affiche le message « Create your first property ». Marta décide de créer d'abord la propriété, puis les types de chambre et enfin les chambres elles-mêmes, pour les avoir sous la main lorsqu'elle créera la première réservation. C'est l'ordre qu'elle choisit dans ce cas, pas une règle imposée par le module.

Types de chambre et chambres : les colonnes que Marta remplit

Dans la liste Room Types, chaque type apparaît avec Room Type Name, Room Code, Max Guests et Base Rate. Marta crée un enregistrement par type vendu par l'hôtel et vérifie que le code et le nombre maximal de clients correspondent à ce qu'utilise la réception.

Elle passe ensuite à Room Instances, où chaque chambre porte Room Name, Property, Room Type et Status. En créant chacune, elle l'associe à sa propriété et à son type, si bien que la liste n'est plus vide comme sur la première capture.

La première réservation, champ par champ

Cela fait, Marta ouvre la première réservation. Voici les champs qu'elle trouve et ce qu'elle regarde dans chacun :

• Reservation Number : le numéro de la réservation.
• Guest : le client hébergé.
• Property et Room Type : la propriété et le type de chambre.
• Number of Rooms : le nombre de chambres réservées.
• Room Instances : le module le décrit comme « Specific rooms booked for this reservation », c'est-à-dire les chambres précises réservées.
• Check-in Date et Check-out Date : les dates d'arrivée et de départ.
• Stay Length (nights) : la durée du séjour en nuits.
• Number of Adults et Number of Children : adultes et enfants.
• Children Ages : le module le décrit comme « Comma-separated ages of children », Marta saisit donc les âges séparés par des virgules.
• Special Requests et Internal Notes : deux champs texte distincts, l'un pour les demandes particulières, l'autre pour les notes internes.

Les tâches : qui, pour quand et dans quel état

Le lendemain, Marta crée les premières tâches. Chacune comporte Task Name, Room, Property et Task Type. Le module décrit le champ Assigned To comme « Staff member assigned to this task » : la personne de l'équipe qui s'en charge. La tâche est complétée par Priority, Deadline, Status, Checklist Items, Notes et Completed Date.

Status, Priority et Task Type sont des champs de sélection. Avant de les expliquer à l'équipe, Marta ouvre chaque liste déroulante dans son installation et note les valeurs proposées, pour que tout le monde utilise les mêmes en faisant passer une tâche d'un état à l'autre. Pour voir comment ces écrans s'articulent en coulisses, consultez le fonctionnement du module dans Odoo.

Ce que Marta trouve dans Compliance

En parcourant les menus, Marta voit aussi la liste DSAR Requests dans Hospitality > Compliance. Parmi ses colonnes figurent Request Number, Guest Profile, Request Type, State et SLA Status.

Le parcours animé montre aussi la boîte de dialogue « Create DSAR Request », avec Guest Profile, Request Type et Review Notes, ainsi que les boutons Create Request et Cancel. Marta n'en crée aucune pour l'instant ; elle note simplement ce que demande le formulaire pour savoir où le trouver le moment venu.

La première semaine : ce qu'elle vérifie chaque jour

Pendant les premiers jours, Marta passe en revue ces points :

• Dans les réservations : que Check-in Date et Check-out Date sont correctes, que Room Instances contient les chambres précises et que Children Ages est séparé par des virgules lorsqu'il y a des enfants.
• Dans les tâches : qu'aucune ne reste sans Assigned To, que Deadline est renseigné, que Status reflète l'avancement de chacune et que Completed Date est rempli pour celles terminées.
• Dans les chambres : que chaque entrée de Room Instances a Property, Room Type et Status.

Le module définit en outre des enregistrements avec les champs Company, Table Name, Record ID, Action, Timestamp, User, IP Address, Field Name, Old Value, New Value et Description. Quand Marta les consulte, elle regarde le User et le Timestamp de chacun, et Old Value et New Value lorsqu'elle veut comprendre une donnée qui ne colle pas. Si un avertissement apparaît pendant ces jours, elle le cherche dans les messages d'erreur du module.

Ce qu'il faut retenir du cas

• Les listes démarrent vides : dans ce cas, Marta crée la propriété, les types et les chambres avant la première réservation.
• Lisez la description des champs qui en ont une (Room Instances, Assigned To, Children Ages) : elle explique à quoi sert chacun.
• Fixez avec l'équipe les valeurs de Status, Priority et Task Type dès le premier jour.
• Utilisez chaque champ pour son usage : les demandes particulières dans Special Requests et les notes internes dans Internal Notes.
• Repérez Hospitality > Compliance même si vous ne l'utilisez pas encore.

Prix et accompagnement FlexigoTech

Le module coûte 9 € par version d'Odoo sur Odoo Apps, paiement unique HT, pour 17, 18 et 19 ; le service local est à part : 29 €/mois ou 290 €/an HT (Pro : 58 €/mois ou 580 €/an). Sans abonnement, ou si le service est suspendu, ce qu'apporte l'abonnement s'arrête et les données restent dans votre Odoo. Avec l'abonnement, le module pour les nouvelles versions d'Odoo est inclus si vous l'avez acheté sur flexigotech.com ; sur l'Odoo App Store, chaque version s'achète là-bas (fiche sur Odoo Apps).

FlexigoTech déploie Odoo et développe des connecteurs et intégrations sur mesure : nous pouvons donc vous aider à charger vos données de départ et à adapter le module à la façon de travailler de votre équipe.

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