Wat de Sync Now-knop van Amazon Connector for Odoo doet, stap voor stap

Wanneer de knop verschijnt en wie hem kan gebruiken

De knop Sync Now staat in het scherm Configure Automatic Amazon Invoicing, en alleen in Odoo 19 en 20. In Odoo 17 en 18 staat de knop niet in dat scherm, ook al is de module gepubliceerd in Odoo Apps voor alle vier de versies. In 19 en 20 hangt hij van geen enkele voorwaarde van de weergave af: je ziet hem altijd zodra je het scherm opent.

Hem zien betekent niet dat je hem kunt gebruiken. Het eerste wat hij bij het indrukken doet, is de machtigingen controleren, zoals je hieronder ziet.

Stap voor stap: eerst het automatische, daarna de knop

1. Wat Odoo zelf doet. De geplande taak Amazon SP-API - Reconcile Amazon-issued invoices (VCS, opt-in) draait één keer per dag en is actief zodra de module is geïnstalleerd. Ze roept hetzelfde controleproces aan als de knop. Daarnaast bewaart ze in het account de datum en het resultaat van de laatste uitvoering en plaatst ze een bericht met regels als Account: … en Source: …. Dat bericht telt ook de overgeslagen facturen omdat de factuur van de verkoper nog een concept is, de late regels die ter controle zijn gemarkeerd en de late regels die opnieuw zijn gekoppeld.
2. Open het scherm. Ga naar Configure Automatic Amazon Invoicing in Odoo 19 of 20 met een gebruiker die Manager-toegang tot de Amazon-connector of toegang tot Instellingen heeft.
3. Druk alleen op Sync Now als je de controle handmatig wilt starten. De knop loopt niet via de geplande taak: hij roept rechtstreeks het controleproces van het account aan.
4. Controle van machtigingen. Voordat hij iets aanraakt, eist de knop dat je Manager van de connector of van de groep Instellingen bent. De groep alleen is niet genoeg: hij controleert ook of je schrijfrechten op het account hebt. Mislukt dat, dan stopt de actie en wordt niets bewaard van wat zou veranderen.
5. Bewaart de configuratie van het scherm in het account. De knop schrijft naar het account wat er op het scherm staat: of de synchronisatie van uitgegeven facturen actief is, het dagboek, de compensatierekening en of er automatisch wordt geboekt. Door op de knop te drukken sla je die waarden dus ook op.
6. Controleert het btw-register van het account. Hij neemt de regels met factuurnummer en groepeert per nummer. De eerste ronde pakt alleen de nummers die nog geen synchronisatierij hebben; daarom dupliceert herhaald indrukken niets. Elk nummer wordt apart verwerkt: een defect nummer blokkeert de andere niet, en als het mislukt blijft er een rij met foutstatus bewaard zodat de groep zichtbaar is.
7. Bepaalt wat elk nummer is. Als de factuur door Amazon is uitgegeven, worden nieuwe boekingen geboekt. Als ze door de verkoper is uitgegeven, wordt ze gekoppeld aan de factuur die al bestaat. Als die factuur van de verkoper een concept is, wordt het nummer op geen enkele manier geregistreerd: het wordt opgepikt bij de volgende uitvoering, wanneer je boekhouder de factuur boekt (ze wordt dan uitgegeven door de verkoper) of annuleert (ze wordt dan uitgegeven door Amazon).
8. Tweede ronde over wat al is geboekt. Als het btw-register meer regels bevat dan een reeds geboekt item had toen het werd gesynchroniseerd (Amazon publiceerde een late regel), wordt dat item niet genegeerd: het wordt in deze tweede ronde opnieuw behandeld.
9. Samenvatting en controlecijfers. Er wordt een samenvatting geschreven met de gecontroleerde factuurnummers, hoeveel door Amazon zijn uitgegeven, hoeveel door de verkoper en hoeveel fouten. Daarna worden de controlecijfers van het register herberekend ten opzichte van wat is gesynchroniseerd, en het verschil. Hetzelfde venster wordt opnieuw geopend met dit alles.

De fout die je bij het indrukken kunt krijgen

Als je op Sync Now drukt, kan de machtigingscontrole de actie stoppen met dit bericht:

You need Amazon Seller Connector Manager (or Settings) access for this action. Ask a manager to grant Manager access.

Het betekent dat je gebruiker geen Manager van de connector of van de groep Instellingen is. De oplossing is die uit de tekst zelf: laat een manager je Manager-toegang geven. Als je die al hebt en het werkt nog steeds niet, bedenk dan dat de controle ook schrijfrechten op het account vraagt.

Hoe de knop in andere talen heet

Het label van de knop hangt af van de taal van je Odoo. Volgens de gepubliceerde vertalingen van de module staat er in het Duits Jetzt synchronisieren, in het Frans Synchroniser maintenant, in het Italiaans Sincronizza ora en in het Portugees Sincronizar agora. Werkt je team met Odoo in een andere taal, zoek de knop dan op zijn positie in het scherm Configure Automatic Amazon Invoicing.

Waar je na het indrukken naar kijkt

• De samenvatting. Als er fouten zijn, hebben die nummers hun rij met foutstatus.
• De controlecijfers. Het zijn die van het register, de gesynchroniseerde en het verschil, direct na de controle herberekend.
• De conceptfacturen van de verkoper. Ze verschijnen niet als resultaat: wacht tot ze worden geboekt of geannuleerd en controleer opnieuw.

Kosten en hulp

De module kost eenmalig per Odoo-versie en vereist het abonnement op FlexigoTech Cloud, plan Connector: € 49 per maand of € 490 per jaar excl. btw. De verbinding loopt via FlexigoTech Cloud, dat de inloggegevens versleuteld bewaart, de synchronisatie bewaakt en per e-mail waarschuwt als het misgaat. Meer details op de pagina van de module.

FlexigoTech implementeert Odoo 17, 18, 19 en 20 en ontwikkelt connectoren en integraties op maat.

Lees verder

Gecontroleerd in de broncode van de connector (versie 20.0) en in de gelinkte bronnen

Bronnen

• Broncode van de module: flexigobe_amazon_seller_connector 20.0 (8576afa5): views/amazon_spapi_vat_invoice_sync_views.xml
• Broncode van de module: flexigobe_amazon_seller_connector 20.0 (8576afa5): wizard/amazon_spapi_issued_invoice_wizard.py
• Broncode van de module: flexigobe_amazon_seller_connector 20.0 (8576afa5): models/amazon_spapi_account.py
• apps.odoo.com/apps/modules/20.0/flexigobe_amazon_seller_connector
• flexigotech.com/en/services.html
• flexigotech.com/precios.html