Naar hoofdinhoud
VeriFactu

Ik factureer met Excel of Word: geldt VERI*FACTU voor mij?

Dat hangt af van wat je spreadsheet doet. Volgens de AEAT geldt het reglement voor factureringssystemen niet voor jou als je Excel of Word alleen gebruikt om de factuur te schrijven, uit te reiken, af te drukken en te bewaren. Berekent en genereert dezelfde spreadsheet je btw-register of je boekhouding, bijvoorbeeld met een macro, dan wordt het een geautomatiseerd factureringssysteem en moet het aan het reglement voldoen.

FlexigoTech · Verantwoordelijk: Víctor Gómez · Bijgewerkt op 4 november 2026

In het kort

Module
VeriFactu
Versies
Odoo 17, 18, 19 en 20
Gecontroleerd
in de broncode van de module, versie 17.0, 18.0, 19.0 en 20.0 · in de bronnen onderaan
Leestijd
4 min

De vragen die het vaakst binnenkomen

Voor wie geldt het reglement?

De AEAT vat het samen in vier voorwaarden, de "regel van de 4 NEE's". Het geldt voor ondernemers en zelfstandigen die in Spanje gevestigd zijn, facturen uitreiken en onder meer niet uitsluitend met de hand factureren, niet onder het Suministro Inmediato de Información (SII) vallen, verplicht noch vrijwillig, en hun fiscale woonplaats niet in de historische gebieden van Baskenland of in Navarra hebben.

En als ik met de hand factureer, met een factuurboekje?

Dan gebruik je geen geautomatiseerd factureringssysteem en geldt het reglement niet voor jou. Pas op met mengen: komt er ook maar één factuur uit een geautomatiseerd systeem, dan moet in de regel de hele facturatie geautomatiseerd zijn.

Ik gebruik een sjabloon in Word of Excel. Is dat een factureringssysteem?

Nee, als je het uitsluitend gebruikt om de gegevens van de factuur in te voeren, de factuur uit te reiken, af te drukken en de informatie te bewaren. De AEAT geeft een duidelijk voorbeeld: een Excel-bestand dat lijsten van uitgereikte facturen maakt met optellingen of andere formules, valt er niet onder.

Wanneer valt het er wel onder?

Als dezelfde spreadsheet of hetzelfde document de informatie verwerkt en rechtstreeks de btw- of IRPF-registers, de boekhouding of een ander resultaat genereert dat je gebruikt om aan je fiscale verplichtingen te voldoen. Het voorbeeld van de AEAT: programmeer je een macro die het register van uitgereikte facturen genereert, dan is die spreadsheet een geautomatiseerd factureringssysteem en moet hij aan de eisen voldoen.

Wie beslist of mijn spreadsheet over de grens gaat?

De Spaanse belastingdienst kan controleren of de spreadsheet of tekstverwerker waarmee je factureert aan de criteria van een factureringssysteem voldoet, op basis van de mogelijkheden en hulpmiddelen die je gebruikt. Een sjabloon dat eenvoudig begon en er steeds formules en macro's bij kreeg, verdient een controle.

Ik verkoop online. Telt dat ook?

Ja. Voor de AEAT maakt het niet uit of je fysiek of online verkoopt: ook webshops vallen eronder.

Hoe je de spreadsheet gebruiktWat de AEAT zegt
Facturen schrijven, uitreiken, afdrukken en bewarenGeen factureringssysteem
Lijsten van facturen met optellingen of formulesValt er niet onder
Een macro die het register van uitgereikte facturen genereertEen factureringssysteem: moet aan het reglement voldoen
Facturen met de hand in een factuurboekjeGeen geautomatiseerd systeem: valt er niet onder
How to stop copy-pasting between apps (Odoo)
Video: How to stop copy-pasting between apps (Odoo) (video in het Engels)

Wat de wet van het programma eist

De Ley General Tributaria verplicht programma's voor facturatie, boekhouding of bedrijfsbeheer om de integriteit, bewaring, toegankelijkheid, leesbaarheid, traceerbaarheid en onveranderlijkheid van de registraties te waarborgen, zonder wijzigingen die niet in het systeem zelf worden vastgelegd. Een programma hebben dat niet voldoet terwijl het wel moet voldoen, wordt bestraft met een vaste boete van 50.000 euro per boekjaar.

Over de termijnen: het Real Decreto-ley 15/2025 legde 1 januari 2027 vast voor wie vennootschapsbelasting aangeeft en 1 juli 2027 voor de rest. Een nota van het Spaanse ministerie van Financiën van 5 oktober 2026 kondigt het voornemen aan om wat nog openstaat uit te stellen tot oktober 2028, zodat het samenvalt met de verplichte e-factuur, en houdt die eisen van integriteit en traceerbaarheid in wezen gelijk. Zolang die wijziging niet is gepubliceerd, gelden de datums van 2027.

En de gratis applicatie van de AEAT?

Die bestaat, op het elektronische loket, bedoeld voor zelfstandigen, vrije beroepen en bedrijven met weinig facturen per jaar of een eenvoudige facturatie. Ze maakt volledige facturen, geen vereenvoudigde (kassabonnen), en de registraties kun je niet exporteren om met een ander systeem verder te factureren. Ben je van plan te groeien of op meerdere kanalen te verkopen, houd dan rekening met die uitgang.

Ga je overstappen, doe het dan één keer

Doet je spreadsheet al meer dan wat de AEAT onschuldig vindt, of verkoop je op meerdere kanalen en factureer je veel, dan is het praktisch over te stappen op een systeem dat beide doet: factureren en voldoen. Odoo met de VeriFactu-module bewaart een factuurregistratie per factuur en een annuleringsregistratie per annulering. In Odoo 18, 19 en 20 verwerkt de taak "Verifactu: Process Submission Queue" elke minuut de verzendwachtrij naar de AEAT; in Odoo 17 draait de huidige gepubliceerde versie van die taak één keer en schakelt ze zichzelf uit, omdat het aantal uitvoeringen ontbreekt dat Odoo 17 van periodieke taken vraagt.

Factuurregistraties van VeriFactu in Odoo
Eén factuurregistratie per factuur, met de verzendstatus naar de AEAT. Schermafbeelding van Odoo met demogegevens; de antwoorden van de AEAT zijn gesimuleerd.

In het menu Verifactu / SIF staan de registraties (Billing Records en Cancellation Records), het onderdeel AEAT Submission en het gebeurtenissenlogboek van Audit Trail.

Status van de keten van VeriFactu-registraties in Odoo
De controle van de keten: elke registratie gekoppeld aan de vorige. Schermafbeelding van Odoo met demogegevens.

Hoe wij het doen

Bij FlexigoTech implementeren we Odoo 17, 18, 19 of 20 met de VeriFactu-module ingericht voor je bedrijf. Odoo Online ondersteunt geen modules van derden, dus we werken op Odoo.sh of op een eigen server. Heb je iets op maat nodig, dan analyseren we het gratis en geven we je een vaste prijs voordat we gaan programmeren.

Schrijf ons op comercial@flexigobe.com, laat je gegevens achter op de contactpagina of plan een gesprek.

Lees verder

VeriFactu: de termijnen van 2027, de verwachting voor 2028 en wat je intussen in Odoo doetDe VeriFactu-kalender per november 2026: termijnen volgens RDL 15/2025, de verwachte uitstel tot oktober 2028 van het ministerie en wat je nu in Odoo voorbereidt.VeriFactu: mythes en feiten voor bedrijven die met Odoo facturerenGangbare ideeën over VeriFactu getoetst aan de AEAT en aan het systeem zelf: vingerafdruk, geaccepteerde fouten, annuleringen, migraties, termijnen en de Odoo-module.Retouren in een webshop zonder ERP: de termijnen en wat er onderweg verloren gaatDe termijnen van de Spaanse wet voor een retour bij verkoop op afstand, welke papieren dat oplevert en waar je de grip verliest met spreadsheets.
Gecontroleerd in de broncode van de module (versie 17.0, 18.0, 19.0 en 20.0) en in de gelinkte bronnen

Bronnen