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VeriFactu

Ich schreibe Rechnungen mit Excel oder Word: Betrifft mich VERI*FACTU?

Es hängt davon ab, was Ihre Tabelle tut. Laut AEAT betrifft Sie die Verordnung über Rechnungssysteme nicht, wenn Sie Excel oder Word nur nutzen, um die Rechnung zu schreiben, auszustellen, auszudrucken und aufzubewahren. Berechnet und erzeugt dieselbe Tabelle Ihr Mehrwertsteuer-Registerbuch oder Ihre Buchhaltung, zum Beispiel mit einem Makro, wird sie zu einem computergestützten Rechnungssystem und muss die Verordnung erfüllen.

FlexigoTech · Verantwortlich: Víctor Gómez · Aktualisiert am 4. November 2026

Das Wichtigste

Versionen
Odoo 17, 18, 19 und 20
Geprüft
im Quellcode des Moduls, Version 17.0, 18.0, 19.0 und 20.0 · in den Quellen am Ende
Lesezeit
4 Min.

Die häufigsten Fragen

Wen betrifft die Verordnung?

Die AEAT fasst es in vier Bedingungen zusammen, der «4-NO-Regel». Betroffen sind in Spanien ansässige Unternehmer und Freiberufler, die Rechnungen ausstellen und unter anderem nicht ausschließlich von Hand fakturieren, nicht am Sofortigen Informationsaustausch (SII) teilnehmen, weder verpflichtend noch freiwillig, und ihren steuerlichen Sitz nicht in den Foralgebieten des Baskenlands oder in Navarra haben.

Und wenn ich mit einem Rechnungsblock von Hand fakturiere?

Dann nutzen Sie kein computergestütztes Rechnungssystem, und die Verordnung betrifft Sie nicht. Vorsicht beim Mischen: Grundsätzlich muss die gesamte Fakturierung elektronisch laufen, sobald auch nur eine Rechnung aus einem Computersystem kommt.

Ich nutze eine Word- oder Excel-Vorlage. Ist das ein Rechnungssystem?

Nein, wenn Sie sie ausschließlich dafür nutzen, die Daten der Rechnung einzugeben, sie auszustellen, auszudrucken und die Informationen aufzubewahren. Die AEAT nennt ein klares Beispiel: Eine Excel-Datei, die Listen ausgestellter Rechnungen mit Summen oder anderen Formeln erstellt, ist nicht betroffen.

Wann wird sie zu einem?

Wenn dieselbe Tabelle oder dasselbe Dokument die Informationen verarbeitet und direkt die Registerbücher für die Mehrwertsteuer (IVA) oder die Einkommensteuer (IRPF), die Buchhaltung oder ein anderes Ergebnis erzeugt, das Sie für Ihre Steuerpflichten nutzen. Das Beispiel der AEAT: Programmieren Sie ein Makro, das das Registerbuch der ausgestellten Rechnungen erzeugt, ist diese Tabelle ein computergestütztes Rechnungssystem und muss die Anforderungen erfüllen.

Wer entscheidet, ob meine Tabelle die Grenze überschreitet?

Die spanische Steuerverwaltung kann prüfen, ob die Tabellenkalkulation oder das Textprogramm, mit dem Sie Rechnungen ausstellen, die Kriterien eines Rechnungssystems erfüllt, je nach den Funktionen und Werkzeugen, die Sie nutzen. Eine Vorlage, die einfach angefangen und nach und nach Formeln und Makros dazubekommen hat, verdient eine Überprüfung.

Ich verkaufe im Internet. Zählt das genauso?

Ja. Für die AEAT ist es egal, ob Sie klassisch oder online verkaufen: Auch Onlineshops sind betroffen.

Wie Sie die Tabelle nutzenWas die AEAT sagt
Rechnungen schreiben, ausstellen, ausdrucken und aufbewahrenKein Rechnungssystem
Rechnungslisten mit Summen oder FormelnNicht betroffen
Ein Makro, das das Registerbuch der ausgestellten Rechnungen erzeugtEin Rechnungssystem: muss die Verordnung erfüllen
Rechnungen von Hand mit RechnungsblockKein Computersystem: nicht betroffen
How to stop copy-pasting between apps (Odoo)
Video: How to stop copy-pasting between apps (Odoo) (Video auf Englisch)

Was das Gesetz von der Software verlangt

Das spanische Steuergesetz (Ley General Tributaria) verlangt, dass Rechnungs-, Buchhaltungs- oder Verwaltungsprogramme die Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Datensätze garantieren, ohne Änderungen, die im System selbst nicht vermerkt werden. Wer ein Programm nutzt, das die Anforderungen nicht erfüllt, obwohl es sie erfüllen müsste, zahlt eine feste Geldbuße von 50.000 Euro pro Geschäftsjahr.

Zu den Fristen: Das königliche Gesetzesdekret (Real Decreto-ley) 15/2025 hat den 1. Januar 2027 für alle festgelegt, die Körperschaftsteuer erklären, und den 1. Juli 2027 für alle anderen. Eine Mitteilung des spanischen Finanzministeriums vom 5. Oktober 2026 kündigt an, dass das Ausstehende voraussichtlich bis Oktober 2028 verschoben wird, damit es mit der verpflichtenden E-Rechnung zusammenfällt, und hält die Anforderungen an Integrität und Nachvollziehbarkeit im Wesentlichen gleichwertig aufrecht. Solange diese Änderung nicht veröffentlicht ist, gelten die Daten von 2027.

Und die kostenlose Anwendung der AEAT?

Es gibt sie, auf dem elektronischen Portal der AEAT, gedacht für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen mit wenigen Rechnungen im Jahr oder einfacher Fakturierung. Sie stellt vollständige Rechnungen aus, keine vereinfachten (Kassenbons), und ihre Datensätze lassen sich nicht exportieren, um mit einem anderen System weiter zu fakturieren. Wenn Sie wachsen oder auf mehreren Kanälen verkaufen wollen, denken Sie an diesen Ausstieg.

Wenn Sie wechseln, dann nur einmal

Tut Ihre Tabelle schon mehr, als die AEAT für unbedenklich hält, oder verkaufen Sie auf mehreren Kanälen und stellen viele Rechnungen aus, ist es praktisch, auf ein System umzusteigen, das beides kann: fakturieren und die Vorgaben erfüllen. Odoo mit dem VeriFactu-Modul speichert einen Rechnungsdatensatz für jede Rechnung und einen Stornodatensatz für jede Stornierung. In Odoo 18, 19 und 20 arbeitet die Aufgabe «Verifactu: Process Submission Queue» jede Minute die Warteschlange für den Versand an die AEAT ab; in Odoo 17 läuft die heute veröffentlichte Version dieser Aufgabe nur ein einziges Mal und deaktiviert sich dann, weil ihr die Zahl der Ausführungen fehlt, die Odoo 17 von wiederkehrenden Aufgaben verlangt.

VeriFactu-Rechnungsdatensätze in Odoo
Ein Rechnungsdatensatz für jede Rechnung, mit seinem Versandstatus bei der AEAT. Screenshot aus Odoo mit Demodaten; die Antworten der AEAT sind simuliert.

Im Menü Verifactu / SIF finden Sie die Datensätze (Billing Records und Cancellation Records), den Bereich AEAT Submission und das Ereignisprotokoll Audit Trail.

Status der VeriFactu-Datensatzkette in Odoo
Die Prüfung der Kette: Jeder Datensatz ist mit dem vorherigen verknüpft. Screenshot aus Odoo mit Demodaten.

Wie wir es machen

Bei FlexigoTech führen wir Odoo 17, 18, 19 oder 20 ein, mit dem VeriFactu-Modul für Ihr Unternehmen eingerichtet. Odoo Online lässt keine Module von Drittanbietern zu, deshalb arbeiten wir mit Odoo.sh oder auf einem eigenen Server. Brauchen Sie etwas nach Maß, analysieren wir es kostenlos und nennen Ihnen einen Festpreis, bevor wir programmieren.

Schreiben Sie uns an comercial@flexigobe.com, hinterlassen Sie Ihre Daten im Kontaktformular oder buchen Sie einen Termin.

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Geprüft im Quellcode des Moduls (Version 17.0, 18.0, 19.0 und 20.0) und in den verlinkten Quellen

Quellen