Argentina ARCA Supplier Invoice Validation: past het in jouw Odoo? Een case om te beslissen

Wat je eigenlijk beslist

Als je voor deze module kiest, beslis je over twee dingen tegelijk: de module, die je per Odoo-versie koopt, en de lokale dienst van FlexigoTech Cloud die erbij hoort. Zonder abonnement, of als de dienst is opgeschort, stopt wat het abonnement levert; je gegevens blijven in je Odoo. Daarom loont het om beide delen te bekijken voordat je iets installeert.

De module staat op Odoo Apps voor de versies 17, 18, 19 en 20 en kost € 9 excl. btw, eenmalig per Odoo-versie, voor alle vier; de lokale dienst kost € 29 per maand of € 290 per jaar excl. btw (Pro: € 58 per maand of € 580 per jaar).

Een case van begin tot eind

Voorbeeld Fictief geval: het bedrijf en de cijfers zijn verzonnen om de werkwijze uit te leggen.

Talleres del Paraná is een verzonnen Argentijnse kmo die Odoo 18 al gebruikt voor inkoop en boekhouding. Een externe consultant begeleidt de implementatie. De verantwoordelijke administratie wil de validatie van leveranciersfacturen en de inhoudingen binnen Odoo afhandelen, en voordat ze de module koopt, neemt ze met de consultant door wat er op de productpagina staat. Dit zijn de stappen die ze volgen.

Eerst de Odoo-versie

Odoo 18 hoort bij de gepubliceerde versies, dus ze kunnen de module voor hun versie kopen. De consultant heeft een vraag: wat gebeurt er met de module als ze volgend jaar naar Odoo 19 overstappen? De productpagina beantwoordt dat van twee kanten. Met het abonnement is de module voor nieuwe Odoo-versies inbegrepen als je hem op flexigotech.com hebt gekocht; heb je hem in de Odoo App Store gekocht, dan koop je elke versie daar. En de migratie van de database naar de nieuwe versie doet FlexigoTech niet: die ligt bij het bedrijf of zijn consultant.

Wat het abonnement omvat

De productpagina somt op wat de dienst omvat:

• Opvolging van de bronnen van de module, met hun meldingen en de kalender van hun termijnen.
• Opvolging van de gezondheid van de module in je database, met meldingen.
• Support met reactietijden: de eerste reactie binnen 1 werkdag.
• De dienst op de staging- en testkopieën van je database.

Wat erbuiten valt

En ze somt op wat er niet in zit:

• Aanpassing van de module of maatwerkontwikkeling.
• Migraties van je database naar een nieuwe Odoo-versie.
• De module voor je configureren (de ingebruikname).
• Historische gegevens importeren.
• Support voor modules die niet van FlexigoTech zijn.
• Kosten van derden: je account op elk platform, Odoo en je hosting sluit en betaal je zelf af.

Voor Talleres del Paraná heeft dat een praktisch gevolg: de configuratie doet hun consultant, en als ze oude facturen willen inladen, moeten ze dat zelf regelen. De instelstappen staan in de handleiding voor ingebruikname.

Welke gegevens hun database verlaten

De verantwoordelijke vraagt wat de database naar de dienst stuurt. Volgens de productpagina:

• De identificatie (uuid) van de database, het adres (URL) en de Odoo-versie.
• De geïnstalleerde FlexigoTech-modules, met hun versie, en of de database een geneutraliseerde kopie is (staging of test).
• De bedrijfsnaam en het e-mailadres van wie akkoord gaat, met de datum en de versie van de geaccepteerde tekst.
• Een openbare code om te controleren dat de verzoeken van die database komen, en een bewijs dat het om die database gaat, berekend op je server zonder het geheim te versturen.
• Elke 6 uur een aanvraag van de servicetoestemming en de gezondheid van de module: tellers en fouten (type en code), zonder de inhoud van je records.
• De aanvragen voor meldingen en kalender van de module, met de datum van de laatst ontvangen melding: de database identificeert zich en stuurt verder niets.

Daarbij komen nog de betaling vanuit Odoo en een melding wanneer je de module verwijdert. De verbindingen met de servers van FlexigoTech zijn versleuteld (HTTPS), de servers staan in Duitsland en de klantenzone heeft een eigen database, met een dagelijkse back-up.

De test op een kopie

Omdat de dienst staging- en testkopieën dekt, installeert de consultant de module eerst op een stagingkopie van hun Odoo 18. Daar bekijken ze de lijsten die de module toevoegt, voordat ze aan de productiedatabase komen.

Wil je weten wat elk van die schermen doet, dan leggen we dat uit in hoe de module vanbinnen werkt.

Criteria om te beslissen

• Draait je Odoo op 17, 18, 19 of 20, dan is de module voor jouw versie gepubliceerd; op een andere versie niet.
• Verwacht je te upgraden, koop hem dan op flexigotech.com met het abonnement, want dan is de module voor nieuwe versies inbegrepen; denk eraan dat de migratie van de database niet gedekt is.
• Heb je niemand die de module kan configureren, dan heb je een consultant of een aparte implementatie nodig: configuratie zit niet in het abonnement.
• Wil je oude facturen of leveranciers importeren, plan dat dan zelf: het importeren van historische gegevens valt erbuiten.
• Vereist je interne beleid dat je weet wat de database verlaat, dan kun je met de gegevenslijst op de productpagina dat nagaan met je systeemverantwoordelijke.
• Wil je zonder risico testen, dan dekt de dienst de staging- en testkopieën.

Wat je uit de case haalt

De case laat drie vragen over die je beter beantwoordt voordat je koopt: op welke versie je zit en of je binnenkort overstapt, wie de module configureert en wie de oude gegevens inlaadt, en of je akkoord gaat met de gegevensuitwisseling met de lokale dienst. Zijn die antwoorden duidelijk, dan komt de beslissing neer op een controle op een stagingkopie. De volledige productpagina staat op Odoo Apps en de aankoop met abonnement op de modulepagina.

Hoe FlexigoTech je helpt

FlexigoTech implementeert Odoo 17, 18, 19 en 20 en ontwikkelt connectoren en integraties op maat. Heb je iemand nodig die de ingebruikname doet, de module aanpast of hem koppelt aan andere processen in je bedrijf, dan sluit je dat af als een apart project, los van het abonnement.

Lees verder