Mise en route d'ARCA Supplier Invoice Validation dans Odoo : checklist par étapes

Avant l'installation : version, certificat et lieu d'achat

Le module est publié sur Odoo Apps pour 17.0, 18.0, 19.0 et 20.0. Sur Odoo Apps, il coûte 9 € par version d'Odoo, paiement unique HT, pour 17, 18, 19 et 20 ; le service local FlexigoTech Cloud est facturé à part, 29 €/mois ou 290 €/an HT (Pro : 58 €/mois ou 580 €/an).

• Vérifiez que votre Odoo est en version 17, 18, 19 ou 20 : ce sont les versions dont la fiche est publiée.
• Préparez le certificat au format .p12 ou .pfx. Si la clé privée et le certificat sont dans des fichiers séparés, l'aide du champ indique la commande : openssl pkcs12 -export -inkey private.key -in certificate.crt -out arca.p12.
• Gardez sous la main le mot de passe de ce fichier.
• Identifiez le CUIT titulaire du certificat : c'est celui qui ira dans Company CUIT.
• Choisissez où acheter : avec l'abonnement, le module pour les nouvelles versions d'Odoo est inclus si vous l'avez acheté sur flexigotech.com ; sur l'Odoo App Store, chaque version d'Odoo s'achète là-bas.

Si vous ne savez pas encore si le module couvre votre besoin, lisez d'abord s'il convient à votre entreprise.

À la création de la configuration : les champs à remplir

La configuration est un enregistrement avec peu de champs. Voici ceux à vérifier lors de sa création :

• Configuration Name : un nom pour reconnaître la configuration.
• company_id : la société Odoo (champ lié à res.company).
• Company CUIT (represented_cuit) : selon l'aide du champ, c'est le CUIT au nom duquel le registre est interrogé (cuitRepresentada), le CUIT titulaire du certificat.
• PKCS#12 Certificate : téléversez le fichier .p12 ou .pfx. Juste à côté se trouve Certificate Filename, avec le nom du fichier.
• Certificate Password : saisissez le mot de passe du certificat.
• Certificate Expiry Date : vérifiez la date d'expiration du certificat.

Les champs du ticket WSAA : quoi regarder après la configuration

La même configuration comporte un groupe de champs sur le ticket WSAA qu'il vaut la peine de lire :

• WSAA Token (Encrypted) et WSAA Sign (Encrypted) : le jeton et la signature, stockés chiffrés.
• Last Ticket Request : la date et l'heure de la dernière demande de ticket.
• Last Ticket Request Error : s'il contient du texte, c'est l'erreur de la dernière demande. Pour l'interpréter, consultez les messages d'erreur du module.
• Ticket Valid Until : jusqu'à quand le ticket est valable.
• Ticket Expired : la case qui indique si le ticket a expiré.
• Configured : la case qui indique si la configuration est enregistrée comme configurée.

Les statuts que vous verrez dans les listes

Le module définit plusieurs champs de statut. Les personnes qui contrôlent les factures et les fournisseurs doivent reconnaître ces libellés :

• Un champ state avec Draft, Finalized et Submitted to ARCA.
• Un autre state avec Queued, Retry Success, Retry Failed et Escalated to Manual Review.
• Un champ status avec Active (Activo), Suspended (Suspendido), Canceled (Cancelado), Not Registered (No registrado) et Unknown.
• Un autre status avec Suspended, Cancelled, Not Registered, AFIP Debtor, Flagged et Apocryphal invoices (ARCA APOC base).
• Un state avec New, Verifying Identity, Gathering Data, Redacting Sensitive Info, Completed et Rejected.
• Un champ verification_status avec Pending, Verified et Failed.
• Un state avec Upload, Validating, Results et Error.

Quel enregistrement utilise chacun d'eux et comment on passe d'une valeur à l'autre, c'est expliqué dans l'article sur le fonctionnement interne du module.

• Passez ces libellés en revue avec votre équipe avant de travailler avec de vrais fournisseurs.
• Décidez ensemble qui contrôle les enregistrements en Escalated to Manual Review et ceux dont le status est AFIP Debtor, Flagged ou Apocryphal invoices (ARCA APOC base).

La première semaine : quoi vérifier

Une fois la configuration faite, il reste à passer en revue les tables fournies par le module et les premiers enregistrements.

• Ouvrez la matrice de retenues (arca.withholding.matrix) et vérifiez chaque ligne : code, description, pourcentage de retenue, catégories applicables, case active et notes.
• Ouvrez la matrice de perceptions (arca.perception.matrix) et vérifiez code, description, pourcentage de perception, code de province et type de transaction.
• Contrôlez la liste des codes d'erreur (arca.error.code) : regardez la sévérité de chacun et s'il est marqué comme relançable.
• Dans la liste des fournisseurs (arca.supplier), regardez le statut de chaque fournisseur et repérez ceux en Unknown.
• Dans le cache fournisseurs (arca.supplier.cache), jetez un œil aux compteurs de succès et d'échecs.
• Revenez plusieurs jours de suite sur Ticket Valid Until, Ticket Expired et Last Ticket Request Error dans la configuration.
• Notez la Certificate Expiry Date dans votre agenda.

Si l'abonnement s'arrête

Le module fonctionne avec un service local FlexigoTech Cloud. Sans abonnement, ou si le service est suspendu, ce que fournit l'abonnement s'arrête ; vos données restent dans votre Odoo.

• Suivez la date de renouvellement de l'abonnement en même temps que l'expiration du certificat.

Comment FlexigoTech vous accompagne

FlexigoTech déploie Odoo 17, 18, 19 et 20 et développe des connecteurs et intégrations sur mesure. Si vous souhaitez que nous fassions cette mise en route avec vous, ou si vous devez adapter le module à votre façon de travailler avec vos fournisseurs, écrivez-nous depuis la page du module.

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