Como contabilizar as liquidações da Amazon e reconciliá-las com o banco no Odoo

O que o Odoo faz com cada liquidação

A tarefa «Amazon SP-API - Sync settlements» traz todos os dias as novas liquidações para Amazon › Finances › Settlements (payouts & fees). Entram no estado Imported e com dois valores à vista: «Total deposit» é o que a Amazon deposita e «Lines total», a soma das linhas. Se a diferença («Variance») for inferior a um cêntimo, a caixa «Reconciled» aparece marcada. O grupo «Payout breakdown» mostra a repartição em Sales, Refunds, Fees, Advertising, Tax e Other.

Quando a contabiliza, cada valor vai para a sua conta:

Sai um único lançamento, com a data do depósito.

Passo a passo

1. Abra Amazon › Configuration › Accounts, entre na conta e vá ao separador «Payments & Accounting».
2. Em «Settlement Sync (payouts & fees)», marque «Enable settlement sync», que vem desmarcada. Deixe «Finances API (recommended)» como origem dos dados; a outra opção é «Settlement Report (flat file)». «Settlement: days back» olha 90 dias para trás.
3. Clique em «Sync Settlements» para trazer as primeiras sem esperar pela tarefa diária.
4. No grupo «Post to Accounting», marque «Post settlements to accounting» e preencha «Settlement journal», «Amazon clearing account», «Amazon fees expense account» e «Settlement deposit / bank account». Se quiser separar receitas, devoluções e IVA, acrescente também as contas de vendas, reembolsos e impostos.
5. No plano de contas, marque «Allow Reconciliation» na conta transitória. Sem isso, nenhuma liquidação é contabilizada.
6. Se quiser ver a Amazon no razão de um contacto, escolha esse contacto em «Amazon settlement partner». Para a analítica, «Amazon analytic account» marca as linhas de receitas e gastos.
7. Abra uma liquidação e clique em «Post to Accounting». Tem de ser um utilizador com acesso à Contabilidade.

Quando a liquidação não bate certo

«Settlement rounding tolerance» vale 0,05 por omissão. Se, ao repartir as linhas, ficar uma diferença até esse valor, o módulo regista-a na conta transitória como arredondamento. Se for maior, não contabiliza e avisa com Settlement %(name)s does not balance: …: falta alguma linha ou alguma está na categoria errada.

Tem duas saídas. A boa é rever as linhas da liquidação até encontrar a que falha. A outra é «Post anyway (force)», um botão que só aparece quando não bate certo e que manda a diferença inteira para a conta transitória. Use-o quando souber de onde vem esse valor.

Se faltar algum dos quatro campos obrigatórios, o aviso é Configure these on the Amazon account before posting: %s, com os que faltam.

Com o lançamento feito, tem estes botões na liquidação:

View Journal Entry

Abre o lançamento contabilístico da liquidação.

Reconcile clearing

Reconcilia a linha da conta transitória com as das faturas das mesmas encomendas da Amazon. O módulo já o tenta ao contabilizar; o botão serve para o repetir quando essas faturas chegam mais tarde.

Reverse

Reverte o lançamento e devolve a liquidação a Imported, para a corrigir e contabilizar de novo.

Match Bank Deposit

Procura no momento a linha do banco que corresponde ao depósito.

Reconciliar o depósito com o banco

Falta o outro lado: o depósito que aparece no extrato. No grupo «Bank Deposit Match», marque «Match bank deposits automatically», que vem desmarcada. A partir desse momento, a tarefa «Amazon SP-API - Match settlement bank deposits» revê todos os dias as liquidações dos últimos 60 dias que ainda não têm linha de banco.

Para cada uma, procura uma linha do extrato que cumpra tudo isto:

• Está por reconciliar, num diário de banco da mesma empresa.
• Tem o mesmo valor que o depósito, com menos de um cêntimo de diferença.
• Está na mesma moeda que a liquidação.
• A data cai dentro da margem de «Bank match: days around deposit date», que é de 5 dias antes e depois.
• Ainda não está ligada a outra liquidação.

Se houver várias candidatas, fica com a única que mencione a Amazon na referência ou no contacto. Se mesmo assim restarem várias, não liga nenhuma. A ligação deixa uma nota na liquidação e mais nada: a reconciliação do extrato é feita por si no Odoo, contra a conta de depósito do lançamento.

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Verificado no código do conector (versão 17.0, 18.0, 19.0 e 20.0) e nas fontes indicadas

Fontes

• Código do módulo: flexigobe_amazon_seller_connector · 17.0 9a6d49f · 18.0 aecae86 · 19.0 fa9ae73 · 20.0 be50529: views/menu_views.xml, views/amazon_spapi_account_views.xml
• Código do módulo: flexigobe_amazon_seller_connector · 17.0 9a6d49f · 18.0 aecae86 · 19.0 fa9ae73 · 20.0 be50529: models/amazon_spapi_account.py, data/ir_cron_data.xml
• Código do módulo: flexigobe_amazon_seller_connector · 17.0 9a6d49f · 18.0 aecae86 · 19.0 fa9ae73 · 20.0 be50529: models/amazon_spapi_settlement.py, views/amazon_spapi_settlement_views.xml
• Código do módulo: flexigobe_amazon_seller_connector · 17.0 9a6d49f · 18.0 aecae86 · 19.0 fa9ae73 · 20.0 be50529: models/amazon_spapi_settlement.py (_post_to_accounting)
• Código do módulo: flexigobe_amazon_seller_connector · 17.0 9a6d49f · 18.0 aecae86 · 19.0 fa9ae73 · 20.0 be50529: models/amazon_spapi_settlement.py, models/amazon_spapi_settlement_line.py (FEE_CATEGORIES)
• Código do módulo: flexigobe_amazon_seller_connector · 17.0 9a6d49f · 18.0 aecae86 · 19.0 fa9ae73 · 20.0 be50529: models/amazon_spapi_settlement.py, models/amazon_spapi_account.py, data/ir_cron_data.xml
• apps.odoo.com/apps/modules/20.0/flexigobe_amazon_seller_connector