Zo boek je Amazon-afrekeningen en letter je ze af tegen de bank in Odoo

Wat Odoo met elke afrekening doet

De taak "Amazon SP-API - Sync settlements" haalt elke dag de nieuwe afrekeningen op naar Amazon › Finances › Settlements (payouts & fees). Ze komen binnen met de status Imported en met twee bedragen in beeld: "Total deposit" is wat Amazon stort en "Lines total" de som van de regels. Is het verschil ("Variance") kleiner dan een cent, dan staat het vakje "Reconciled" aangevinkt. De groep "Payout breakdown" toont de verdeling over Sales, Refunds, Fees, Advertising, Tax en Other.

Als je de afrekening boekt, gaat elk bedrag naar zijn eigen rekening:

Er komt één boeking uit, met de datum van de storting.

Stap voor stap

1. Open Amazon › Configuration › Accounts, ga naar het account en open het tabblad "Payments & Accounting".
2. Vink onder "Settlement Sync (payouts & fees)" het vakje "Enable settlement sync" aan, dat standaard uit staat. Laat "Finances API (recommended)" als gegevensbron staan; de andere optie is "Settlement Report (flat file)". "Settlement: days back" kijkt 90 dagen terug.
3. Klik op "Sync Settlements" om de eerste afrekeningen op te halen zonder op de dagelijkse taak te wachten.
4. Vink in de groep "Post to Accounting" het vakje "Post settlements to accounting" aan en vul "Settlement journal", "Amazon clearing account", "Amazon fees expense account" en "Settlement deposit / bank account" in. Wil je omzet, retouren en btw apart houden, voeg dan ook de rekeningen voor verkopen, terugbetalingen en belastingen toe.
5. Vink in het grootboekschema "Allow Reconciliation" aan op de tussenrekening. Zonder dat wordt er geen enkele afrekening geboekt.
6. Wil je Amazon in het grootboek van een contact zien, kies dat contact dan bij "Amazon settlement partner". Voor de analytische boekhouding markeert "Amazon analytic account" de opbrengst- en kostenregels.
7. Open een afrekening en klik op "Post to Accounting". Dat moet een gebruiker met toegang tot Boekhouding doen.

Als de afrekening niet sluit

"Settlement rounding tolerance" is standaard 0,05. Blijft er bij het verdelen van de regels een verschil tot dat bedrag over, dan boekt de module het als afronding op de tussenrekening. Is het groter, dan boekt de module niet en meldt Settlement %(name)s does not balance: …: er ontbreekt een regel of er staat er een in de verkeerde categorie.

Je hebt twee uitwegen. De goede is de regels van de afrekening nalopen tot je de foute vindt. De andere is "Post anyway (force)", een knop die alleen verschijnt als het niet sluit en die het hele verschil naar de tussenrekening stuurt. Gebruik hem als je weet waar dat bedrag vandaan komt.

Ontbreekt een van de vier verplichte velden, dan is de melding Configure these on the Amazon account before posting: %s, met de velden die ontbreken.

Zodra de boeking er is, heb je in de afrekening deze knoppen:

View Journal Entry

Opent de boeking van de afrekening.

Reconcile clearing

Lettert de regel van de tussenrekening af tegen die van de facturen van dezelfde Amazon-orders. De module probeert dat al bij het boeken; de knop is om het te herhalen als die facturen later binnenkomen.

Reverse

Draait de boeking terug en zet de afrekening weer op Imported, zodat je hem kunt corrigeren en opnieuw boeken.

Match Bank Deposit

Zoekt meteen de bankregel die bij de storting hoort.

De storting koppelen aan de bank

Dan de andere kant nog: de storting die op het rekeningafschrift verschijnt. Vink in de groep "Bank Deposit Match" het vakje "Match bank deposits automatically" aan, dat standaard uit staat. Vanaf dan bekijkt de taak "Amazon SP-API - Match settlement bank deposits" elke dag de afrekeningen van de afgelopen 60 dagen die nog geen bankregel hebben.

Voor elke afrekening zoekt ze een regel in het rekeningafschrift die aan al deze voorwaarden voldoet:

• Hij is onafgeletterd en staat in een bankdagboek van hetzelfde bedrijf.
• Hij heeft hetzelfde bedrag als de storting, met minder dan een cent verschil.
• Hij staat in dezelfde valuta als de afrekening.
• Zijn datum valt binnen de marge van "Bank match: days around deposit date", die 5 dagen ervoor en erna is.
• Hij is nog niet aan een andere afrekening gekoppeld.

Zijn er meerdere kandidaten, dan kiest ze de enige die Amazon in de referentie of het contact noemt. Blijven er dan nog meerdere over, dan koppelt ze er geen. De koppeling laat een notitie achter in de afrekening en verder niets: het afletteren van het rekeningafschrift doe je zelf in Odoo, tegen de stortingsrekening van de boeking.

Lees verder

Gecontroleerd in de broncode van de connector (versie 17.0, 18.0, 19.0 en 20.0) en in de gelinkte bronnen

Bronnen

• Broncode van de module: flexigobe_amazon_seller_connector · 17.0 9a6d49f · 18.0 aecae86 · 19.0 fa9ae73 · 20.0 be50529: views/menu_views.xml, views/amazon_spapi_account_views.xml
• Broncode van de module: flexigobe_amazon_seller_connector · 17.0 9a6d49f · 18.0 aecae86 · 19.0 fa9ae73 · 20.0 be50529: models/amazon_spapi_account.py, data/ir_cron_data.xml
• Broncode van de module: flexigobe_amazon_seller_connector · 17.0 9a6d49f · 18.0 aecae86 · 19.0 fa9ae73 · 20.0 be50529: models/amazon_spapi_settlement.py, views/amazon_spapi_settlement_views.xml
• Broncode van de module: flexigobe_amazon_seller_connector · 17.0 9a6d49f · 18.0 aecae86 · 19.0 fa9ae73 · 20.0 be50529: models/amazon_spapi_settlement.py (_post_to_accounting)
• Broncode van de module: flexigobe_amazon_seller_connector · 17.0 9a6d49f · 18.0 aecae86 · 19.0 fa9ae73 · 20.0 be50529: models/amazon_spapi_settlement.py, models/amazon_spapi_settlement_line.py (FEE_CATEGORIES)
• Broncode van de module: flexigobe_amazon_seller_connector · 17.0 9a6d49f · 18.0 aecae86 · 19.0 fa9ae73 · 20.0 be50529: models/amazon_spapi_settlement.py, models/amazon_spapi_account.py, data/ir_cron_data.xml
• apps.odoo.com/apps/modules/20.0/flexigobe_amazon_seller_connector