Scrive Connector: wat de taak die lopende documenten pollt elk uur doet

Wat deze taak is en wanneer ze draait

De taak Scrive: lopende ondertekeningsdocumenten pollen zit in alle gepubliceerde branches (Odoo 17, 18, 19 en 20), draait elk uur en staat na installatie actief. In Odoo 17 is ze ingesteld om zich eindeloos te herhalen.

Het is een vangnet. Volgens de code dient ze om meldingen van Scrive op te vangen die nooit aankwamen: Scrive raadt meldingen aan als hoofdroute en het pollen blijft gematigd om de limieten van Scrive te respecteren. Voor een document dat op de website van Scrive zelf is aangemaakt, zonder meldingsadres van Odoo, is pollen de enige manier om het bij te werken.

Wat ze bij elke ronde doet

1. Ze controleert of er een FlexigoTech Cloud-service is. Zo niet, dan roept ze Scrive niet aan en markeert ze niets: de documenten behouden hun plek in de wachtrij.
2. Ze kiest de kandidaat-documenten, maximaal 50 per ronde.
3. Voor elk document vraagt ze Scrive om het document, vergrendelt ze het record, synchroniseert ze het en noteert ze dat de opvraging goed is verlopen.
4. In productie bevestigt ze de wijzigingen document per document, zodat een record dat faalt de batch niet afbreekt.
5. Ze stopt als haar tijdsbudget op is. Wat ze niet meer kon opvragen blijft in de wachtrij, gesorteerd op de datum van de volgende opvraging, voor de volgende ronde.

Wie ze bevraagt

Documenten komen in aanmerking als ze een Scrive-document-ID hebben (Scrive Document ID, alleen-lezen in het formulier van Ondertekeningsdocumenten), niet in de prullenbak zitten en hun opvraging niet is uitgesteld. Er zijn twee wachtrijen die dezelfde capaciteit delen:

• Eerst de documenten waarvan de ondertekeningsstatus nog kan veranderen: lopend, wachtend op start, concept met Scrive-ID (voor het geval het antwoord op de start verloren ging) en met fout.
• Daarna de afgesloten documenten waarvan de verzegelde pdf nooit aankwam: zonder vinkje voor gedownload en zonder getekende bijlage. Als de eerste wachtrij de capaciteit alleen al zou vullen, wordt minstens één plek voor deze tweede gereserveerd.

De volgorde is op volgende opvraging (die zonder datum eerst) en daarna op identificatie.

Wat er bij het synchroniseren verandert

Op basis van wat Scrive teruggeeft werkt het document zijn status bij (als de wijziging is toegestaan), zijn datums en de titel. Geeft Scrive aan dat het verzegeld is, dan markeert het document dat. Wordt het document afgesloten, dan zet het de ondertekeningsdatum op die van de laatste handtekening en, als Scrive de verzegelde pdf al heeft en er nog geen bijlage is, downloadt het die.

Afgesloten documenten die binnenkomen via het importeren van het Scrive-archief downloaden de pdf niet meteen: de uurlijkse taak haalt hem daarna op.

Wanneer er iets misgaat

• Fout bij Scrive (Scrive onbereikbaar, document verdwenen, account verkeerd ingesteld): het document noteert de fout, telt de pogingen en stelt zijn volgende opvraging uit. De vertraging verdubbelt bij elke opeenvolgende fout tot een maximum. De ronde gaat door met de overige documenten.
• Document bezet: als een melding van Scrive datzelfde document aan het synchroniseren is, laat de taak het voor de volgende ronde liggen. Dat telt niet als fout.
• Pauze van FlexigoTech Cloud: als de service de aanroep niet doorgeeft, wordt niets gemarkeerd en stopt de ronde daar.

Als een opvraging goed verloopt, gaat de foutenteller terug naar nul. Antwoordt Scrive wel maar blijft het document in fout, dan blijft het in de wachtrij met één opvraging per dag, zodat het de capaciteit van de lopende documenten niet inneemt.

Een voorbeeld, van de gewone ronde tot de pauze

Voorbeeld Fictief geval: het bedrijf en de cijfers zijn verzonnen om de werkwijze uit te leggen.

Mobiliario Costa Norte is een fictief bedrijf dat Scrive Connector gebruikt.

Maandag: een contract aangemaakt in Scrive

Een verkoper maakt een contract rechtstreeks aan op de website van Scrive. Omdat er geen meldingsadres van Odoo is, is pollen het enige dat het up-to-date houdt. Hij haalt het naar Odoo met Importeren uit het Scrive-archief (Import from Scrive Archive) en het verschijnt in Scrive › Ondertekeningsdocumenten. Elk uur neemt de taak het mee als kandidaat zolang de ondertekeningsstatus nog kan veranderen.

Wanneer de klant tekent en Scrive het document als afgesloten beschouwt, sluit de volgende ronde het af (als de statuswijziging is toegestaan), zet ze de ondertekeningsdatum en downloadt ze de pdf als Scrive die al verzegeld heeft.

Dinsdag: Scrive reageert niet

Een document faalt bij de opvraging. De taak stopt niet: het document noteert de fout, stelt zijn volgende poging uit en de andere worden gesynchroniseerd. Als Scrive terugkomt, zet een geslaagde opvraging de foutenteller op nul.

Woensdag: een melding komt tegelijk binnen

Scrive meldt een handtekening precies op het moment dat de taak dat document opvraagt. De taak beschouwt het als bezet en telt geen fout. De melding doet het werk en de volgende ronde vindt niets meer te doen.

Donderdag: het abonnement wordt opgeschort

De FlexigoTech Cloud-service wordt opgeschort. De taak blijft elk uur draaien, maar roept Scrive niet aan en markeert niets, en de documenten wachten in de wachtrij. Bij een opgeschorte service stopt wat het abonnement levert en blijven de gegevens in je Odoo staan.

Wat je nakijkt als de taak niets doet

• De taak is nog actief. Ze staat na installatie actief; controleer of niemand haar heeft uitgezet.
• De FlexigoTech Cloud-service. Zonder service eindigt de ronde zonder iets op te vragen. De module is een eenmalige aankoop per versie en heeft het abonnement nodig: het Connector-plan kost € 49 per maand of € 490 per jaar excl. btw.
• Het formulier van het document. Het moet een Scrive-document-ID hebben en het verwachte Account (ook zichtbaar in de lijst).
• De status. Alleen de hierboven beschreven statussen en de afgesloten documenten zonder verzegelde pdf komen in aanmerking. Een afgesloten document waarvan de pdf al is gedownload wordt niet opgevraagd.
• Eerdere fouten. Na meerdere opeenvolgende fouten kan de volgende opvraging ver weg liggen.
• De capaciteit. Maximaal 50 per ronde, met de lopende documenten eerst. Als Scrive traag is, kapt het tijdsbudget de ronde af en wacht de rest.
• Het serverlog. Het legt elke ronde vast: pauze door ontbrekende service, bijgewerkte documenten, mislukte, bezette en die voor de volgende ronde overblijven.

Wat je van dit geval leert

De taak laat een problematisch document de wachtrij niet blokkeren, en een pauze van FlexigoTech Cloud telt niet als fout van Scrive. Twijfel je over een versie, bekijk dan wat er tussen de branches verandert.

Hoe FlexigoTech helpt

FlexigoTech implementeert Odoo 17, 18, 19 en 20 en ontwikkelt connectoren en integraties op maat. Je kunt de module bekijken op de pagina ervan.

Lees verder

Gecontroleerd in de broncode van de connector (versie 17.0 en 20.0) en in de gelinkte bronnen

Bronnen

• Broncode van de module: flexigobe_scrive_connector 20.0 (21b3b940): data/ir_cron.xml
• Broncode van de module: flexigobe_scrive_connector 17.0 (b9f2fc7f): data/ir_cron.xml
• Broncode van de module: flexigobe_scrive_connector 20.0 (21b3b940): models/scrive_document.py
• flexigotech.com/precios.html
• flexigotech.com/en/services.html