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GDPR Compliance Suite

Fehler der GDPR Compliance Suite in Odoo: wann sie auftreten und was jeweils zu tun ist

Die Meldungen der GDPR Compliance Suite lassen sich in vier Gruppen einteilen: Aktionen, die einer Rolle vorbehalten sind (GDPR Managers oder Odoo Administrators), Datensätze, die sich nicht löschen oder ändern lassen, weil sie den Prüfpfad bilden, fehlende Pflichtangaben (eine Begründung, ein Kommentar, ein Datum) und nicht erfüllte Voraussetzungen. Fast immer sagt der Fehlertext selbst, was zu tun ist: die Aktion an jemanden mit der Rolle abgeben, archivieren statt löschen, die Angabe ergänzen oder den vorherigen Schritt abschließen. Im Folgenden gehen wir sie mit einem Beispielunternehmen durch, von der Konfiguration bis zum Excel-Export.

FlexigoTech · Verantwortlich: Víctor Gómez · Aktualisiert am 4. November 2026

Das Wichtigste

Versionen
Odoo 17, 18, 19 und 20
Geprüft
im Quellcode des Moduls, Version 20.0 · in den Quellen am Ende
Lesezeit
6 Min.

So lesen Sie eine Meldung des Moduls

Die meisten Meldungen dieses Moduls bedeuten, dass die Aktion einer Rolle vorbehalten ist (GDPR Managers oder Odoo Administrators). Die Meldungen zum Audit-Protokoll nennen dagegen keine Rolle: Sie weisen darauf hin, dass diese Einträge dauerhaft und unveränderlich sind und weder gelöscht noch geändert werden können. Andere erklären, dass eine Aktion mit diesem Datensatz nicht möglich ist (ihn löschen, den Status zurücksetzen) oder dass ein vorheriger Schritt fehlt. Wieder andere verlangen eine Pflichtangabe oder setzen eine Regel durch, etwa die einer einzigen Konfiguration pro Unternehmen.

Wenn Sie vorher sehen möchten, welche Menüs und Datensätze das Modul hinzufügt, finden Sie das unter So funktioniert die GDPR Compliance Suite im Detail. Hier geht es um die Meldungen.

Der Fall: Ein Unternehmen durchläuft das Modul von Anfang bis Ende

Beispiel Fiktiver Fall: Firma und Zahlen sind erfunden, um den Ablauf zu zeigen.

Cerámicas Alba ist ein erfundenes Unternehmen, das gerade die GDPR Compliance Suite in seinem Odoo installiert hat. Marta, die die Einführung leitet, durchläuft den gesamten Ablauf mit einem Testbenutzer und anschließend mit dem Benutzer der Person, die als Datenschutzbeauftragte (DPO) fungiert. Das sind die Meldungen, auf die sie stößt, in der Reihenfolge ihres Auftretens.

Die Konfiguration pro Unternehmen

Marta legt eine neue Konfiguration an, ohne zu bemerken, dass bereits eine existiert, und Odoo antwortet mit Only one GDPR configuration record per company is allowed. A configuration already exists for company %(company)s. Die Aussage ist eindeutig: Das Modul erlaubt eine Konfiguration pro Unternehmen, und für Cerámicas Alba gibt es schon eine. Arbeiten Sie also mit dieser.

Eine Verarbeitungstätigkeit aktivieren, die eine DSFA erfordert

Beim Versuch, eine Verarbeitungstätigkeit zu aktivieren, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordert, erscheint Cannot activate processing activity "%(name)s": a DPIA is required but no approved DPIA is linked. Please complete and approve a DPIA first. Was zu tun ist: genau das, was die Meldung sagt. Die DPIA vervollständigen, genehmigen lassen und mit dieser Tätigkeit verknüpfen, dann erneut aktivieren.

Marta erstellt die DPIA mit ihrem Testbenutzer und erhält beim Einreichen zur Prüfung Only GDPR Managers can submit a DPIA for review. Auch Genehmigung und Ablehnung sind vorbehalten: Only GDPR Managers (acting as DPO) can approve a DPIA. und Only GDPR Managers (acting as DPO) can reject a DPIA. Sie wechselt zum Benutzer mit dieser Rolle. Die DPO möchte eine erste Fassung ohne Kommentar ablehnen, und das Modul stoppt sie mit DPO comments are required when rejecting a DPIA. Mit dem Kommentar geht die Ablehnung durch.

DPIA-Liste im GDPR Toolkit mit einem einzigen Datensatz im Status Entwurf und Spalten für Restrisiko, Genehmigung und Unternehmen
Die DPIA-Liste mit einer einzigen Bewertung, noch im Status Borrador, mit Demodaten.

Eine Betroffenenanfrage, die kompliziert wird

Eine Anfrage auf Datenübertragbarkeit geht ein (im Modul eine DSAR). Marta will den Export sofort erzeugen und erhält Identity must be verified before generating a portability export. Zuerst muss die Identität der betroffenen Person verifiziert sein, danach kommt der Export.

Während sie die Anfrage bearbeitet, erscheint außerdem No Odoo contact linked to this DSAR. Please link a res.partner record first. Mit der Anfrage ist kein Odoo-Kontakt verknüpft, und die Meldung verlangt, vor dem Weitermachen einen res.partner-Datensatz zu verknüpfen.

Marta wählt den falschen Status und möchte zum vorherigen zurück: DSAR status cannot be moved backwards. The audit trail must be append-only. Der Status bewegt sich nur vorwärts. Dann versucht sie, eine doppelte Anfrage zu löschen: DSAR records cannot be deleted. Archive them instead (GDPR Manager / Admin only). Statt zu löschen, wird archiviert, und das dürfen nur ein GDPR Manager oder ein Administrator.

Bei einer anderen Anfrage, einer Auskunftsanfrage, startet sie die Prüfung auf Aufbewahrungskonflikte und erhält Retention conflict check only applies to erasure requests. Diese Prüfung gilt nur für Löschanfragen. Und als sie eine Anfrage ohne Begründung als abgelehnt schließen will, erscheint Refusal justification is required before closing as refused. Sie schreibt die Begründung und schließt die Anfrage.

Eine versehentlich erfasste Datenpanne

Jemand im Team legt eine doppelte Datenpanne an. Beim Löschen erscheint Breach records are append-only and cannot be deleted. Only an Odoo Administrator can archive a breach record with a written reason. Marta versucht, sie mit ihrem Benutzer zu archivieren, und erhält Only Odoo Administrators can archive breach records. Das muss ein Odoo-Administrator erledigen, mit schriftlicher Begründung. Das Modul hat außerdem die Meldung Archive reason is required. für den Fall, dass die Archivierungsbegründung fehlt.

Liste aktiver Vorfälle im GDPR Toolkit mit zwei Vertraulichkeitsverletzungen in den Status New und Under Assessment, mit Meldefrist und Risikostufe
Die aktiven Vorfälle: zwei Vertraulichkeitsverletzungen, eine in New und eine in Under Assessment, mit Demodaten.

Audit-Protokoll, Verlauf und Tätigkeiten

Um die Tests aufzuräumen, versucht Marta, Einträge aus dem Audit-Protokoll zu löschen: You do not have access rights to delete GDPR Audit Log records. They are permanent compliance records per Art. 5(2) GDPR accountability principle. Bearbeiten geht ebenfalls nicht: You do not have access rights to modify GDPR Audit Log records. Audit log entries are immutable compliance records. Hier verlangt die Meldung keine Rolle: Sie sagt, dass es dauerhafte und unveränderliche Datensätze sind. Rechnen Sie also nicht damit, sie durch einen Benutzerwechsel löschen oder bearbeiten zu können. Beim Verlauf ist es genauso, mit History records are immutable and cannot be deleted. They are part of the GDPR audit trail. und History records are immutable. Auch eine Test-Verarbeitungstätigkeit lässt sich nicht löschen: Processing activity records cannot be deleted to preserve the audit trail. Please archive the record instead. Sie wird archiviert.

Ist eine Aktion ohne weitere Angaben vorbehalten, lautet der Text Only GDPR Managers can perform this action.

Export nach Excel

Zum Schluss möchte Marta das Verzeichnis nach Excel exportieren und erhält openpyxl is not installed. Please install it via pip to use Excel export. Wie die Meldung sagt, muss openpyxl per pip installiert werden, damit der Excel-Export funktioniert. Eine weitere Meldung des Moduls ist No processing activities found for this company., die besagt, dass für dieses Unternehmen keine Verarbeitungstätigkeiten gefunden wurden.

Rundgang durch die Liste der Verarbeitungstätigkeiten mit Filter Active, das Register der Datenpannen, die aktiven Vorfälle und die DPIA-Liste
Von den Verarbeitungstätigkeiten über die Datenpannen bis zu den DPIAs, mit Demodaten.

Weitere Meldungen, die eine Begründung verlangen

Außerhalb des Falls gibt es drei Validierungen, die Sie kennen sollten, bevor sie auftreten. Beim Verlängern einer Frist: Extension reason is required when extending the deadline. Beim Verlängern einer Aufbewahrung verlangt das Modul zwei Dinge: Extension justification is required when extending retention. und New retention end date is required when extending retention. In allen drei Fällen ergänzen Sie die in der Meldung genannte Angabe und wiederholen die Aktion.

Was Sie aus dem Fall mitnehmen

  • Legen Sie vor dem Start fest, wer die Rolle GDPR Managers erhält und wer Odoo-Administrator ist: Mehrere Meldungen behalten Aktionen der einen oder der anderen Rolle vor.
  • Einträge im Audit-Protokoll und im Verlauf lassen sich laut ihren Meldungen von keinem Benutzer löschen oder ändern; Datenpannen, Anfragen und Tätigkeiten werden archiviert statt gelöscht.
  • Halten Sie schriftliche Begründungen bereit: Das Ablehnen einer DPIA, das Schließen als abgelehnt, das Verlängern von Fristen oder Aufbewahrungen und das Archivieren verlangen sie.
  • Halten Sie die Reihenfolge ein, die die Meldungen vorgeben: genehmigte DPIA vor dem Aktivieren, verifizierte Identität vor dem Export, verknüpfter Kontakt vor dem Weitermachen.
  • Für den Excel-Export wird openpyxl benötigt, installiert per pip.

Die Einstellungen und Status der ersten Woche finden Sie unter Inbetriebnahme der GDPR Compliance Suite.

So unterstützt Sie FlexigoTech

FlexigoTech implementiert Odoo 17, 18, 19 und 20 und entwickelt individuelle Konnektoren und Integrationen. So können wir Ihnen helfen, die Rollen zu verteilen und die Installation vorzubereiten, bevor Ihr Team mit dem Modul arbeitet. Das Modul kostet 9 € zzgl. MwSt. pro Odoo-Version, als Einmalzahlung, für 17, 18, 19 und 20; der lokale Service wird separat gebucht (29 €/Monat oder 290 €/Jahr zzgl. MwSt.). Alle Details finden Sie auf der Seite der GDPR Compliance Suite.

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Geprüft im Quellcode des Moduls (Version 20.0) und in den verlinkten Quellen

Quellen