Wat de knop «Post Credit Note Now» van de Amazon-connector doet

Waar hij staat en wanneer je hem ziet

Je komt er via het menu Amazon › Analytics / BI › Returns. Elk deel van dat pad vraagt het recht Viewer. De knop staat in het scherm Returns (BI) en werkt telkens op één retourregel. Hij bestaat in de gepubliceerde branches van de module: Odoo 17, 18, 19 en 20.

Met de standaardwaarden zie je de knop. Hij wordt verborgen wanneer het veld Credit Note State aangeeft dat de creditfactuur al geboekt is.

Met het recht Viewer kom je in het scherm. Of de knop voor jou werkt, hangt af van de toegangsrechten die hieronder worden gecontroleerd.

Vóór de knop: de automatische route

De knop is de handmatige weg. Odoo kan deze creditfacturen ook zelf aanmaken. Het selectievakje Auto-create credit notes (opt-in) staat op het formulier van Accounts, tabblad Returns & Reviews, en staat standaard uit. De hulptekst zegt: Automatically creates a draft customer credit note when the return refund amount is reported and the sale is accounted in Odoo.

Als het vakje aanstaat, wordt de automatische uitvoering van het account gestart vanuit twee geplande taken, die bij de installatie actief zijn: Amazon SP-API - Auto receive returns to stock, elke 15 minuten, en Amazon SP-API - Sync returns, elke 3 uur.

Die uitvoering loopt de retourregels van het account af met een terugbetalingsbedrag groter dan nul en zonder creditfactuur, en roept voor elke regel dezelfde interne stap aan als de knop. Enkele verschillen:

• Ze boekt alleen als de instelling voor automatisch boeken van het account dat toestaat; anders blijft de creditfactuur een concept. De knop vraagt altijd om te boeken.
• Ze verwerkt bij elke uitvoering een beperkt aantal regels.
• Als een regel faalt, markeert ze die als overgeslagen of als fout, afhankelijk van het soort fout, en bewaart ze de tekst van de fout.
• De controle op Boekhouding-toegang geldt alleen wanneer een persoon het doet, niet in die uitvoering.

Daarom blijft de knop bedoeld om één bepaalde regel handmatig te boeken.

Wat de knop doet, in volgorde

1. Omdat jij erop klikt, controleert hij of je Boekhouding-toegang (facturatie) hebt; zo niet, dan stopt hij.
2. Heeft de regel al een creditfactuur en staat die in concept, dan boekt hij die, zet de status van de creditfactuur op geboekt, noteert de verwerkingsdatum en wist de fout. Hij maakt er geen tweede aan. Staat de bestaande creditfactuur niet in concept, dan opent de knop die zonder iets te boeken.
3. Is er geen creditfactuur, dan zoekt hij de verkooporder. Vindt hij die niet, dan stopt hij met No se encontró el pedido de venta para el pedido de Amazon ….
4. Hij zoekt de oorspronkelijke klantfactuur. Vindt hij geen geboekte, dan stopt hij met No se encontró ninguna factura de cliente contabilizada para el pedido de venta ….
5. Hij maakt de klantcreditfactuur aan met het bedrijf, de klant, de valuta en het dagboek van de oorspronkelijke factuur. De bron is de naam van de verkooporder en de referentie is Amazon return …, met de identificatie van het retour of, als die ontbreekt, die van de bestelling. Hij zet de datum van vandaag, leegt de betalingstermijn en koppelt de creditfactuur aan de oorspronkelijke factuur, voor zover Odoo die velden heeft.
6. Hij boekt de creditfactuur en noteert op de regel de oorspronkelijke factuur, de creditfactuur, de geboekte status en de verwerkingsdatum, en wist de fout.
7. Hij opent de creditfactuur in een venster met de naam Posted Credit Note, in hetzelfde scherm.

Als een van de voorgaande stappen faalt, schrijft de code op de regel de foutstatus, de datum en de tekst van de fout, en gooit de fout opnieuw op zodat jij hem ziet.

Een illustratief voorbeeld

Voorbeeld Fictief geval: het bedrijf en de cijfers zijn verzonnen om de werkwijze uit te leggen.

Hogar Mediterráneo is een verzonnen webwinkel die op Amazon verkoopt en het vakje voor automatisch aanmaken uit laat staan. Lucía van administratie heeft Boekhouding-toegang. Pedro kan het scherm met retouren openen, maar heeft geen Boekhouding-toegang. Beiden openen Amazon › Analytics / BI › Returns.

• Eerste regel, met verkooporder en geboekte factuur. Lucía klikt op de knop. De module maakt de creditfactuur aan op basis van de oorspronkelijke factuur, boekt hem en opent Posted Credit Note. Terug op de regel is de knop verdwenen, omdat de status de creditfactuur nu als geboekt aanmerkt.
• Tweede regel, met een al aangemaakt concept. Lucía klikt op de knop en de module boekt dat concept. Er wordt geen tweede creditfactuur aangemaakt.
• Derde regel, aangeklikt door Pedro. De knop is zichtbaar, maar bij het klikken stopt de code omdat Pedro geen Boekhouding-toegang heeft. Lucía boekt hem daarna.
• Vierde regel, zonder geboekte klantfactuur. Voordat de module iets aanmaakt zoekt hij die factuur en, als hij hem niet vindt, stopt hij met de melding dat er geen geboekte klantfactuur is voor de verkooporder. Eerst moet de factuur van die bestelling worden opgelost.

Wat je hieruit leert: de knop is zichtbaar ook als toegang of een gegeven ontbreekt, en wat er mist hoor je pas bij het klikken. Via de knop ontstaan geen dubbele creditfacturen, want heeft de regel er al een, dan werkt hij met die.

Wat je na het klikken controleert

Open de creditfactuur die de module je toont en bekijk de referentie Amazon return …, de bron en de koppeling met de oorspronkelijke factuur. Ga terug naar de regel en controleer dat Credit Note State de knop niet langer zichtbaar laat. Is de actie gestopt, lees dan de fout op het scherm en los de oorzaak op die erin staat (Boekhouding-toegang, verkooporder, geboekte klantfactuur) voordat je opnieuw klikt.

Kosten en hulp van FlexigoTech

De module is een eenmalige betaling per Odoo-versie en is gepubliceerd in Odoo Apps voor 17, 18, 19 en 20 (je ziet hem op de productpagina of op de pagina van de module). De verbinding loopt via FlexigoTech Cloud, dat de inloggegevens versleuteld bewaart, de synchronisatie bewaakt en per e-mail waarschuwt als die faalt. Je hebt het Connector-abonnement nodig: € 49 per maand of € 490 per jaar, excl. btw, voor maximaal 3 accounts van het platform.

Als je Odoo implementeert en wilt bepalen wie de Amazon-retouren boekt, of als je een integratie op maat nodig hebt: bij FlexigoTech implementeren we Odoo 17, 18, 19 en 20 en ontwikkelen we connectoren.

Lees verder

Gecontroleerd in de broncode van de connector (versie 20.0) en in de gelinkte bronnen

Bronnen

• Broncode van de module: flexigobe_amazon_seller_connector 20.0 (8576afa5): views/amazon_spapi_return_line_views.xml
• Broncode van de module: flexigobe_amazon_seller_connector 20.0 (8576afa5): models/amazon_spapi_return_line.py
• Broncode van de module: flexigobe_amazon_seller_connector 20.0 (8576afa5): models/amazon_spapi_account.py
• apps.odoo.com/apps/modules/20.0/flexigobe_amazon_seller_connector
• flexigotech.com/en/services.html
• flexigotech.com/precios.html