GoCardless mandate_expired: het mandaat is verlopen omdat het niet is gebruikt

Wat GoCardless zegt

De beschrijving van de gebeurtenis maakt het duidelijk: "No collection attempts were made against the mandate within the dormancy period of your service user number.". En het gevolg: "As a result it has expired, and no further collections can be taken against it.". De status van het mandaat wordt expired, wat GoCardless definieert als verlopen door inactiviteit.

Wanneer het optreedt

Het overkomt een mandaat dat is ondertekend en daarna niet meer is gebruikt: een klant die niet meer koopt, of een klant die zo zelden wordt geïncasseerd dat er tussen twee incasso's de hele inactiviteitsperiode verstrijkt. Het telt de tijd zonder incasso-pogingen, niet de datum van ondertekening.

Als er op het moment van verlopen een incasso klaarstond, annuleert GoCardless die met dezelfde oorzaak: "The mandate expired before the payment could be collected.".

Wat Odoo met de connector doet

• De gebeurtenis van het verlopen mandaat verwerkt de connector. De connector behandelt een expired-mandaat als verloren: hij archiveert de betaalmethode van de klant, schrijft op de kaart van de klant dat het mandaat niet meer bruikbaar is en maakt de activiteit "GoCardless mandate lost". Dat doet hij alleen de eerste keer; als een andere gebeurtenis hetzelfde meldt, vindt hij het mandaat al gearchiveerd.
• De geannuleerde betaling zet de transactie op "Fout", die je opent vanaf de factuur met de knop "Betalingstransactie" hierboven, met "GoCardless could not collect this payment (mandate_expired).". Als de factuur al betaald was met die incasso, wordt de betaling geannuleerd en staat de factuur weer open. En omdat mandate_expired een van de oorzaken is waarmee de connector het mandaat archiveert, haalt die gebeurtenis het mandaat ook weg, als expired.
• Op de kaart van de betaalmethode staat bij "Mandate Status" expired.

Die teksten schrijft de connector bij het verwerken van de gebeurtenis, zonder dat iemand erbij is. De connector is niet in het Nederlands vertaald: deze teksten verschijnen altijd in het Engels, ook in een Nederlandstalige Odoo, of een gebruiker of een geplande actie ze nu start: "The GoCardless direct debit mandate of … is no longer usable (mandate_expired). No further collection can be taken against it. Ask the customer to set up a new mandate.", "GoCardless mandate lost" en "GoCardless could not collect this payment (mandate_expired).".

Reactiveren of een nieuw vragen?

GoCardless laat twee wegen open. Om die klant verder te incasseren, zegt het, moet je om toestemming vragen en de reactivering van het mandaat gebruiken ("you should request their permission and use the reinstate endpoint"). Maar dat endpoint is beperkt: het vraagt om eigen betaalpagina's die door GoCardless zijn goedgekeurd ("Restricted this endpoint requires approved custom payment pages").

De connector reactiveert geen mandaten in productie: de knop "Reinstate mandate (sandbox)" op de kaart van de betaalmethode verschijnt alleen bij de provider in de testomgeving en met een geannuleerd, mislukt of verlopen mandaat. In productie is de weg een nieuw mandaat.

Wat te doen

1. Praat met de klant: als het nog steeds een klant is, vraag hem een nieuw mandaat te ondertekenen. In Odoo wordt dat een nieuwe betaalmethode.
2. Incasseer met hem de openstaande facturen. De incasso's die GoCardless door het verlopen heeft geannuleerd, worden niet vanzelf opnieuw aangeboden.
3. Als een klant zelden wordt geïncasseerd, houd er rekening mee dat zijn mandaat tussen twee incasso's kan verlopen.

Met onze connector

In Odoo 17, 18, 19 en 20 verwijdert de connector het verlopen mandaat zodra GoCardless het meldt, zet de geannuleerde incasso in fout met zijn oorzaak en waarschuwt op de kaart van de klant, zodat je een nieuw mandaat kunt vragen vóór de volgende factuur.

Lees verder