Einrichtung von Belgium Peppol B2B E-Invoicing Compliance in Odoo: ein Fall von A bis Z

Das Unternehmen im Fall und sein Ziel

Beispiel Fiktiver Fall: Firma und Zahlen sind erfunden, um den Ablauf zu zeigen.

Distribuciones Kessel SRL ist ein erfundenes Unternehmen, das Büromaterial an andere Unternehmen in Belgien verkauft und aus Odoo 18 fakturiert. Es hat gerade Belgium Peppol B2B E-Invoicing Compliance installiert und möchte seine Rechnungen über Peppol versenden, ohne den Überblick zu verlieren, was rausgegangen, was angekommen und was fehlgeschlagen ist. Die Leiterin der Verwaltung, Marta, nutzt die erste Woche, um alles in Ordnung zu bringen. Im Folgenden sehen Sie, was sie tut und was sie in jeder Liste vorfindet.

Erster Tag: das Compliance-Profil des Unternehmens

Marta beginnt bei Compliance Profiles innerhalb der Rechnungsstellung. In der Animation weiter unten sehen Sie mit Demodaten ein Profil des Unternehmens Acme Belgium SPRL mit seiner Peppol-ID, dem Status Completed, dem Modus Test / SMK und dem aktivierten Kontrollkästchen für ausgehende Sendungen.

Unter den Status, die das Modul definiert, gibt es ein Feld state mit den Werten Draft, In Progress und Completed. Außerdem hat das Modul Statusfelder pro Schritt, von step_1_state bis step_7_state, und jedes kann auf Not Started, In Progress oder Completed stehen. Marta notiert sich diese Namen, um sie wiederzuerkennen, und betrachtet die Einrichtung nicht als abgeschlossen, solange sie Schritte in Not Started oder In Progress sieht.

Zweiter Tag: die Peppol-IDs der Kunden

Bevor sie etwas versendet, prüft Marta, an wen sie sendet. Das Modul speichert einen peppol_id_status mit diesen Werten: Not Yet Resolved, Resolved, Not Found, Non-Belgian Scheme und Lookup Failed. Daneben gibt es einen inbound_endpoint_status mit Unknown, Resolvable und Not Resolvable.

Ihr Kriterium ist einfach: Kunden in Resolved gehen durch; diejenigen in Not Found, Lookup Failed oder Non-Belgian Scheme prüft sie einzeln, bevor sie ihnen per Peppol Rechnungen stellt, und die noch in Not Yet Resolved lässt sie offen. Die Bezeichnungen stammen wörtlich aus dem Modul und sollten genau so gelesen werden, ohne sie im Kopf in etwas anderes zu übersetzen.

Dritter Tag: die Validierungsregeln vor der ersten Rechnung

Unter Invoicing › Belgium Peppol › Validation Rules findet Marta die Liste der Regeln. Die Spalten lauten Rule Name, Rule Code, Severity, FR Reference und Active. In der Liste blockieren fast alle Regeln die Übermittlung und eine ist nur ein Hinweis, sodass sie weiß, welche Regeln eine Rechnung stoppen und welche sie nur warnt.

Die Spalte Active ändert sie nicht, ohne zu wissen, was jede Regel bewirkt. Wenn eine Rechnung nicht durchgeht, ist der genaue Wortlaut der Meldung in den Fehlermeldungen und Hinweisen des Moduls erklärt.

Die erste Woche: das Transmission Log lesen

Sobald die ersten Rechnungen verschickt sind, öffnet Marta jeden Morgen die Liste Transmission Log. Dort sieht sie die Rechnungsreferenz, die Richtung, die Peppol-ID des Empfängers, das Übermittlungsdatum und den Status.

Das Feld status kann diese Werte annehmen: Draft / Validation, Sent, Delivered, Acknowledged, Failed, Received und Manual. Außerdem gibt es einen transmission_status mit Sent, Delivered und Failed. Martas Routine in der ersten Woche:

• Sie filtert nach Failed und beendet den Tag nicht, ohne jeden Eintrag angesehen zu haben.
• Sie prüft die Einträge, die noch in Draft / Validation stehen.
• Sie öffnet die Einträge in Manual und kontrolliert jeden einzelnen.
• Sie prüft, ob empfangene Dokumente als Received erscheinen.

Weitere Status, die Marta kennenlernt

Das Modul verwendet zwei weitere Statusgruppen. Eine mit New, Acknowledged, Resolved und Dismissed und eine andere mit Open, Resolved und Past Deadline. Martas Regel: Am Ende der Woche bleibt nichts in New, und jedes Past Deadline hat Vorrang.

Außerdem findet sie einen Datensatz mit den Feldern company_id (Company), field_name (Field Name), old_value (Old Value), new_value (New Value), user_id (User), timestamp (Timestamp) und notes (Notes). Marta merkt sich die Spaltennamen, um sie bei Bedarf lesen zu können, und nutzt Notes für ihre Kommentare.

Archiv und Evidenzpakete

In Archive Scans zeigt jeder Datensatz das Scandatum, das Ergebnis Pass oder Fail, die Gesamtzahl der Dateien sowie Spalten für fehlende und veränderte Dateien. Marta achtet auf jedes Fail und auf diese beiden letzten Spalten.

Unter Invoicing › Evidence Packs befindet sich die Liste der Evidenzpakete mit der Schaltfläche New und der Spalte Pack Name.

Das Modul definiert die Status Draft, Generating, Done und Error für ein Feld state und Draft, Running, Done und Partial Success für ein anderes. Marta betrachtet nichts als erledigt, was in Error oder Partial Success steht.

Die Liste 2028 Readiness

Zum Schluss öffnet sie Invoicing › 2028 Readiness. Das ist eine Liste mit Code, Titel, Bereitschaftsstatus, Typ und verantwortlicher Person. Der Bereitschaftsstatus nimmt die Werte Ready, Partial und Gap an.

Als Erstes weist sie jedem Element eine verantwortliche Person zu, denn in der Liste sind die Felder leer.

Was man aus dem Fall mitnimmt

• Prüfen Sie zuerst das Compliance-Profil und lernen Sie die Status pro Schritt kennen.
• Sehen Sie sich den peppol_id_status der Kunden vor dem Versand an, nicht danach.
• Lesen Sie die Validierungsregeln, um zu wissen, welche blockieren und welche nur warnt.
• In der ersten Woche ist das nach Failed gefilterte Transmission Log Ihre tägliche Liste.
• Weisen Sie in 2028 Readiness vom ersten Tag an Verantwortliche zu.

Wenn Sie sehen möchten, wie Menüs und Datensätze im Hintergrund zusammenspielen, lesen Sie wie das Modul in Odoo funktioniert.

Wie FlexigoTech Sie unterstützt

FlexigoTech implementiert Odoo 17, 18, 19 und 20 und entwickelt individuelle Konnektoren und Integrationen. Wir können Sie also bei dieser Einrichtung begleiten oder den Ablauf an Ihr Unternehmen anpassen. In Odoo Apps kostet das Modul 9 € pro Odoo-Version (17, 18, 19 und 20), einmalig und zzgl. MwSt.; jede Odoo-Version wird dort separat gekauft. Der lokale Service kostet 29 €/Monat oder 290 €/Jahr zzgl. MwSt. (Pro: 58 €/Monat oder 580 €/Jahr), und mit dem Abonnement ist das Modul für neue Odoo-Versionen inbegriffen, wenn Sie es auf flexigotech.com gekauft haben. Ohne Abonnement oder bei ausgesetztem Service endet, was das Abonnement bereitstellt, aber die Daten bleiben in Ihrem Odoo; Details finden Sie auf der Modulseite und im Eintrag in Odoo Apps.

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