Posada en marxa de Belgium Peppol B2B E-Invoicing Compliance a Odoo: un cas de principi a fi

L'empresa del cas i què vol aconseguir

Exemple Cas il·lustratiu: l'empresa i les seves dades són inventades per explicar el flux.

Distribuciones Kessel SRL és una empresa inventada que ven material d'oficina a altres empreses a Bèlgica i factura des d'Odoo 18. Acaba d'instal·lar Belgium Peppol B2B E-Invoicing Compliance i vol enviar les seves factures per Peppol sense perdre de vista què ha sortit, què ha arribat i què ha fallat. La seva responsable d'administració, la Marta, dedica la primera setmana a deixar-ho tot en ordre. El que ve a continuació és el que fa ella i el que va veient a cada llista.

Primer dia: el perfil de compliment de la companyia

La Marta comença per Compliance Profiles, dins de Facturació. A l'animació de més avall, amb dades de demostració, es veu un perfil de la companyia Acme Belgium SPRL amb el seu ID Peppol, l'estat Completed, el mode Test / SMK i la casella de sortida marcada.

Entre els estats que defineix el mòdul hi ha un camp state amb els valors Draft, In Progress i Completed. El mòdul té a més camps d'estat per pas, de step_1_state a step_7_state, i cadascun pot estar en Not Started, In Progress o Completed. La Marta s'apunta aquests noms per reconèixer-los quan apareguin i no dona la posada en marxa per bona mentre vegi passos en Not Started o In Progress.

Segon dia: els IDs Peppol dels clients

Abans d'enviar res, la Marta revisa a qui enviarà. El mòdul desa un peppol_id_status amb aquests valors: Not Yet Resolved, Resolved, Not Found, Non-Belgian Scheme i Lookup Failed. També hi ha un inbound_endpoint_status amb Unknown, Resolvable i Not Resolvable.

El seu criteri és senzill: els clients en Resolved passen; els que apareixen en Not Found, Lookup Failed o Non-Belgian Scheme els revisa un per un abans de facturar-los per Peppol, i els que continuen en Not Yet Resolved els deixa pendents. Les etiquetes són literals del mòdul i convé llegir-les tal qual, sense traduir-les mentalment a una altra cosa.

Tercer dia: les regles de validació abans de la primera factura

A Invoicing › Belgium Peppol › Validation Rules la Marta troba la llista de regles. Les columnes són Rule Name, Rule Code, Severity, FR Reference i Active. A la llista gairebé totes bloquegen la transmissió i una és només un avís, així que sap quines regles aturaran una factura i quina només l'avisarà.

No toca la columna Active sense saber què fa cada regla. Si una factura no passa, el text exacte de l'avís està explicat a els missatges d'error i avisos del mòdul.

La primera setmana: llegir el Transmission Log

Amb les primeres factures enviades, la llista que la Marta obre cada matí és Transmission Log. Hi veu la referència de la factura, la direcció, l'ID Peppol del destinatari, la data de transmissió i l'estat.

El camp status pot prendre aquests valors: Draft / Validation, Sent, Delivered, Acknowledged, Failed, Received i Manual. Hi ha a més un transmission_status amb Sent, Delivered i Failed. La rutina de la Marta la primera setmana:

• Filtra per Failed i no tanca el dia amb cap sense mirar.
• Revisa els que continuen en Draft / Validation.
• Obre els que estan en Manual i comprova cadascun.
• Comprova que els documents rebuts apareixen com a Received.

Altres estats que la Marta aprèn a reconèixer

El mòdul fa servir dos jocs d'estats més. Un amb New, Acknowledged, Resolved i Dismissed, i un altre amb Open, Resolved i Past Deadline. La norma que es posa la Marta és no deixar res en New al final de la setmana i tractar qualsevol Past Deadline com a prioritat.

També troba un registre amb els camps company_id (Company), field_name (Field Name), old_value (Old Value), new_value (New Value), user_id (User), timestamp (Timestamp) i notes (Notes). La Marta es queda amb els noms de les columnes per llegir-les quan les necessiti i fa servir Notes per deixar-hi els seus comentaris.

Arxiu i paquets d'evidències

A Archive Scans cada registre mostra la data d'escaneig, el resultat Pass o Fail, el total d'arxius i columnes d'arxius que falten i alterats. La Marta es fixa en qualsevol Fail i en aquestes dues últimes columnes.

A Invoicing › Evidence Packs hi ha la llista de paquets d'evidències, amb el botó New i la columna Pack Name.

El mòdul defineix els estats Draft, Generating, Done i Error per a un camp state, i Draft, Running, Done i Partial Success per a un altre. La Marta no dona per acabat res que estigui en Error o Partial Success.

La llista 2028 Readiness

Per últim obre Invoicing › 2028 Readiness. És una llista amb codi, títol, estat de preparació, tipus i responsable. L'estat de preparació pren els valors Ready, Partial i Gap.

El primer que fa és posar un responsable a cada element, perquè a la llista apareixen buits.

Què aprendre del cas

• Revisa el perfil de compliment abans que res i aprèn els estats per pas.
• Mira el peppol_id_status dels clients abans d'enviar, no després.
• Llegeix les regles de validació per saber quines bloquegen i quina només avisa.
• La primera setmana, el Transmission Log filtrat per Failed és la teva llista diària.
• Assigna responsables a 2028 Readiness des del primer dia.

Si vols veure com encaixen menús i registres per dins, tens com funciona el mòdul a Odoo.

Com t'ajuda FlexigoTech

FlexigoTech implanta Odoo 17, 18, 19 i 20 i desenvolupa connectors i integracions a mida, així que et podem acompanyar en aquesta posada en marxa o adaptar el flux a la teva empresa. A Odoo Apps, el mòdul costa 9 € per versió d'Odoo (17, 18, 19 i 20), pagament únic i sense IVA; cada versió d'Odoo s'hi compra per separat. El servei local costa 29 €/mes o 290 €/any sense IVA (Pro: 58 €/mes o 580 €/any), i amb la subscripció el mòdul per a les versions noves d'Odoo hi va inclòs si el vas comprar a flexigotech.com. Sense subscripció, o amb el servei suspès, s'atura el que dona la subscripció, però les dades es queden al teu Odoo; en tens els detalls a la pàgina del mòdul i a la fitxa d'Odoo Apps.

Continua llegint