Belgium Peppol B2B E-Invoicing Compliance inrichten in Odoo: een case van begin tot eind

Het bedrijf in deze case en wat het wil bereiken

Voorbeeld Fictief geval: het bedrijf en de cijfers zijn verzonnen om de werkwijze uit te leggen.

Distribuciones Kessel SRL is een verzonnen bedrijf dat kantoorartikelen verkoopt aan andere bedrijven in België en factureert vanuit Odoo 18. Het heeft net Belgium Peppol B2B E-Invoicing Compliance geïnstalleerd en wil zijn facturen via Peppol versturen zonder uit het oog te verliezen wat er verstuurd is, wat er aangekomen is en wat er misging. De verantwoordelijke administratie, Marta, besteedt de eerste week aan het op orde brengen van alles. Hieronder lees je wat zij doet en wat ze in elke lijst ziet.

Dag één: het complianceprofiel van het bedrijf

Marta begint bij Compliance Profiles, binnen Facturatie. In de animatie verderop, met demodata, zie je een profiel van het bedrijf Acme Belgium SPRL met zijn Peppol-ID, de status Completed, de modus Test / SMK en het vinkje voor uitgaand verkeer aangevinkt.

Tussen de statussen die de module definieert zit een veld state met de waarden Draft, In Progress en Completed. De module heeft daarnaast statusvelden per stap, van step_1_state tot step_7_state, en elk daarvan kan op Not Started, In Progress of Completed staan. Marta noteert deze namen zodat ze ze herkent wanneer ze opduiken, en ze beschouwt de inrichting niet als klaar zolang er stappen op Not Started of In Progress staan.

Dag twee: de Peppol-ID's van de klanten

Voordat ze iets verstuurt, controleert Marta naar wie ze gaat versturen. De module bewaart een peppol_id_status met deze waarden: Not Yet Resolved, Resolved, Not Found, Non-Belgian Scheme en Lookup Failed. Er is ook een inbound_endpoint_status met Unknown, Resolvable en Not Resolvable.

Haar criterium is eenvoudig: klanten op Resolved gaan door; klanten op Not Found, Lookup Failed of Non-Belgian Scheme bekijkt ze een voor een voordat ze hen via Peppol factureert, en klanten die nog op Not Yet Resolved staan laat ze voorlopig liggen. De labels komen letterlijk uit de module en je leest ze het best zoals ze er staan, zonder ze in je hoofd naar iets anders te vertalen.

Dag drie: de validatieregels vóór de eerste factuur

In Invoicing › Belgium Peppol › Validation Rules vindt Marta de lijst met regels. De kolommen zijn Rule Name, Rule Code, Severity, FR Reference en Active. In de lijst blokkeren bijna alle regels de verzending en is er één alleen een waarschuwing, dus ze weet welke regels een factuur tegenhouden en welke haar alleen waarschuwt.

Ze komt niet aan de kolom Active zonder te weten wat elke regel doet. Gaat een factuur niet door, dan vind je de exacte tekst van de melding uitgelegd in de foutmeldingen en waarschuwingen van de module.

De eerste week: de Transmission Log lezen

Zodra de eerste facturen verstuurd zijn, is Transmission Log de lijst die Marta elke ochtend opent. Daar ziet ze de factuurreferentie, de richting, de Peppol-ID van de ontvanger, de verzenddatum en de status.

Het veld status kan deze waarden hebben: Draft / Validation, Sent, Delivered, Acknowledged, Failed, Received en Manual. Daarnaast is er een transmission_status met Sent, Delivered en Failed. De routine van Marta in de eerste week:

• Ze filtert op Failed en sluit de dag niet af met een verzending die ze niet bekeken heeft.
• Ze controleert de verzendingen die nog op Draft / Validation staan.
• Ze opent de verzendingen op Manual en controleert ze een voor een.
• Ze checkt of ontvangen documenten als Received verschijnen.

Andere statussen die Marta leert herkennen

De module gebruikt nog twee sets statussen. Eén met New, Acknowledged, Resolved en Dismissed, en een andere met Open, Resolved en Past Deadline. De regel die Marta zichzelf oplegt: aan het eind van de week staat er niets meer op New, en elke Past Deadline krijgt voorrang.

Ze vindt ook een register met de velden company_id (Company), field_name (Field Name), old_value (Old Value), new_value (New Value), user_id (User), timestamp (Timestamp) en notes (Notes). Marta onthoudt de kolomnamen zodat ze ze kan lezen wanneer dat nodig is, en gebruikt Notes voor haar opmerkingen.

Archief en bewijspakketten

In Archive Scans toont elk record de scandatum, het resultaat Pass of Fail, het totaal aantal bestanden en kolommen voor ontbrekende en gewijzigde bestanden. Marta let op elke Fail en op die laatste twee kolommen.

In Invoicing › Evidence Packs staat de lijst met bewijspakketten, met de knop New en de kolom Pack Name.

De module definieert de statussen Draft, Generating, Done en Error voor het ene state-veld, en Draft, Running, Done en Partial Success voor een ander. Marta beschouwt niets als afgerond wat op Error of Partial Success staat.

De lijst 2028 Readiness

Tot slot opent ze Invoicing › 2028 Readiness. Dat is een lijst met code, titel, gereedheidsstatus, type en verantwoordelijke. De gereedheidsstatus kent de waarden Ready, Partial en Gap.

Het eerste wat ze doet is aan elk item een verantwoordelijke koppelen, want in de lijst zijn die leeg.

Wat je uit deze case meeneemt

• Controleer eerst het complianceprofiel en leer de statussen per stap kennen.
• Bekijk de peppol_id_status van je klanten vóór het versturen, niet erna.
• Lees de validatieregels zodat je weet welke blokkeren en welke alleen waarschuwt.
• In de eerste week is de Transmission Log gefilterd op Failed je dagelijkse lijst.
• Wijs vanaf dag één verantwoordelijken toe in 2028 Readiness.

Wil je zien hoe menu's en records achter de schermen samenhangen, lees dan hoe de module werkt in Odoo.

Hoe FlexigoTech je helpt

FlexigoTech implementeert Odoo 17, 18, 19 en 20 en bouwt connectoren en integraties op maat, dus we kunnen je begeleiden bij deze inrichting of de flow aanpassen aan je bedrijf. In Odoo Apps kost de module € 9 per Odoo-versie (17, 18, 19 en 20), eenmalig en excl. btw; elke Odoo-versie koop je daar apart. De lokale dienst kost € 29 per maand of € 290 per jaar excl. btw (Pro: € 58 per maand of € 580 per jaar), en met het abonnement is de module voor nieuwe Odoo-versies inbegrepen als je hem op flexigotech.com hebt gekocht. Zonder abonnement, of als de dienst is opgeschort, stopt wat het abonnement levert, maar je gegevens blijven in je Odoo; de details vind je op de modulepagina en op de pagina in Odoo Apps.

Lees verder