Mise en place de Belgium Peppol B2B E-Invoicing Compliance dans Odoo : un cas de bout en bout

L'entreprise du cas et son objectif

Exemple Cas illustratif : l'entreprise et ses chiffres sont inventés pour expliquer le flux.

Distribuciones Kessel SRL est une entreprise fictive qui vend des fournitures de bureau à d'autres entreprises en Belgique et facture depuis Odoo 18. Elle vient d'installer Belgium Peppol B2B E-Invoicing Compliance et veut envoyer ses factures par Peppol sans perdre de vue ce qui est parti, ce qui est arrivé et ce qui a échoué. Sa responsable administrative, Marta, consacre la première semaine à tout mettre en ordre. Voici ce qu'elle fait et ce qu'elle voit dans chaque liste.

Premier jour : le profil de conformité de la société

Marta commence par Compliance Profiles, dans Facturation. Dans l'animation plus bas, avec des données de démonstration, on voit un profil de la société Acme Belgium SPRL avec son ID Peppol, le statut Completed, le mode Test / SMK et la case d'envoi cochée.

Parmi les statuts définis par le module, un champ state prend les valeurs Draft, In Progress et Completed. Le module comporte aussi des champs de statut par étape, de step_1_state à step_7_state, chacun pouvant être en Not Started, In Progress ou Completed. Marta note ces noms pour les reconnaître quand ils apparaissent et ne considère pas la mise en place comme terminée tant qu'elle voit des étapes en Not Started ou In Progress.

Deuxième jour : les ID Peppol des clients

Avant d'envoyer quoi que ce soit, Marta vérifie à qui elle va envoyer. Le module enregistre un peppol_id_status avec ces valeurs : Not Yet Resolved, Resolved, Not Found, Non-Belgian Scheme et Lookup Failed. Il existe aussi un inbound_endpoint_status avec Unknown, Resolvable et Not Resolvable.

Son critère est simple : les clients en Resolved passent ; ceux en Not Found, Lookup Failed ou Non-Belgian Scheme, elle les examine un par un avant de les facturer par Peppol, et ceux encore en Not Yet Resolved restent en attente. Les libellés sont ceux du module et mieux vaut les lire tels quels, sans les traduire mentalement en autre chose.

Troisième jour : les règles de validation avant la première facture

Dans Invoicing › Belgium Peppol › Validation Rules, Marta trouve la liste des règles. Les colonnes sont Rule Name, Rule Code, Severity, FR Reference et Active. Dans la liste, presque toutes bloquent la transmission et une seule est un simple avertissement : elle sait donc quelles règles arrêteront une facture et laquelle se contentera de la prévenir.

Elle ne touche pas à la colonne Active sans savoir ce que fait chaque règle. Si une facture ne passe pas, le texte exact du message est expliqué dans les messages d'erreur et avertissements du module.

La première semaine : lire le Transmission Log

Une fois les premières factures envoyées, la liste que Marta ouvre chaque matin est Transmission Log. Elle y voit la référence de facture, le sens, l'ID Peppol du destinataire, la date de transmission et le statut.

Le champ status peut prendre ces valeurs : Draft / Validation, Sent, Delivered, Acknowledged, Failed, Received et Manual. Il existe aussi un transmission_status avec Sent, Delivered et Failed. La routine de Marta la première semaine :

• Filtrer sur Failed et ne clôturer la journée sans en avoir examiné aucun.
• Revoir ceux encore en Draft / Validation.
• Ouvrir ceux en Manual et vérifier chacun.
• Vérifier que les documents reçus apparaissent en Received.

D'autres statuts que Marta apprend à reconnaître

Le module utilise deux autres jeux de statuts. L'un avec New, Acknowledged, Resolved et Dismissed, l'autre avec Open, Resolved et Past Deadline. La règle que se fixe Marta : ne rien laisser en New en fin de semaine et traiter tout Past Deadline en priorité.

Elle trouve aussi un enregistrement avec les champs company_id (Company), field_name (Field Name), old_value (Old Value), new_value (New Value), user_id (User), timestamp (Timestamp) et notes (Notes). Marta retient les noms des colonnes pour les lire quand elle en a besoin et utilise Notes pour laisser ses commentaires.

Archivage et paquets de preuves

Dans Archive Scans, chaque enregistrement affiche la date d'analyse, le résultat Pass ou Fail, le nombre total de fichiers et des colonnes pour les fichiers manquants et altérés. Marta surveille tout Fail et ces deux dernières colonnes.

Dans Invoicing › Evidence Packs se trouve la liste des paquets de preuves, avec le bouton New et la colonne Pack Name.

Le module définit les statuts Draft, Generating, Done et Error pour un champ state, et Draft, Running, Done et Partial Success pour un autre. Marta ne considère comme terminé rien de ce qui est en Error ou Partial Success.

La liste 2028 Readiness

Enfin, elle ouvre Invoicing › 2028 Readiness. C'est une liste avec code, titre, statut de préparation, type et responsable. Le statut de préparation prend les valeurs Ready, Partial et Gap.

Sa première action est d'attribuer un responsable à chaque élément, car ils apparaissent vides dans la liste.

Ce qu'il faut retenir du cas

• Vérifiez le profil de conformité avant tout et apprenez les statuts par étape.
• Consultez le peppol_id_status des clients avant d'envoyer, pas après.
• Lisez les règles de validation pour savoir lesquelles bloquent et laquelle ne fait qu'avertir.
• La première semaine, le Transmission Log filtré sur Failed est votre liste quotidienne.
• Attribuez des responsables dans 2028 Readiness dès le premier jour.

Pour voir comment menus et enregistrements s'articulent en interne, consultez comment fonctionne le module dans Odoo.

Comment FlexigoTech vous aide

FlexigoTech intègre Odoo 17, 18, 19 et 20 et développe des connecteurs et intégrations sur mesure : nous pouvons donc vous accompagner dans cette mise en place ou adapter le flux à votre entreprise. Sur Odoo Apps, le module coûte 9 € HT par version d'Odoo (17, 18, 19 et 20), en paiement unique ; chaque version d'Odoo s'y achète séparément. Le service local coûte 29 €/mois ou 290 €/an HT (Pro : 58 €/mois ou 580 €/an), et avec l'abonnement, le module pour les nouvelles versions d'Odoo est inclus si vous l'avez acheté sur flexigotech.com. Sans abonnement, ou si le service est suspendu, ce qu'apporte l'abonnement s'arrête, mais les données restent dans votre Odoo ; vous trouverez les détails sur la page du module et sur la fiche Odoo Apps.

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