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Uma encomenda que é devolvida não é uma encomenda que é cancelada. No Odoo são dois factos distintos e separados no tempo: o dinheiro que volta ao comprador e a unidade que volta a algum sítio. Se a sua integração os trata como um só, ao fim de um trimestre o inventário e a contabilidade seguem cada um o seu caminho e ninguém sabe explicar a diferença.
Reembolso e retorno são dois factos distintos
O reembolso é uma nota de crédito contra a venda. O retorno é uma guia de remessa em sentido inverso que coloca unidades numa localização. A Amazon pode reembolsar o comprador antes de a mercadoria chegar, e pode reembolsar sem que chegue alguma vez porque o comprador não a envia. Modelar os dois factos em separado é o que permite responder à pergunta que acaba sempre por surgir: quanto dinheiro devolvi e quantas unidades recuperei. Não são o mesmo número e não têm de o ser.
Quem decide se a unidade é revendável
Em FBM a decisão é sua: a caixa chega ao seu armazém, alguém a abre e decide. Em FBA não é você quem decide. A devolução volta a um centro logístico da Amazon e aí a unidade é classificada como vendável ou não vendável, com um motivo. Essa classificação altera o seu inventário disponível e chega-lhe como um dado, não como uma decisão. O que o Odoo tem de fazer é lê-la e aplicá-la: se a unidade volta como vendável, entra em stock disponível; se não, entra numa localização a partir da qual não se pode vender.
O erro caro é enviar tudo o que foi devolvido para stock disponível «para rever mais tarde». Essas unidades são publicadas, vendidas e não existem. Uma localização de quarentena configura-se uma única vez e evita a venda em excesso.
O ajuste de inventário é uma localização, não um número
A tentação é corrigir a quantidade à mão e seguir em frente. Funciona uma vez; passados três meses ninguém sabe porque é que o stock teórico e o real não coincidem. O correto é que cada devolução gere o seu movimento: cliente para armazém para a unidade vendável, cliente para quarentena ou para abate para a que não o é. Assim o ajuste fica rastreado (data, motivo e encomenda de origem) e o custo da mercadoria que já não se pode vender aparece onde tem de aparecer, e não escondido numa regularização sem explicação.
O que se perde, se danifica ou não volta
Há um terceiro caso que não é nem devolução nem venda: a unidade que a Amazon perde ou danifica dentro da sua rede. A Amazon compensa-o com um reembolso ao vendedor, que não é o mesmo reembolso que o comprador recebe, ainda que tenham nomes parecidos. Contabilisticamente é um rendimento; em inventário é uma baixa. Se registar apenas o dinheiro, o stock fica alto para sempre; se registar apenas a baixa, parece que perdeu mercadoria de borla. Os dois lançamentos ou nenhum.
Tudo se fecha contra a liquidação
O sítio onde isto se verifica é a liquidação. Cada devolução deixa rasto aí: o montante devolvido ao comprador, a comissão que a Amazon reembolsa ou retém, a taxa de gestão de devoluções quando se aplica e os reembolsos por mercadoria perdida. Trazer as liquidações para o Odoo e conciliá-las linha a linha com as notas de crédito e os movimentos de stock é o que transforma «acho que bate certo» em «bate certo». E quando algo não coincide (uma nota de crédito sem linha na liquidação, ou ao contrário) há dinheiro ou mercadoria que alguém tem de ir procurar.
Quando não compensa automatizar
Se vende poucas encomendas por mês e lhe devolvem uma de vez em quando, isto faz-se à mão sem drama e automatizar é gastar dinheiro num problema que não tem. O limiar não é o número de encomendas: é o número de devoluções que ninguém está a ver. Quando há mais do que uma pessoa consegue rever uma a uma, ou quando vende em vários países e cada devolução arrasta o seu IVA de destino, o trabalho manual deixa de compensar. Isso está explicado em vender em várias Amazon com um só Odoo.
O que faz o nosso conector
O conector da Amazon para o Odoo importa as devoluções com o seu motivo e, em FBA, com a classificação que a Amazon lhes atribui. Em FBM gera a devolução de stock contra a guia de remessa original, ou marca a linha como «não repor»; em FBA não inventa movimentos locais: o saldo vendável e não vendável acerta-se com a sincronização do inventário FBA. Prepara o rascunho da nota de crédito a partir da fatura de origem, importa os reembolsos da Amazon por mercadoria perdida ou danificada e traz as liquidações, que são contabilizadas contra a mesma conta de ligação que as notas de crédito. Funciona no Odoo 17, 18, 19 e 20. Se o que lhe descompensa é todo o armazém FBA e não apenas as devoluções, isso está em Amazon FBA dentro do Odoo.
Perguntas frequentes
E se o comprador ficar com a mercadoria e for reembolsado na mesma?
Acontece, e é preciso poder contabilizá-lo. Contabilisticamente é uma nota de crédito sem movimento de stock. Convém assinalar esses casos: um padrão repetido na mesma referência é um problema de produto ou de fraude, não de contabilidade.
As devoluções de FBA e de FBM ficam separadas?
Sim, e convém que fiquem. Entram por caminhos distintos e acabam em localizações distintas: uma volta a um centro da Amazon e a outra ao seu armazém. A encomenda original já indica qual é qual.
É preciso emitir nota de crédito por cada devolução?
Depende de faturar ou não a venda e do seu regime fiscal, e essa decisão cabe ao seu contabilista, não a nós. O que é sempre necessário é que a nota de crédito fique ligada à encomenda original: sem essa ligação, a conciliação com a liquidação não pode ser automatizada.
Ligações úteis dentro da FlexigoTech
O que fazemos sobre isto
As devoluções da Amazon descompensam-lhe o stock?
Diga-nos se vende por FBA, por FBM ou pelos dois, quantas devoluções por mês gere e se já traz as liquidações para o Odoo. Vemos se o desacerto vem do stock, das notas de crédito ou dos reembolsos por mercadoria perdida. Escreva para comercial@flexigobe.com ou agende uma chamada.