Español
English
Català
Deutsch
Français
Português
Italiano
Polski
Een bestelling die wordt geretourneerd, is geen bestelling die wordt geannuleerd. In Odoo zijn het twee aparte feiten, op verschillende momenten: het geld dat naar de koper teruggaat en de eenheid die ergens naartoe terugkomt. Behandelt je integratie ze als één feit, dan lopen voorraad en boekhouding na een kwartaal elk hun eigen weg en kan niemand het verschil verklaren.
Terugbetaling en retour zijn twee aparte feiten
De terugbetaling is een creditnota op de verkoop. De retour is een levering in omgekeerde richting die eenheden in een locatie boekt. Amazon kan de koper terugbetalen voordat de goederen aankomen, en kan terugbetalen zonder dat ze ooit aankomen, omdat de koper ze niet opstuurt. Door beide feiten apart te modelleren kun je de vraag beantwoorden die altijd opduikt: hoeveel geld heb ik teruggegeven en hoeveel eenheden heb ik terug? Het is niet hetzelfde getal en het hoeft ook niet hetzelfde te zijn.
Wie beslist of de eenheid herverkoopbaar is
Bij FBM beslis jij: de doos komt in je magazijn aan, iemand opent hem en beslist. Bij FBA neem je die beslissing niet zelf. De retour gaat terug naar een logistiek centrum van Amazon en daar wordt de eenheid ingedeeld als verkoopbaar of niet verkoopbaar, met een reden. Die indeling verandert je beschikbare voorraad en bereikt je als gegeven, niet als beslissing. Odoo hoeft alleen te lezen en toe te passen: komt de eenheid terug als verkoopbaar, dan komt ze in de beschikbare voorraad; zo niet, dan komt ze in een locatie waarvanuit niet verkocht kan worden.
De dure fout is alles wat retour komt in de beschikbare voorraad zetten "om later te controleren". Die eenheden worden gepubliceerd, verkocht en bestaan niet. Een quarantainelocatie stel je één keer in en voorkomt oververkoop.
De voorraadcorrectie is een locatie, geen getal
De verleiding is om de hoeveelheid met de hand aan te passen en door te gaan. Dat werkt één keer; na drie maanden weet niemand waarom de theoretische en de werkelijke voorraad niet overeenkomen. Het juiste is dat elke retour zijn eigen beweging genereert: klant naar magazijn voor de verkoopbare eenheid, klant naar quarantaine of naar afkeur voor de eenheid die dat niet is. Zo is de correctie traceerbaar (datum, reden en oorspronkelijke bestelling) en verschijnt de kostprijs van de goederen die niet meer verkocht kunnen worden waar hij hoort, niet verstopt in een onverklaarde correctie.
Wat zoekraakt, beschadigd raakt of niet terugkomt
Er is een derde geval dat geen retour en geen verkoop is: de eenheid die Amazon binnen zijn eigen netwerk kwijtraakt of beschadigt. Amazon compenseert dat met een vergoeding aan de verkoper, en dat is niet dezelfde terugbetaling als die de koper krijgt, ook al klinken de namen vergelijkbaar. Boekhoudkundig is het een opbrengst; in de voorraad is het een afboeking. Boek je alleen het geld, dan blijft de voorraad voor altijd te hoog; boek je alleen de afboeking, dan lijkt het alsof je goederen gratis kwijt bent. Beide boekingen of geen van beide.
Alles sluit af tegen de settlement
De plek waar dit gecontroleerd wordt, is de settlement. Elke retour laat daar een spoor achter: het bedrag dat aan de koper is terugbetaald, de commissie die Amazon teruggeeft of inhoudt, de kosten voor retourverwerking waar die gelden en de vergoedingen voor verloren goederen. Als je de settlements in Odoo haalt en regel voor regel afstemt met de creditnota's en de voorraadbewegingen, wordt "ik denk dat het klopt" tot "het klopt". En als iets niet past (een creditnota zonder regel in de settlement, of andersom), dan is er geld of goederen die iemand moet gaan zoeken.
Wanneer automatiseren niet loont
Als je maar weinig bestellingen per maand verkoopt en af en toe een retour krijgt, doe je dit zonder gedoe met de hand en is automatiseren geld uitgeven aan een probleem dat je niet hebt. De drempel is niet het aantal bestellingen: het is het aantal retouren waar niemand naar kijkt. Zodra het er meer zijn dan één persoon stuk voor stuk kan nakijken, of als je in meerdere landen verkoopt en elke retour zijn btw van het bestemmingsland meesleept, loont handwerk niet meer. Dat staat beschreven in verkopen op meerdere Amazon-marktplaatsen met één Odoo.
Wat onze connector doet
De Amazon-connector voor Odoo importeert retouren met hun reden en, bij FBA, met de indeling die Amazon eraan geeft. Bij FBM maakt hij de voorraadretour aan tegen de oorspronkelijke levering, of markeert hij de regel als "niet aanvullen"; bij FBA verzint hij geen lokale bewegingen: het verkoopbare en niet-verkoopbare saldo wordt afgestemd met de synchronisatie van de FBA-voorraad. Hij maakt het concept van de creditnota op basis van de oorspronkelijke factuur, importeert de vergoedingen van Amazon voor verloren of beschadigde goederen en haalt de settlements binnen, die worden geboekt op dezelfde tussenrekening als de creditnota's. Werkt in Odoo 17, 18, 19 en 20. Als niet alleen de retouren maar het hele FBA-magazijn niet klopt, staat dat in Amazon FBA in Odoo.
Veelgestelde vragen
En als de koper de goederen houdt en toch wordt terugbetaald?
Het gebeurt, en je moet het kunnen tellen. Boekhoudkundig is het een creditnota zonder voorraadbeweging. Het is verstandig die gevallen te markeren: een terugkerend patroon bij dezelfde referentie is een productprobleem of fraude, geen boekhoudprobleem.
Worden FBA- en FBM-retouren gescheiden?
Ja, en dat is verstandig. Ze komen via verschillende wegen binnen en eindigen in verschillende locaties: de een gaat terug naar een centrum van Amazon en de ander naar je magazijn. De oorspronkelijke bestelling zegt al welke welke is.
Moet er voor elke retour een creditnota worden uitgegeven?
Dat hangt af van of je de verkoop factureert en van je fiscale regime, en die beslissing neemt je boekhouder, niet wij. Wat altijd nodig is, is dat de creditnota gekoppeld blijft aan de oorspronkelijke bestelling: zonder die koppeling kan de afstemming met de settlement niet worden geautomatiseerd.
Nuttige links binnen FlexigoTech
Wat wij hierover doen
Zorgen Amazon-retouren voor een afwijkende voorraad?
Vertel ons of je via FBA, FBM of beide verkoopt, hoeveel retouren je per maand verwerkt en of je de settlements al in Odoo haalt. Wij kijken of het verschil uit de voorraad, de creditnota's of de vergoedingen voor verloren goederen komt. Schrijf naar comercial@flexigobe.com of plan een gesprek.