Naar hoofdinhoud
Shopify

Voorraad in Excel: de signalen dat de spreadsheet niet meer volstaat

De voorraadspreadsheet werkt zolang er een getal in staat dat het hele team op dezelfde manier begrijpt. Hij werkt niet meer zodra dat getal je niet meer vertelt of een stuk verkocht kan worden: er zijn orders die nog niet zijn klaargezet, goederen onderweg, beschadigde stukken of een tweede kanaal dat tegelijk verkoopt. Vanaf dan heb je een voorraadbeheer nodig dat die statussen uit elkaar houdt en dat elke winkel vanzelf bijwerkt.

FlexigoTech · Verantwoordelijk: Víctor Gómez · Bijgewerkt op 4 november 2026

In het kort

Module
Shopify
Versies
Odoo 17, 18, 19 en 20
Gecontroleerd
in de broncode van de connector, versie 17.0, 18.0, 19.0 en 20.0 · in de bronnen onderaan
Leestijd
4 min

Eén getal voor vijf vragen

Een voorraadspreadsheet heeft één kolom per product. Shopify kent voor datzelfde product vijf voorraadstatussen:

  • Beschikbaar: wat je kunt verkopen.
  • Toegezegd: gereserveerde stuks die niet meer verkocht kunnen worden, zoals die van een order die je nog niet hebt klaargezet of die in een conceptorder zijn gereserveerd.
  • Niet beschikbaar: stuks die in het magazijn liggen maar niet te koop zijn, omdat ze beschadigd zijn, in de kwaliteitscontrole zitten of als veiligheidsvoorraad zijn opzijgelegd.
  • Inkomend: wat onderweg is en pas verkocht kan worden als het is ontvangen.
  • Aanwezig: alles wat er op een locatie ligt, de som van toegezegd, niet beschikbaar en beschikbaar.
Schema van de voorraadstatussen in Shopify: inkomend, beschikbaar, toegezegd en aanwezig
Een en hetzelfde artikel kan inkomend, beschikbaar, toegezegd of niet beschikbaar zijn, en wat aanwezig is, is de som van drie van die statussen. Schema gemaakt op basis van de documentatie van de Shopify-API over voorraadstatussen.

Als iemand een getal in de spreadsheet zet, welke van deze is het dan? Is het wat er op de plank ligt, dan zit daar ook in wat verkocht maar nog niet verzonden is. Is het wat beschikbaar is, dan heeft iemand elke openstaande order en elk kapot stuk moeten aftrekken en elke binnenkomende levering weer moeten optellen.

Binnen Shopify verschuift de winkel zelf de toegezegde stuks wanneer orders worden aangemaakt of afgerond, of wanneer er in een conceptorder wordt gereserveerd. De spreadsheet merkt daar niets van: iemand moet de aftreksom zelf maken, en voor elk kanaal.

How to stop copy-pasting between apps (Odoo)
Video: How to stop copy-pasting between apps (Odoo) (video in het Engels)

Wanneer het nog volstaat

Met één kanaal, één magazijn en dezelfde persoon die elke verkoop en elke ontvangst meteen noteert, komt de spreadsheet dicht bij de echte beschikbare voorraad. Elke voorwaarde die wegvalt, slaat een gat: een andere winkel die verkoopt terwijl niemand naar de spreadsheet kijkt, een leverancier die levert als degene die de spreadsheet bijhoudt er niet is, een retour die kapot terugkomt.

Signalen dat je spreadsheet het niet meer trekt

  • Voordat je een order bevestigt, vraag je iemand of het stuk er echt is.
  • Je trekt per kanaal met de hand af wat er verkocht is, aan het eind van de dag of als je even tijd hebt.
  • Wat van de leverancier binnenkomt, wordt opgeteld als iemand eraan denkt, niet als het binnenkomt.
  • Beschadigde of apart gelegde stuks staan in dezelfde kolom als de stuks die je verkoopt.
  • Je verkoopt op meer dan één kanaal en elk kanaal heeft zijn eigen getal.
  • Je hebt een order moeten annuleren of uitstellen omdat het stuk er niet was.
  • Er is meer dan één kopie van de spreadsheet en niemand weet welke de goede is.
  • De eindejaarsinventaris komt uit het tellen van de planken, omdat de spreadsheet niet klopt.

Herken je jezelf in meerdere punten, dan kost het bewaken van de spreadsheet je al meer tijd dan hij je bespaart.

Wat het Spaanse Wetboek van Koophandel bij de jaarafsluiting eist

Het Spaanse Wetboek van Koophandel verplicht elke ondernemer om naast het journaal (Diario) een boek van Inventarissen en Jaarrekeningen bij te houden (artikel 25). In dat boek worden de openingsbalans, minstens elk kwartaal de proefbalansen en, bij de afsluiting, de eindinventaris van het boekjaar samen met de jaarrekening opgenomen (artikel 28).

Het laatste vakje van de lijst is hier het duidelijkst te merken: klopt de spreadsheet niet met de plank, dan komt die eindinventaris uit een handmatige telling, en moet iemand het verschil verklaren.

Wat het vervangt

Volgens Eurostat kunnen de afdelingen van een bedrijf op twee manieren gegevens delen zonder handwerk: met een gemeenschappelijke database waaraan meerdere applicaties gekoppeld zijn, of met één modulair ERP. Odoo is een ERP van dat tweede type. Met de Shopify-connector gaat de voorraad heen en weer tussen Odoo en de winkel:

  • Odoo publiceert zijn voorraad elke 20 minuten in Shopify. Elke 6 uur gaat de taak "Shopify Pull Stock (Shopify → Odoo)" de andere kant op: die zet de beschikbare hoeveelheid in Shopify als aanwezige voorraad in Odoo, zonder voorraadbeweging, over de hoeveelheid die er stond heen.
  • Het gepubliceerde getal trekt af wat gereserveerd is. Een order bevestigen in Odoo legt het stuk apart, en Shopify verkoopt het niet meer voordat het pakket vertrekt.
  • Het dashboard van de connector waarschuwt voor producten die moeten worden aangevuld, voor voorraad die niet verkoopt en voor synchronisaties die het afgelopen etmaal zijn mislukt.
Dashboard van de Shopify-connector in Odoo met waarschuwingen voor aanvullen, voorraad zonder verkoop en mislukte synchronisaties
Het dashboard van de Shopify-connector in Odoo: verkopen en orders van de periode, en waarschuwingen voor aan te vullen producten, voorraad zonder verkoop en mislukte synchronisaties. Schermafbeelding van Odoo met een testwinkel.

In de dagelijkse praktijk maakt het systeem de aftreksom: elke bevestigde verkoop reserveert zijn stuk en elk kanaal krijgt de nieuwe hoeveelheid bij de volgende ronde.

Hoe wij het opzetten

Bij FlexigoTech implementeren we Odoo 17, 18, 19 of 20 en koppelen we je Shopify-winkel en je andere kanalen met onze connectoren. Odoo Online ondersteunt geen modules van derden, dus we werken op Odoo.sh of op een eigen server. Elke connector kun je 14 dagen vanuit Odoo uitproberen, gratis en zonder creditcard, en het Connector-abonnement begint bij € 49 per maand, exclusief btw. Heeft je bedrijfsvoering iets nodig dat nog niet bestaat, dan bouwen we het op maat: we analyseren je situatie gratis en geven je een vaste prijs voordat we gaan programmeren.

Schrijf ons op comercial@flexigobe.com, laat je gegevens achter op de contactpagina of plan een gesprek, dan bekijken we het samen met je spreadsheet erbij.

Lees verder

Je gebruikt ChannelEngine, maar je voorraad staat in Excel: wat niemand je verteltGebruik je ChannelEngine maar staan je voorraad en orders in spreadsheets? Dit is wat er misgaat en wat er verandert met Odoo en de connector van FlexigoTech.Shopify alleen of Shopify met Odoo: wat er verandert in je dagelijkse werkVergelijking voor Shopify-winkels zonder ERP: orders, voorraad, verzending, retouren, facturen en uitbetalingen, voor en na het runnen van de winkel in Odoo.Heb je een ERP nodig om op ManoMano te verkopen? De signalenChecklist: heeft je verkoop op ManoMano al een ERP nodig? En wat Odoo met de connector doet: orders, aanbiedingen, voorraad, vervoerders en vertalingen.
Gecontroleerd in de broncode van de connector (versie 17.0, 18.0, 19.0 en 20.0) en in de gelinkte bronnen

Bronnen