Fouten en meldingen van DocuSign / Yousign Bridge in Odoo: één casus van begin tot eind

Een verzonnen casus om de meldingen door te lopen

Voorbeeld Fictief geval: het bedrijf en de cijfers zijn verzonnen om de werkwijze uit te leggen.

Gestoría Marlet is een verzonnen administratiekantoor dat zijn dienstverleningscontracten vanuit Odoo wil laten ondertekenen: dagelijks met Yousign en met DocuSign voor één klant die daarom vraagt. Laura, verantwoordelijk voor de administratie, is manager van Signature Bridge; Pau, uit haar team, bereidt de aanvragen voor. In hun bedrijf geldt het EU-only-beleid dat de module controleert. We volgen wat hen overkomt en welke melding op elk punt verschijnt. De teksten staan precies zoals de module ze toont, in het Engels.

Als Pau iets aanraakt dat voor managers is bedoeld

Pau opent het providerformulier van DocuSign om een instelling te wijzigen en krijgt Only a Signature Bridge manager can do this on a provider. Dat is geen fout: die actie is voorbehouden aan managers van Signature Bridge, dus Laura doet het.

Met de status van de bridge gaat het net zo: Only Signature Bridge managers can read its health. En met de indicatoren: Only Signature Bridge managers can refresh the KPIs. Heeft iemand in het team die taken nodig, geef hem dan de managerrol; zo niet, laat ze over aan wie die rol al heeft.

Als het providertype er niet een is dat de module ondersteunt, is de melding Unsupported provider type: %s, met het type op de plek van %s.

Het DocuSign-account: regio, ondertekeningsprovider en DPA

Pau probeert de eerste aanvraag via DocuSign te versturen en de module houdt hem tegen met EU-only policy: the data center of %s is not known yet. Run "Test Connection" on the provider so DocuSign reports the region of the account. De melding zegt zelf wat je moet doen: Laura voert Test Connection uit op de provider, zodat DocuSign de regio van het account doorgeeft.

Ligt de regio die terugkomt buiten de EU, dan wordt de melding EU-only policy: the %(provider)s account is hosted in region "%(region)s", outside the EU. Met het EU-only-beleid laat de module je met dat account niet verder: ga bij de provider na in welke regio het account gehost wordt.

Nog een blokkade op het formulier: Choose the DocuSign %s signature provider of the account on the provider form (Test Connection lists them). Laura kiest op het providerformulier de DocuSign-ondertekeningsprovider van haar account; Test Connection laat zien welke er zijn.

Voordat je in productie verstuurt, verschijnt Confirm the Data Processing Agreement with %s before sending in production. De module vraagt je de verwerkersovereenkomst met die provider te bevestigen en verstuurt niets in productie zolang dat niet is gebeurd.

Webhooks en de HMAC-sleutel van DocuSign

Met DocuSign ziet Laura onder meer de melding DocuSign webhooks are declared on every envelope (eventNotification); paste the Connect HMAC key in "Webhook Secret". Oftewel: bij DocuSign worden de webhooks per envelop gedeclareerd en zij moet de HMAC-sleutel van Connect in het veld Webhook Secret plakken.

De andere melding over de sleutel legt uit waar je hem aanmaakt: DocuSign Connect HMAC keys are generated in DocuSign (Settings > Connect > HMAC Keys): create a new key there and paste it in "Webhook Secret". De sleutel wordt in DocuSign gegenereerd, onder Settings > Connect > HMAC Keys, en in Webhook Secret geplakt.

Op een ander moment kan de module vragen om Register the webhook first. Registreer de webhook en herhaal de actie. En komt er een webhook binnen waarvan de inhoud geen geldige JSON is, dan weigert de module hem met Invalid webhook JSON payload; controleer bij de provider hoe die webhook is ingesteld.

Pau bereidt de aanvraag voor

Pau maakt een aanvraag voor een dienstverleningscontract. Als hij die zonder ondertekenaars opslaat, krijgt hij At least one signer is required. en zonder document At least one document attachment is required. Hij voegt de ondertekenaar toe en hangt het contract eraan.

Het contract is een Word-bestand en de aanvraag loopt via Yousign: Yousign signs PDF documents: %s is not a PDF. Yousign ondertekent pdf-documenten, dus Pau zet het om en voegt het opnieuw toe.

Daarna kiest hij een niveau dat die provider niet toestaat: Level %(level)s is not allowed on provider %(provider)s. Hij past het niveau of de provider aan. Voor de klant die QES wil, verschijnt QES is not available on %s: run "Test QES Capability" on the provider. Laura voert Test QES Capability uit op de provider.

Het versturen en wat daarna komt

Pau klikt op Send. Dit zijn de meldingen in deze fase:

• Only draft requests can be sent. Alleen aanvragen in concept kun je versturen.
• DocuSign answered without an envelopeId. en Yousign answered without a signature request id. Het antwoord van de provider bevatte geen id van de envelop of van de ondertekeningsaanvraag. Kijk in het account van de provider wat er met die verzending is gebeurd voordat je het opnieuw probeert.
• The level and the provider of a signature request are fixed once it is sent. Niveau en provider liggen vast zodra je verstuurt: kies ze voordat je op Send klikt.
• Only Send links a signature request to an envelope of the provider. Alleen Send legt de koppeling met de envelop van de provider.
• A signature request starts as a draft: only the provider moves its state. en Only the provider and the buttons of the request move its state. De status pas je niet handmatig aan: de provider en de knoppen van de aanvraag bepalen die.

Een paar dagen later wil Pau een herinnering sturen. Is de aanvraag niet actief: Only active requests can be reminded. Hebben alle ondertekenaars al getekend of geweigerd: Every signer has already signed or declined. Met Yousign kan Yousign signer ids are unknown for: %s verschijnen, met de ondertekenaars van wie de module het Yousign-id niet kent; controleer die aanvraag in Yousign. En is de aanvraag al gesloten: %s is already closed.

Een klant weigert het contract en Pau wil het opnieuw sturen met een andere versie. Klonen kan alleen bij verlopen of geweigerde aanvragen: Only expired or declined requests can be cloned.

Het bewijs en het auditlog

Zoekt Pau het bewijs te vroeg op, dan antwoordt de module Evidence exists once %s is completed. Het bewijs bestaat zodra de aanvraag is afgerond.

Eenmaal afgerond kun je het bewijs niet meer bewerken: Completed signature evidence cannot be modified. Verwijderen is aan de managers en laat een spoor achter: Only Sign Bridge Managers can delete completed evidence, and deletion is audited.

Auditgebeurtenissen laten alleen nieuwe records toe. Probeert iemand ze te wijzigen, dan is de melding Audit events are append-only.

Wat je leert van de casus van Marlet

• Lees de hele melding: veel ervan noemen de knop (Test Connection, Test QES Capability) of het veld (Webhook Secret) waarmee je de blokkade oplost.
• Verdeel de rollen goed: provider, status van de bridge, KPI's en het verwijderen van bewijs zijn taken voor managers van Signature Bridge.
• Controleer vóór Send de ondertekenaar, de bijlage, pdf bij Yousign, een toegestaan niveau en een bevestigde DPA.
• Na het versturen liggen niveau en provider vast en bepalen de provider en de knoppen de status.
• Afgerond bewijs en auditgebeurtenissen worden niet bewerkt.

Ben je midden in de implementatie, dan behandelt de handleiding voor instellingen en de eerste week de velden die je moet invullen.

Hoe FlexigoTech je helpt

FlexigoTech implementeert Odoo 17, 18, 19 en 20 en ontwikkelt connectoren en integraties op maat, ook rond elektronisch ondertekenen. De module staat in Odoo Apps voor 17, 18, 19 en 20 en kost € 9 per Odoo-versie, eenmalige betaling, excl. btw. Je vindt de details op de modulepagina en in de vermelding in Odoo Apps; wil je begrijpen wat elk record intern doorloopt, lees dan hoe de module werkt.

Lees verder