Fehler und Hinweise von DocuSign / Yousign Bridge in Odoo: ein Fall von Anfang bis Ende

Ein erfundener Fall, um die Meldungen durchzugehen

Beispiel Fiktiver Fall: Firma und Zahlen sind erfunden, um den Ablauf zu zeigen.

Gestoría Marlet ist eine erfundene Steuerberatung, die ihre Dienstleistungsverträge aus Odoo heraus unterzeichnen lassen möchte: im Alltag mit Yousign und mit DocuSign für einen Kunden, der das verlangt. Laura, Leiterin der Verwaltung, ist Managerin von Signature Bridge; Pau aus ihrem Team bereitet die Anfragen vor. In ihrem Unternehmen gilt die EU-only-Richtlinie, die das Modul prüft. Wir verfolgen, was ihnen passiert und welche Meldung an jeder Stelle erscheint. Die Texte stehen so da, wie das Modul sie anzeigt, auf Englisch.

Wenn Pau etwas anfasst, das Managern vorbehalten ist

Pau öffnet das Formular des DocuSign-Anbieters, um eine Einstellung zu ändern, und erhält Only a Signature Bridge manager can do this on a provider. Das ist kein Fehler: Diese Aktion ist den Managern von Signature Bridge vorbehalten, also übernimmt Laura sie.

Beim Status der Bridge ist es genauso: Only Signature Bridge managers can read its health. Und bei den Kennzahlen: Only Signature Bridge managers can refresh the KPIs. Braucht jemand im Team diese Aufgaben, bekommt er die Manager-Rolle; sonst erledigt sie, wer sie bereits hat.

Ist der Anbietertyp keiner, den das Modul unterstützt, lautet die Meldung Unsupported provider type: %s, mit dem Typ an der Stelle von %s.

Das DocuSign-Konto: Region, Signaturanbieter und DPA

Pau versucht, die erste Anfrage über DocuSign zu senden, und das Modul stoppt sie mit EU-only policy: the data center of %s is not known yet. Run "Test Connection" on the provider so DocuSign reports the region of the account. Die Meldung sagt selbst, was zu tun ist: Laura führt Test Connection beim Anbieter aus, damit DocuSign die Region des Kontos meldet.

Liegt die gemeldete Region außerhalb der EU, lautet die Meldung EU-only policy: the %(provider)s account is hosted in region "%(region)s", outside the EU. Mit der EU-only-Richtlinie lässt das Modul mit diesem Konto nicht weiterarbeiten: Klären Sie mit dem Anbieter, in welcher Region das Konto gehostet wird.

Eine weitere Sperre im Formular: Choose the DocuSign %s signature provider of the account on the provider form (Test Connection lists them). Laura wählt im Anbieterformular den DocuSign-Signaturanbieter ihres Kontos; Test Connection zeigt ihr, welche es gibt.

Vor dem Senden im Produktivbetrieb erscheint Confirm the Data Processing Agreement with %s before sending in production. Das Modul verlangt, die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit diesem Anbieter zu bestätigen, und sendet im Produktivbetrieb nicht, solange sie nicht bestätigt ist.

Webhooks und der HMAC-Schlüssel von DocuSign

Bei DocuSign sieht Laura unter anderem die Meldung DocuSign webhooks are declared on every envelope (eventNotification); paste the Connect HMAC key in "Webhook Secret". Das heißt: Bei DocuSign werden die Webhooks in jedem Umschlag deklariert, und sie muss den HMAC-Schlüssel von Connect in das Feld Webhook Secret einfügen.

Die zweite Meldung zum Schlüssel erklärt, wo er erstellt wird: DocuSign Connect HMAC keys are generated in DocuSign (Settings > Connect > HMAC Keys): create a new key there and paste it in "Webhook Secret". Der Schlüssel wird in DocuSign unter Settings > Connect > HMAC Keys erzeugt und in Webhook Secret eingefügt.

An anderer Stelle kann das Modul Register the webhook first. verlangen. Registrieren Sie den Webhook und wiederholen Sie die Aktion. Kommt ein Webhook an, dessen Inhalt kein gültiges JSON ist, lehnt das Modul ihn mit Invalid webhook JSON payload ab; prüfen Sie beim Anbieter, wie dieser Webhook konfiguriert ist.

Pau bereitet die Anfrage vor

Pau legt eine Anfrage für einen Dienstleistungsvertrag an. Beim Speichern ohne Unterzeichner erscheint At least one signer is required. und ohne Dokument At least one document attachment is required. Er fügt den Unterzeichner hinzu und hängt den Vertrag an.

Der Vertrag liegt als Word-Datei vor und die Anfrage läuft über Yousign: Yousign signs PDF documents: %s is not a PDF. Yousign signiert PDF-Dokumente, also wandelt Pau die Datei um und hängt sie erneut an.

Dann wählt er eine Stufe, die für diesen Anbieter nicht zulässig ist: Level %(level)s is not allowed on provider %(provider)s. Er ändert die Stufe oder den Anbieter. Für den Kunden, der QES verlangt, erscheint QES is not available on %s: run "Test QES Capability" on the provider. Laura führt Test QES Capability beim Anbieter aus.

Das Senden und was danach kommt

Pau klickt auf Send. Das sind die Meldungen in diesem Abschnitt:

• Only draft requests can be sent. Nur Anfragen im Entwurf werden gesendet.
• DocuSign answered without an envelopeId. und Yousign answered without a signature request id. Die Antwort des Anbieters enthielt keine Kennung des Umschlags bzw. der Signaturanfrage. Sehen Sie im Konto des Anbieters nach, was mit diesem Versand passiert ist, bevor Sie ihn wiederholen.
• The level and the provider of a signature request are fixed once it is sent. Stufe und Anbieter stehen nach dem Senden fest: Legen Sie sie vor dem Klick auf Send fest.
• Only Send links a signature request to an envelope of the provider. Die Verknüpfung mit dem Umschlag des Anbieters erstellt nur Send.
• A signature request starts as a draft: only the provider moves its state. und Only the provider and the buttons of the request move its state. Der Status wird nicht von Hand geändert: Ihn ändern der Anbieter und die Schaltflächen der Anfrage.

Einige Tage später möchte Pau an die Unterschrift erinnern. Ist die Anfrage nicht aktiv: Only active requests can be reminded. Haben alle Unterzeichner bereits unterschrieben oder abgelehnt: Every signer has already signed or declined. Bei Yousign kann Yousign signer ids are unknown for: %s erscheinen; die Meldung nennt die Unterzeichner, deren Yousign-Kennung das Modul nicht kennt. Prüfen Sie diese Anfrage in Yousign. Und ist die Anfrage bereits geschlossen: %s is already closed.

Ein Kunde lehnt den Vertrag ab und Pau möchte ihn mit einer neuen Fassung wiederholen. Klonen geht nur bei abgelaufenen oder abgelehnten Anfragen: Only expired or declined requests can be cloned.

Der Nachweis und das Audit-Protokoll

Sucht Pau den Nachweis zu früh, antwortet das Modul mit Evidence exists once %s is completed. Der Nachweis existiert, sobald die Anfrage abgeschlossen ist.

Nach dem Abschluss lässt sich der Nachweis nicht mehr bearbeiten: Completed signature evidence cannot be modified. Löschen dürfen nur Manager, und es hinterlässt eine Spur: Only Sign Bridge Managers can delete completed evidence, and deletion is audited.

Bei Audit-Ereignissen lassen sich nur Einträge hinzufügen. Versucht jemand, sie zu ändern, lautet die Meldung Audit events are append-only.

Was man aus dem Fall Marlet mitnimmt

• Lesen Sie die ganze Meldung: Viele nennen die Schaltfläche (Test Connection, Test QES Capability) oder das Feld (Webhook Secret), mit dem sich die Sperre lösen lässt.
• Verteilen Sie die Rollen sorgfältig: Anbieter, Status der Bridge, KPIs und das Löschen von Nachweisen sind Sache der Manager von Signature Bridge.
• Prüfen Sie vor Send Unterzeichner, Anhang, PDF bei Yousign, zulässige Stufe und bestätigtes DPA.
• Nach dem Senden stehen Stufe und Anbieter fest, und den Status ändern der Anbieter und die Schaltflächen.
• Abgeschlossene Nachweise und Audit-Ereignisse werden nicht bearbeitet.

Wenn Sie gerade mitten in der Einrichtung stecken, behandelt der Leitfaden zu Einstellungen und erster Woche die Felder, die auszufüllen sind.

Wie FlexigoTech Sie unterstützt

FlexigoTech führt Odoo 17, 18, 19 und 20 ein und entwickelt individuelle Konnektoren und Integrationen, auch rund um die elektronische Signatur. Das Modul ist in Odoo Apps für 17, 18, 19 und 20 veröffentlicht und kostet 9 € pro Odoo-Version, einmalige Zahlung, zzgl. MwSt. Die Details finden Sie auf der Modulseite und im Eintrag in Odoo Apps; was jeder Datensatz intern durchläuft, erfahren Sie unter So funktioniert das Modul.

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