GoCardless bank_account_closed: AC04 en MD07, de rekening bestaat niet meer

Wat GoCardless zegt

De oorzaak is in alle vier de rijen gelijk, bank_account_closed; de code maakt het verschil in de reden. Let op de derde: naast het mandaat annuleert GoCardless ook de openstaande betalingen van dat mandaat, die bij jou terechtkomen als geannuleerde betalingen met dezelfde oorzaak.

Twee gebeurtenissen voor hetzelfde feit

Een gesloten rekening komt twee keer in Odoo aan: bij de betaling die mislukt en bij het mandaat dat wordt geannuleerd. De connector verwerkt beide: de eerste die binnenkomt archiveert het mandaat en geeft een melding, de tweede vindt het al gearchiveerd en herhaalt de melding niet. Als er één via de webhook niet aankomt, haalt de taak die elk uur de gemiste gebeurtenissen bij GoCardless opvraagt die alsnog op, tot 100 per ronde.

Wat de connector doet

1. Zet de transactie op fout met "GoCardless could not collect this payment (bank_account_closed)." en bewaart de oorzaak.
2. Als de factuur met die incasso al betaald was, annuleert hij de betaling in Odoo en staat de factuur weer open.
3. Archiveert hij de betaalmethode van de klant: bank_account_closed is een van de vier oorzaken waarbij de connector het mandaat als dood beschouwt, samen met mandate_cancelled, mandate_expired en authorisation_disputed.
4. Schrijft hij dit in de klantkaart: "The GoCardless direct debit mandate of … is no longer usable (bank_account_closed). No further collection can be taken against it. Ask the customer to set up a new mandate."
5. Maakt hij een activiteit "GoCardless mandate lost" aan, zodat iemand dit oppakt vóór de volgende factuur.

Het gearchiveerde mandaat blijft in Odoo staan als historie, maar wordt niet meer aangeboden om mee te incasseren. De transactie open je vanaf de factuur, met de knop "Betalingstransactie" bovenaan; het menu met transacties verschijnt alleen in de ontwikkelaarsmodus, en in Odoo 20 bestaat het niet.

Deze drie teksten schrijft de connector zelf bij het verwerken van de gebeurtenis, zonder dat er iemand bij is. De connector is niet in het Nederlands vertaald: deze teksten verschijnen altijd in het Engels, ook in een Nederlandstalige Odoo, of een gebruiker of een geplande actie ze nu start: "GoCardless could not collect this payment (bank_account_closed).", "The GoCardless direct debit mandate of … is no longer usable (bank_account_closed). No further collection can be taken against it. Ask the customer to set up a new mandate." en "GoCardless mandate lost".

Hoe je AC04 van MD07 onderscheidt

Vanuit Odoo zie je dat niet. De oorzaak is dezelfde, de connector bewaart de oorzaak en niet de SEPA-code, en de klantnotitie en de activiteit zeggen in beide gevallen hetzelfde. De code zie je bij GoCardless. Volgens hun helpcentrum staat de reden van elke mislukking in de tijdlijn van de betaling, in het Dashboard ("You are able to view the reason for a payment failure in the status timeline of the payment in your GoCardless dashboard."). In de geavanceerde modus staat de exacte code ook in de gebeurtenis (details.reason_code), en het Dashboard bewaart de verzendingen van de laatste 3 maanden onder Developers > Webhooks, met hun inhoud.

Als de code MD07 is

MD07 is geen technisch probleem. De rekeninghouder is overleden en het mandaat wordt geannuleerd. De openstaande facturen van deze klant worden niet via incasso geïnd, en hoe je die alsnog opeist, is een zaak voor je accountant, niet voor de connector. Verstandig is de geplande incasso's en abonnementen van die klant in Odoo na te lopen, zodat er geen nieuwe worden aangemaakt. De notitie van Odoo vraagt ook in dit geval om een nieuw mandaat, omdat die alleen de oorzaak kent: bij MD07 vraag je er geen.

Wat te doen bij AC04

• Neem contact op met de klant: die heeft een nieuwe rekening, of krijgt die, en moet daarmee een mandaat ondertekenen.
• Zodra die tekent, is het nieuwe mandaat een andere betaalmethode in Odoo; het oude blijft gearchiveerd.
• Incasseer de openstaande facturen met het nieuwe mandaat.

Met onze connector

De GoCardless-connector voor Odoo 17, 18, 19 en 20 doet bij bank_account_closed wat een oplettend mens zou doen: hij zet de incasso op mislukt, opent de factuur weer, haalt het dode mandaat weg zodat niemand het nog gebruikt, en laat een melding met de oorzaak achter op de klantkaart.

Lees verder