Firma elettronica in Odoo: come scegliere il provider in base al livello eIDAS, al volume e al paese del firmatario

La scelta del provider di firma elettronica per Odoo dipende da tre domande, non dal marchio: quale livello eIDAS richiede il documento, quanti documenti firmi all'anno e in quale paese si trova chi firma. Se la risposta è «semplice, pochi e il paese non conta», basta Odoo Sign. Se ti serve una firma qualificata, un metodo di identificazione di un paese specifico o un volume che rende conveniente pagare a firma, entra uno dei tre provider per cui abbiamo sviluppato un connettore: e-Signature.eu, Scrive o Signaturit. Cos'è eIDAS lo trovi in firma elettronica eIDAS in Odoo.

Odoo Sign nativo: che livello offre e dove basta

La documentazione di Odoo lo dice senza giri di parole: dei tre tipi che distingue eIDAS, «Odoo genera il primo, firme elettroniche semplici». Sign è un modulo Enterprise, non è tra gli addon di Community, e fa bene il suo lavoro: il firmatario traccia la firma o accetta con un clic e il documento resta nel chatter con un certificato di completamento (hash per firmatario, marca temporale e IP). Come identificazione aggiuntiva offre codice via SMS, itsme® (UE, Regno Unito, Islanda e Norvegia) e Aadhaar in India; tutte e tre consumano crediti di acquisto in-app e, senza credito, l'identificazione viene saltata.

Basta per ciò che si firma tra parti che non contesteranno la paternità: ricevute di ritorno, autorizzazioni interne, allegati, accettazioni di clienti abituali. Non basta quando qualcuno richiede per iscritto una firma avanzata o qualificata, quando il firmatario ha bisogno di uno schema di identità nazionale che Sign non include, o quando il provider è già stato scelto dalla capogruppo.

I quattro a confronto

«Paesi forti» sono quelli in cui il metodo di identificazione è quello che le persone hanno già installato. Nessuna cifra di prezzo: le stabilisce ciascun provider.

Per tipo di documento

• Preventivo e ordine di vendita. È ciò che si firma di più e ciò che richiede meno livello: Odoo Sign o il livello semplice di qualsiasi provider. Portarlo fuori ha una ragione operativa, non legale: far arrivare da solo allo stato dell'ordine «firmato».
• Contratto con controparte esterna. Identità verificata (AES) e, se il contenzioso è realistico o la controparte lo richiede, QES. L'errore costoso è impostare la QES per default e far perdere alla controparte giorni per registrarsi a un'identità digitale che non aveva.
• Contratto di lavoro e HR. Nasce in HR (hr.version in Odoo 19, hr.contract in 18 e 17); tutti e tre i connettori hanno un ponte con HR e di solito basta il livello semplice o avanzato. Ciò che conta è che il contratto firmato e la sua evidenza tornino nel fascicolo.
• Settore regolamentato e pubblica amministrazione. Quando la norma dice «qualificata» non c'è livello da scegliere: è QES o la pratica non viene accettata, come nel Guichet unique francese per modifiche e cessazioni di impresa. Ciò che si sceglie è il metodo: con e-Signature.eu, itsme® o Evrotrust; in Scrive, le QES di BankID norvegese, Smart-ID, Verimi o le proprie.

Il flusso dentro Odoo cambia in base al provider

I tre connettori partono da un pulsante sul record di Odoo e finiscono con il PDF firmato allegato a quel record; cambia ciò che sta in mezzo, perché ogni API racconta lo stato a modo suo e nessuna delle tre firma il proprio avviso di cambiamento: tutti e tre lo trattano come un campanello e interrogano di nuovo l'API prima di toccare qualsiasi cosa. e-Signature.eu gestisce sei stati nella richiesta (bozza, inviata, firmata, fermata, annullata, errore) e sette nel documento di origine, contando «non inviato»; deduplica l'avviso tramite l'hash del corpo e ha un cron orario di recupero. Alla chiusura restano PDF firmato, audit trail del provider e relazione probatoria propria. Passo dopo passo, in firma eIDAS in Odoo con e-Signature.eu.

Scrive distingue dieci stati (bozza, preparazione, in attesa di avvio, in sospeso, firmato, annullato, scaduto, rifiutato, errore e salvato come modello); le modifiche arrivano tramite callback, autenticato con un token proprio di ogni account nell'URL, e tramite un cron orario. La sua particolarità: il PDF viene sigillato due volte e il connettore aggiorna lo stesso allegato per non lasciare due contratti sullo stesso ordine. Lo trovi in Scrive e Odoo e, con gli endpoint, nella sua versione tecnica in inglese.

Nemmeno Signaturit firma i propri eventi: il connettore li autentica con un token proprio di ogni account nell'URL e, se attivato, verificando l'IP di origine; poi deduplica e interroga di nuovo l'API. La richiesta passa per otto stati e il documento di origine ne mostra sette; rifiutato, scaduto ed errore pianificano un'attività per chi ha creato la richiesta. I dettagli, in Signaturit in Odoo.

Cambiare provider senza cambiare Odoo

I provider si cambiano: scade il contratto, compare un'esigenza di QES che quello attuale non copre. Ciò che non dovrebbe cambiare è quello che Odoo sa di ogni documento. Quattro cose devono restare stabili perché il cambio sia un modulo nuovo e non una migrazione:

• Il collegamento tra la richiesta e il record di origine: modello e identificativo.
• Un campo di stato nell'origine con vocabolario comune: non inviato, in sospeso, firmato, rifiutato, scaduto, annullato, errore.
• Il PDF firmato e la sua evidenza come allegati del record di origine, con il nome del documento e non con l'identificativo del provider.
• Una nota nel chatter per ogni cambio di stato.

Così ciò che è stato firmato prima resta ricercabile e le automazioni non si accorgono del cambio. Le richieste in corso non si migrano: si concludono con il vecchio provider o si reinviano con il nuovo. È il criterio di qualsiasi connettore di Odoo per il software di un partner.

Checklist decisionale

1. Chi potrebbe richiederti per iscritto un livello preciso per ciascun documento? Se nessuno, è SES e Odoo Sign va bene.
2. Guarda il paese dei firmatari, non il tuo: il metodo che hanno già installato conta più del logo.
3. Dividi il canone annuale per il prezzo a firma: è il punto in cui conviene ciascun modello.
4. Verifica che il piano includa l'API. Senza token non c'è connettore.
5. Pretendi che il PDF firmato e l'evidenza tornino al record di Odoo di origine.
6. Chiedi cosa succede quando il webhook non arriva. Senza un'azione pianificata che interroghi di nuovo, non c'è integrazione.
7. Se il provider è già stato scelto dal gruppo, integra quello che c'è e lascia gli usi interni a Odoo Sign. Tutti e tre sono in partner tecnologici e di Odoo e in soluzioni.

Domande frequenti

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