Podpis elektroniczny w Odoo: jak wybrać dostawcę według poziomu eIDAS, wolumenu i kraju podpisującego

O wyborze dostawcy podpisu elektronicznego dla Odoo decydują trzy pytania, a nie marka: jakiego poziomu eIDAS wymaga dokument, ile dokumentów podpisujesz rocznie i w jakim kraju przebywa podpisujący. Jeśli odpowiedź brzmi „prosty, niewiele i kraj nie ma znaczenia”, wystarczy Odoo Sign. Jeśli potrzebujesz podpisu kwalifikowanego, metody identyfikacji z konkretnego kraju lub wolumenu, przy którym opłaca się płacić za podpis, wchodzi jeden z trzech dostawców, dla których zbudowaliśmy konektor: e-Signature.eu, Scrive lub Signaturit. Czym jest eIDAS, opisujemy w podpis elektroniczny eIDAS w Odoo.

Natywne Odoo Sign: jaki poziom daje i gdzie wystarcza

Dokumentacja Odoo mówi to wprost: z trzech typów podpisu rozróżnianych przez eIDAS „Odoo generuje pierwszy, proste podpisy elektroniczne”. Sign to moduł Enterprise, nie ma go w addonach Community, i swoje robi dobrze: podpisujący rysuje podpis lub akceptuje jednym kliknięciem, a dokument trafia do chattera wraz z certyfikatem zakończenia (hash dla każdego podpisującego, znacznik czasu i IP). Jako dodatkową identyfikację oferuje kod SMS, itsme® (UE, Wielka Brytania, Islandia i Norwegia) oraz Aadhaar w Indiach; wszystkie trzy zużywają kredyty zakupów w aplikacji, a bez kredytu identyfikacja jest pomijana.

Wystarcza tam, gdzie strony nie będą kwestionować autorstwa: potwierdzenia odbioru, wewnętrzne zgody, aneksy, akceptacje stałych klientów. Nie wystarcza, gdy ktoś na piśmie wymaga podpisu zaawansowanego lub kwalifikowanego, gdy podpisujący potrzebuje krajowego schematu tożsamości, którego Sign nie ma, albo gdy dostawcę wybrała już spółka matka grupy.

Cała czwórka obok siebie

„Mocne kraje” to te, w których metoda identyfikacji jest tą, którą ludzie już mają zainstalowaną. Bez kwot cen: ustala je każdy dostawca.

Według typu dokumentu

• Oferta i zamówienie sprzedaży. Najczęściej podpisywane i wymagające najniższego poziomu: Odoo Sign lub prosty poziom dowolnego dostawcy. Wyniesienie tego na zewnątrz ma powód operacyjny, a nie prawny: aby status „podpisany” sam trafiał do zamówienia.
• Umowa z zewnętrzną stroną. Zweryfikowana tożsamość (AES) i, jeśli spór jest realny lub druga strona tego wymaga, QES. Kosztowny błąd to ustawienie QES domyślnie, po czym druga strona przez kilka dni zakłada tożsamość cyfrową, której nie miała.
• Umowa o pracę i HR. Powstaje w HR (hr.version w Odoo 19, hr.contract w 18 i 17); wszystkie trzy konektory mają mostek do HR, a poziom prosty lub zaawansowany zwykle wystarcza. Ważne, by podpisana umowa i jej dowody wróciły do teczki pracownika.
• Sektor regulowany i administracja. Gdy przepis mówi „kwalifikowany”, nie ma poziomu do wyboru: to QES albo sprawa nie zostanie przyjęta, jak w francuskim Guichet unique przy zmianach i wykreśleniach firm. Wybiera się metodę: w e-Signature.eu itsme® lub Evrotrust; w Scrive QES z norweskiego BankID, Smart-ID, Verimi lub własne.

Przepływ w Odoo zmienia się zależnie od dostawcy

Wszystkie trzy konektory zaczynają się od przycisku na rekordzie Odoo i kończą podpisanym PDF dołączonym do tego rekordu; różni się to, co pomiędzy, bo każde API opisuje status po swojemu i żadne z trzech nie podpisuje swojego powiadomienia o zmianie: wszystkie traktują je jak dzwonek do drzwi i ponownie pytają API, zanim cokolwiek zmienią. e-Signature.eu obsługuje sześć statusów w prośbie (szkic, wysłana, podpisana, zatrzymana, anulowana, błąd) i siedem w dokumencie źródłowym, licząc „niewysłany”; deduplikuje powiadomienie po haszu treści i ma cogodzinny cron ratunkowy. Po zamknięciu zostają podpisany PDF, ścieżka audytu dostawcy i własny raport dowodowy. Krok po kroku w podpis eIDAS w Odoo z e-Signature.eu.

Scrive rozróżnia dziesięć statusów (szkic, przygotowanie, oczekuje na start, oczekująca, podpisana, anulowana, wygasła, odrzucona, błąd i zapisana jako szablon); zmiany docierają przez callback, uwierzytelniany tokenem własnym każdego konta w adresie URL, oraz przez cogodzinny cron. Jego osobliwość: PDF jest pieczętowany dwukrotnie, a konektor odświeża ten sam załącznik, by nie zostawić dwóch umów przy jednym zamówieniu. Opisane w Scrive i Odoo oraz, wraz z endpointami, w wersji technicznej po angielsku.

Signaturit również nie podpisuje swoich zdarzeń: konektor uwierzytelnia je tokenem własnym każdego konta w adresie URL oraz, jeśli włączone, sprawdzaniem IP źródłowego; następnie deduplikuje i ponownie pyta API. Prośba przechodzi przez osiem statusów, a dokument źródłowy pokazuje siedem; odrzucona, wygasła i błąd planują działanie dla osoby, która utworzyła prośbę. Szczegóły w Signaturit w Odoo.

Zmiana dostawcy bez zmiany Odoo

Dostawców się zmienia: kończy się umowa, pojawia się wymóg QES, którego obecny nie pokrywa. Nie powinno się zmieniać tego, co Odoo wie o każdym dokumencie. Cztery rzeczy muszą pozostać stabilne, aby zmiana oznaczała nowy moduł, a nie migrację:

• Powiązanie prośby z rekordem źródłowym: model i identyfikator.
• Pole statusu w źródle ze wspólnym słownikiem: niewysłany, oczekujący, podpisany, odrzucony, wygasły, anulowany, błąd.
• Podpisany PDF i jego dowody jako załączniki rekordu źródłowego, nazwane według dokumentu, a nie identyfikatora dostawcy.
• Notatka w chatterze przy każdej zmianie statusu.

Dzięki temu to, co podpisano wcześniej, nadal da się wyszukać, a automatyzacje nie zauważają zmiany. Próśb w toku się nie migruje: kończy się je u dotychczasowego dostawcy lub wysyła ponownie przez nowego. To kryterium każdego konektora Odoo do oprogramowania partnera.

Lista kontrolna decyzji

1. Kto mógłby wymagać na piśmie konkretnego poziomu dla każdego dokumentu? Jeśli nikt, to SES i Odoo Sign wystarczy.
2. Patrz na kraj podpisujących, a nie swój: metoda, którą już mają zainstalowaną, decyduje bardziej niż logo.
3. Podziel roczną opłatę przez cenę za podpis: to punkt, w którym opłaca się każdy model.
4. Sprawdź, czy plan obejmuje API. Bez tokenu nie ma konektora.
5. Wymagaj, aby podpisany PDF i dowody wracały do rekordu źródłowego w Odoo.
6. Zapytaj, co się dzieje, gdy webhook nie dotrze. Bez zaplanowanego zadania, które ponownie zapyta, nie ma integracji.
7. Jeśli dostawcę wybrała już grupa, zintegruj istniejącego, a dokumenty wewnętrzne zostaw w Odoo Sign. Wszyscy trzej są w partnerzy technologiczni i Odoo oraz w rozwiązania.

Najczęstsze pytania

Przydatne linki w FlexigoTech

Co robimy w tym zakresie