Elektronische handtekening in Odoo: zo kies je een provider op basis van eIDAS-niveau, volume en land van de ondertekenaar

De keuze van een provider voor elektronische handtekeningen in Odoo hangt van drie vragen af, niet van het merk: welk eIDAS-niveau het document vereist, hoeveel documenten je per jaar ondertekent en in welk land de ondertekenaar zit. Is het antwoord "eenvoudig, weinig en het land maakt niet uit", dan volstaat Odoo Sign. Heb je een gekwalificeerde handtekening nodig, een identificatiemethode van een specifiek land of een volume waarbij betalen per handtekening loont, dan komt een van de drie providers in beeld waarvoor we een connector hebben gebouwd: e-Signature.eu, Scrive of Signaturit. Wat eIDAS is, lees je in eIDAS-handtekening in Odoo.

Odoo Sign standaard: welk niveau het biedt en waar het volstaat

De documentatie van Odoo zegt het zonder omwegen: van de drie typen die eIDAS onderscheidt, "genereert Odoo het eerste, eenvoudige elektronische handtekeningen". Sign is een Enterprise-module, zit niet in de Community-addons en doet zijn werk goed: de ondertekenaar tekent zijn handtekening of accepteert met een klik, en het document komt in de chatter met een voltooiingscertificaat (hash per ondertekenaar, tijdstempel en IP). Als extra identificatie biedt het een sms-code, itsme® (EU, Verenigd Koninkrijk, IJsland en Noorwegen) en Aadhaar in India; alle drie verbruiken credits voor in-app-aankopen en zonder krediet wordt de identificatie overgeslagen.

Het volstaat voor wat wordt ondertekend tussen partijen die de herkomst niet zullen betwisten: ontvangstbevestigingen, interne machtigingen, bijlagen, aanvaardingen van vaste klanten. Het volstaat niet wanneer iemand schriftelijk een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening eist, wanneer de ondertekenaar een nationaal identiteitsschema nodig heeft dat Sign niet heeft, of wanneer het moederbedrijf van de groep de provider al heeft gekozen.

De vier naast elkaar

"Sterke landen" zijn de landen waar de identificatiemethode degene is die mensen al hebben geïnstalleerd. Zonder prijzen: die bepaalt elke provider zelf.

Per type document

• Offerte en verkooporder. Het meest ondertekend en met het laagste niveau nodig: Odoo Sign of het eenvoudige niveau van een willekeurige provider. Het buiten Odoo laten ondertekenen heeft een operationele reden, geen juridische: dat de status "ondertekend" vanzelf bij de order aankomt.
• Contract met een externe wederpartij. Geverifieerde identiteit (AES) en, als een geschil realistisch is of de wederpartij het eist, QES. De dure fout is QES als standaard instellen, waarna de wederpartij dagen nodig heeft om zich aan te melden bij een digitale identiteit die ze niet had.
• Arbeidscontract en HR. Ontstaat in HR (hr.version in Odoo 19, hr.contract in 18 en 17); alle drie de connectoren hebben een HR-brug en het eenvoudige of geavanceerde niveau volstaat meestal. Wat telt, is dat het ondertekende contract en het bewijs terugkomen in het dossier.
• Gereguleerde sector en overheid. Als de regelgeving "gekwalificeerd" zegt, valt er geen niveau te kiezen: het is QES of de procedure wordt niet aanvaard, zoals bij het Franse Guichet unique voor wijzigingen en opheffingen van bedrijven. Wat je kiest, is de methode: met e-Signature.eu itsme® of Evrotrust; bij Scrive de QES van Noorse BankID, Smart-ID, Verimi of eigen methoden.

De flow in Odoo verschilt per provider

De drie connectoren beginnen bij een knop op het Odoo-record en eindigen met de ondertekende PDF als bijlage bij dat record; wat daartussen gebeurt, verschilt, omdat elke API de status op een eigen manier meldt en geen van de drie haar wijzigingsmelding ondertekent: alle drie behandelen die als een deurbel en vragen de API opnieuw voordat ze iets aanpassen. e-Signature.eu kent zes statussen op het verzoek (concept, verzonden, ondertekend, gestopt, geannuleerd, fout) en zeven op het brondocument, inclusief "niet verzonden"; het ontdubbelt de melding via de hash van de body en heeft een uurlijkse herstel-cron. Na afsluiting blijven de ondertekende PDF, de audit trail van de provider en een eigen bewijsrapport over. Stap voor stap in eIDAS-ondertekening in Odoo met e-Signature.eu.

Scrive onderscheidt tien statussen (concept, voorbereiding, wacht op start, in behandeling, ondertekend, geannuleerd, verlopen, geweigerd, fout en opgeslagen als sjabloon); wijzigingen komen binnen via een callback, geauthenticeerd met een eigen token per account in de URL, en via een uurlijkse cron. Het bijzondere: de PDF wordt twee keer verzegeld en de connector ververst dezelfde bijlage om niet twee contracten bij dezelfde order te laten staan. Het staat in Scrive en Odoo en, met de endpoints, in de technische versie in het Engels.

Ook Signaturit ondertekent zijn gebeurtenissen niet: de connector authenticeert ze met een eigen token per account in de URL en, indien ingeschakeld, door het herkomst-IP te controleren; daarna ontdubbelt hij en vraagt hij de API opnieuw. Het verzoek doorloopt acht statussen en het brondocument toont er zeven; geweigerd, verlopen en fout plannen een activiteit in voor wie het verzoek heeft aangemaakt. De details staan in Signaturit in Odoo.

Van provider wisselen zonder van Odoo te wisselen

Providers worden gewisseld: het contract loopt af, er komt een QES-eis die de huidige niet dekt. Wat niet zou moeten veranderen, is wat Odoo van elk document weet. Vier dingen moeten stabiel blijven, zodat de wissel een nieuwe module is en geen migratie:

• De koppeling tussen het verzoek en het bronrecord: model en identificatie.
• Een statusveld op de bron met een gemeenschappelijk vocabulaire: niet verzonden, in behandeling, ondertekend, geweigerd, verlopen, geannuleerd, fout.
• De ondertekende PDF en het bewijs als bijlagen van het bronrecord, genoemd naar het document en niet naar de identificatie van de provider.
• Een notitie in de chatter bij elke statuswijziging.

Zo blijft wat eerder is ondertekend doorzoekbaar en merken de automatiseringen de wissel niet. Lopende verzoeken worden niet gemigreerd: ze worden afgerond bij de oude provider of opnieuw verzonden via de nieuwe. Dat is het uitgangspunt van elke Odoo-connector voor de software van een partner.

Beslissingschecklist

1. Wie zou per document schriftelijk een bepaald niveau van je kunnen eisen? Als niemand, is het SES en volstaat Odoo Sign.
2. Kijk naar het land van de ondertekenaars, niet naar het jouwe: de methode die zij al hebben geïnstalleerd weegt zwaarder dan het logo.
3. Deel het jaarbedrag door de prijs per handtekening: dat is het omslagpunt waarop elk model loont.
4. Controleer of het abonnement API-toegang bevat. Zonder token geen connector.
5. Eis dat de ondertekende PDF en het bewijs terugkomen in het Odoo-bronrecord.
6. Vraag wat er gebeurt als de webhook niet aankomt. Zonder een geplande actie die opnieuw navraagt, is er geen integratie.
7. Heeft de groep de provider al gekozen, integreer dan de bestaande en laat het interne werk bij Odoo Sign. Alle drie staan bij technologie- en Odoo-partners en onder oplossingen.

Veelgestelde vragen

Nuttige links binnen FlexigoTech

Wat wij hierbij doen