Elektronische Signatur in Odoo: So wählen Sie den Anbieter nach eIDAS-Niveau, Volumen und Land des Unterzeichners

Die Wahl des Anbieters für die elektronische Signatur in Odoo bestimmen drei Fragen, nicht die Marke: Welches eIDAS-Niveau verlangt das Dokument, wie viele Dokumente unterschreiben Sie pro Jahr und in welchem Land sitzt der Unterzeichner? Lautet die Antwort «einfach, wenige, Land egal», genügt Odoo Sign. Brauchen Sie eine qualifizierte Signatur, eine Identifikationsmethode eines bestimmten Landes oder ein Volumen, bei dem sich die Zahlung pro Signatur lohnt, kommt einer der drei Anbieter infrage, für die wir einen Konnektor gebaut haben: e-Signature.eu, Scrive oder Signaturit. Was eIDAS ist, steht unter eIDAS-Signatur in Odoo.

Natives Odoo Sign: welches Niveau es bietet und wo es genügt

Die Odoo-Dokumentation sagt es unmissverständlich: Von den drei Arten, die eIDAS unterscheidet, erzeugt «Odoo die erste, einfache elektronische Signaturen». Sign ist ein Enterprise-Modul, nicht in den Community-Addons enthalten, und macht seine Sache gut: Der Unterzeichner zeichnet seine Unterschrift oder stimmt mit einem Klick zu, und das Dokument landet mit einem Abschlusszertifikat (Hash pro Unterzeichner, Zeitstempel und IP) im Chatter. Als zusätzliche Identifikation gibt es SMS-Code, itsme® (EU, Vereinigtes Königreich, Island und Norwegen) und Aadhaar in Indien; alle drei verbrauchen In-App-Purchase-Guthaben, und ohne Guthaben entfällt die Identifikation.

Es genügt für Dokumente zwischen Parteien, die die Urheberschaft nicht anzweifeln: Empfangsbestätigungen, interne Genehmigungen, Anlagen, Zusagen von Stammkunden. Es genügt nicht, wenn jemand schriftlich eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur verlangt, wenn der Unterzeichner ein nationales Identitätsverfahren braucht, das Sign nicht mitbringt, oder wenn die Konzernmutter den Anbieter schon festgelegt hat.

Die vier im direkten Vergleich

«Starke Länder» sind dort, wo die Identifikationsmethode die ist, die die Menschen ohnehin schon installiert haben. Ohne Preisangaben: Die legt jeder Anbieter selbst fest.

Nach Dokumenttyp

• Angebot und Verkaufsauftrag. Das meistunterschriebene Dokument und das mit dem niedrigsten Niveau: Odoo Sign oder die einfache Stufe jedes Anbieters. Es auszulagern hat einen betrieblichen, keinen rechtlichen Grund: dass der Status «unterschrieben» von selbst im Auftrag ankommt.
• Vertrag mit externer Gegenpartei. Verifizierte Identität (AES) und, wenn ein Rechtsstreit realistisch ist oder die Gegenpartei es verlangt, QES. Der teure Fehler ist, QES als Standard zu setzen und dann Tage zu warten, bis die Gegenpartei eine digitale Identität eingerichtet hat, die sie nicht besaß.
• Arbeitsvertrag und Personalwesen. Entsteht im Personalwesen (hr.version in Odoo 19, hr.contract in 18 und 17); alle drei Konnektoren haben eine Personalwesen-Brücke, und das einfache oder fortgeschrittene Niveau genügt meist. Entscheidend ist, dass der unterzeichnete Vertrag und sein Nachweis in die Personalakte zurückkommen.
• Regulierte Branchen und Behörden. Wenn die Vorschrift «qualifiziert» sagt, gibt es kein Niveau zu wählen: Es ist QES, sonst wird der Vorgang nicht angenommen, wie beim französischen Guichet unique für Änderungen und Löschungen von Unternehmen. Gewählt wird die Methode: bei e-Signature.eu itsme® oder Evrotrust; bei Scrive die QES von norwegischer BankID, Smart-ID, Verimi oder die eigenen.

Der Ablauf in Odoo ändert sich je nach Anbieter

Alle drei Konnektoren beginnen mit einer Schaltfläche am Odoo-Datensatz und enden mit dem signierten PDF, das an diesen Datensatz angehängt ist; dazwischen unterscheiden sie sich, weil jede API den Status auf ihre Weise meldet und keine der drei ihre Änderungsmeldung signiert: Alle drei behandeln sie wie eine Türklingel und fragen die API erneut ab, bevor sie etwas ändern. e-Signature.eu kennt sechs Status in der Anfrage (Entwurf, gesendet, unterzeichnet, gestoppt, storniert, Fehler) und sieben im Ursprungsdokument, «nicht gesendet» mitgezählt; es entdoppelt die Meldung über den Hash des Inhalts und hat einen stündlichen Rettungs-Cron. Nach Abschluss liegen das signierte PDF, der Audit-Trail des Anbieters und ein eigener Nachweisbericht vor. Schritt für Schritt unter eIDAS-Signatur in Odoo mit e-Signature.eu.

Scrive unterscheidet zehn Status (Entwurf, Vorbereitung, Start ausstehend, ausstehend, unterzeichnet, storniert, abgelaufen, abgelehnt, Fehler und als Vorlage gespeichert); Änderungen kommen per Callback, authentifiziert mit einem kontoeigenen Token in der URL, und über einen stündlichen Cron. Die Besonderheit: Das PDF wird zweimal versiegelt, und der Konnektor aktualisiert denselben Anhang, damit nicht zwei Verträge am selben Auftrag hängen. Mehr dazu unter Scrive und Odoo und, mit den Endpoints, in der technischen Version auf Englisch.

Auch Signaturit signiert seine Ereignisse nicht: Der Konnektor authentifiziert sie mit einem kontoeigenen Token in der URL und, falls aktiviert, durch Prüfung der Herkunfts-IP; danach entdoppelt er und fragt die API erneut ab. Die Anfrage durchläuft acht Status, das Ursprungsdokument zeigt sieben; abgelehnt, abgelaufen und Fehler planen eine Aktivität für den Ersteller der Anfrage. Die Details stehen unter Signaturit in Odoo.

Den Anbieter wechseln, ohne Odoo zu wechseln

Anbieter werden gewechselt: Der Vertrag läuft aus, es taucht eine QES-Anforderung auf, die der aktuelle nicht abdeckt. Was sich nicht ändern sollte, ist das, was Odoo über jedes Dokument weiß. Vier Dinge müssen stabil bleiben, damit der Wechsel ein neues Modul ist und keine Migration:

• Die Verknüpfung zwischen Anfrage und Ursprungsdatensatz: Modell und Kennung.
• Ein Statusfeld am Ursprung mit gemeinsamem Vokabular: nicht gesendet, ausstehend, unterzeichnet, abgelehnt, abgelaufen, storniert, Fehler.
• Das signierte PDF und sein Nachweis als Anhänge des Ursprungsdatensatzes, benannt nach dem Dokument und nicht nach der Kennung des Anbieters.
• Eine Chatter-Notiz bei jeder Statusänderung.

Damit bleibt das früher Unterzeichnete durchsuchbar, und die Automatisierungen merken den Wechsel nicht. Laufende Anfragen werden nicht migriert: Sie werden beim alten Anbieter abgeschlossen oder mit dem neuen erneut versendet. Das ist das Kriterium jedes Odoo-Konnektors für die Software eines Partners.

Entscheidungs-Checkliste

1. Wer könnte für jedes Dokument schriftlich ein bestimmtes Niveau von Ihnen verlangen? Wenn niemand, ist es SES, und Odoo Sign genügt.
2. Schauen Sie auf das Land der Unterzeichner, nicht auf Ihres: Die Methode, die sie schon installiert haben, entscheidet mehr als das Logo.
3. Teilen Sie die Jahresgebühr durch den Preis pro Signatur: Das ist der Punkt, ab dem sich das jeweilige Modell lohnt.
4. Prüfen Sie, dass der Plan die API einschließt. Ohne Token gibt es keinen Konnektor.
5. Verlangen Sie, dass das signierte PDF und der Nachweis in den Odoo-Ursprungsdatensatz zurückkommen.
6. Fragen Sie, was passiert, wenn der Webhook nicht ankommt. Ohne eine geplante Aktion, die erneut nachfragt, gibt es keine Integration.
7. Hat der Konzern den Anbieter schon gewählt, binden Sie den vorhandenen an und lassen Internes in Odoo Sign. Alle drei finden Sie unter Technologie- und Odoo-Partner und unter Lösungen.

Häufig gestellte Fragen

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