Assinatura eletrónica eIDAS no Odoo: o que é e como funciona (SES, AES e QES)

Quando uma PME começa a assinar contratos, orçamentos ou ordens de compra a partir do Odoo, é fácil assumir que todas as assinaturas eletrónicas valem o mesmo. Não é assim. O Regulamento (UE) 910/2014, conhecido como eIDAS, define três níveis de assinatura eletrónica (simples (SES), avançada (AES) e qualificada (QES)) e só um deles tem, por lei, o mesmo efeito jurídico que uma assinatura manuscrita em toda a União Europeia. Saber qual precisa em cada documento é a diferença entre um acordo blindado e um papel que, se for impugnado, terá de ser você a defender.

O que é a assinatura eletrónica eIDAS?

eIDAS são as siglas de electronic IDentification, Authentication and trust Services. É o Regulamento (UE) n.º 910/2014, em vigor desde julho de 2016, que harmoniza a identificação eletrónica e os serviços de confiança (assinatura, selo, selo temporal, envio eletrónico certificado) em todos os Estados-Membros da UE. O seu objetivo é que um documento assinado eletronicamente em Espanha tenha o mesmo reconhecimento legal na Alemanha, em França ou na Bélgica, sem trâmites adicionais. Antes do eIDAS, cada país regulava a assinatura eletrónica por conta própria e o reconhecimento entre fronteiras era incerto.

SES, AES e QES: a diferença real (e porque importa legalmente)

Assinatura simples (SES)

Definida no artigo 3.10 do Regulamento, a SES é qualquer dado em formato eletrónico anexado ou logicamente associado a outro dado eletrónico que o signatário usa para assinar. A fasquia é baixíssima: um clique em «Aceito», um nome escrito no fim de um e-mail, uma imagem digitalizada de uma assinatura manuscrita ou uma caixa de confirmação são, tecnicamente, assinatura SES. O artigo 25.1 do eIDAS diz que não se pode negar efeito legal a uma assinatura eletrónica só por ser eletrónica, pelo que a SES é válida. Mas não goza de presunção de autenticidade: se a contraparte impugnar o documento, quem o quiser fazer valer tem de demonstrar quem assinou e que não houve manipulação, com as ferramentas de prova habituais (registos, IP, e-mail de confirmação).

Assinatura avançada (AES)

O artigo 26 do eIDAS exige quatro condições para que uma assinatura seja AES: deve estar associada de forma única ao signatário, permitir identificá-lo, ter sido criada com dados de assinatura sob o seu controlo exclusivo e estar ligada ao documento de forma que qualquer alteração posterior seja detetável. Na prática, isto consegue-se verificando a identidade do signatário (documento de identificação, biometria facial, verificação por vídeo) antes de o deixar assinar, e gerando um hash criptográfico do documento. A AES tem mais peso probatório do que a SES (há identidade verificada e evidência técnica de integridade) mas, ao contrário da QES, o Regulamento não lhe confere a presunção automática de equivalência com a assinatura manuscrita: em caso de litígio judicial, continua a ser o juiz quem avalia a prova, ainda que com muito melhor material do que numa SES.

Assinatura qualificada (QES)

A QES é, segundo o artigo 3.12, uma AES criada por um dispositivo qualificado de criação de assinaturas (QSCD) e baseada num certificado qualificado emitido por um prestador de serviços de confiança qualificado (QTSP), inscrito na lista de confiança do seu país. É a única categoria à qual o artigo 25.2 do eIDAS confere expressamente «o efeito jurídico equivalente ao de uma assinatura manuscrita» em toda a UE. Na prática, isto inverte o ónus da prova a favor de quem a utiliza: se for impugnada, quem nega ter assinado é quem tem de o provar, e não o contrário. É o nível que os departamentos jurídicos e as seguradoras pedem por defeito quando o contrato tem um valor económico elevado ou um risco legal real.

Tabela resumo: SES vs AES vs QES

O que faz (e o que não faz) o Odoo Sign, a assinatura nativa

O Odoo Sign, a aplicação de assinatura incluída de origem no Odoo, permite enviar um documento para que o destinatário o assine desenhando o traço com o rato ou o dedo, escrevendo o seu nome, ou simplesmente aceitando com um clique, e fica arquivado no chatter do registo. É rápido, gratuito e perfeitamente válido como SES: cumpre o artigo 25.1 do eIDAS. O que não faz é verificar a identidade do signatário contra um documento oficial nem emitir um certificado qualificado, pelo que não pode produzir AES nem QES por si só. Para avisos de receção, condições internas ou documentos de baixo risco, é suficiente. Para um contrato de distribuição, um acordo de colaboração com um valor relevante por trás, ou qualquer documento em que a contraparte possa impugnar a autoria, não é.

A maioria dos conectores de assinatura para Odoo também fica em SES

O mesmo limite repete-se em grande parte dos conectores de assinatura que existem para Odoo: envolvem uma integração com um fornecedor externo, mas o nível real de assinatura que entregam continua a ser SES (clique para assinar) ou, com sorte, uma AES básica com verificação por e-mail ou SMS. Emitir uma QES a sério requer algo que a maioria dos conectores não traz integrado: acesso direto a um prestador de serviços de confiança qualificado (QTSP) inscrito na Trusted List da UE, com os métodos de identificação que esse QTSP exige para emitir o certificado qualificado. Sem isso, por muito bonita que seja a integração, o teto legal continua a ser o mesmo do Odoo Sign nativo.

O conector real da FlexigoTech com e-Signature.eu: QES real dentro do Odoo

A FlexigoTech construiu, em conjunto com a equipa da e-Signature.eu (VisitOnWeb SRL, Bélgica (Bruno Biemans e Dimitri), um conector real para Odoo 17, 18 e 19 que permite enviar qualquer documento do ERP)orçamento, contrato, fatura, ordem de compra: para assinatura eIDAS escolhendo o nível exato de que precisa: SES, AES ou QES, sem sair do Odoo. O signatário identifica-se com o método que corresponde a cada nível e país: itsme® ou Evrotrust para QES, verificação por vídeo com Veriff para AES, ou código OTP por SMS para SES.

O conector está publicado na App Store de Odoo por 149 € de pagamento único (Odoo 17, 18 e 19). O preço por assinatura é fixado pela e-Signature.eu consoante o nível e o método escolhidos, e paga-se por utilização, sem mensalidade: só paga as assinaturas que realmente envia.

De que precisa para ter assinatura qualificada real no Odoo

• Instalar o e-Signature.eu Connector a partir da App Store de Odoo (149 €, pagamento único, Odoo 17-19).
• Criar uma conta na e-Signature.eu (VisitOnWeb): sem subscrição, pagamento por assinatura enviada.
• Escolher o nível de assinatura (SES, AES ou QES) diretamente no próprio documento do Odoo, antes de o enviar.
• O signatário identifica-se com itsme®, Evrotrust, Veriff ou código OTP, consoante o nível escolhido.
• O documento assinado, o certificado e a evidência (selo temporal incluído) ficam arquivados automaticamente no Odoo.

Quando usar cada nível: guia prático

Na prática, a maioria das empresas não precisa de QES para tudo: usar QES para um aviso de receção interno é gastar a mais. A lógica que funciona é esta: SES para documentos de baixo risco (confirmações internas, avisos de receção, condições já negociadas por outro canal); AES para contratos comerciais padrão entre empresas em que convém ter identidade verificada mas não há um risco legal extremo; e QES para tudo o que tenha valor económico elevado, para contratos com contrapartes que exigem o máximo nível de garantia, ou para qualquer documento em que, se acabar num litígio, queira ter o ónus da prova a seu favor. Uma ressalva honesta: a QES não substitui os atos que a lei exige que sejam elevados a escritura pública perante notário (por exemplo, uma compra e venda de imóvel em Espanha); para isso continua a ser necessário notário, seja qual for o nível de assinatura eletrónica.

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