Cuando una pyme empieza a firmar contratos, presupuestos o pedidos de compra desde Odoo, es fácil asumir que toda firma electrónica vale lo mismo. No es así. El Reglamento (UE) 910/2014, conocido como eIDAS, define tres niveles de firma electrónica —simple (SES), avanzada (AES) y cualificada (QES)— y solo uno de ellos tiene, por ley, el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita en toda la Unión Europea. Saber cuál necesitas en cada documento es la diferencia entre un acuerdo blindado y un papel que, si se impugna, tendrás que defender tú.
Idea clave: SES, AES y QES no son marcas comerciales ni niveles de «seguridad» genéricos: son categorías legales definidas en los artículos 3, 25 y 26 del Reglamento eIDAS. Solo la firma cualificada (QES), emitida por un prestador de servicios de confianza cualificado (QTSP) con un dispositivo cualificado de creación de firma, tiene la presunción legal de equivalencia con la firma manuscrita en los 27 países de la UE.
¿Qué es la firma electrónica eIDAS?
eIDAS son las siglas de electronic IDentification, Authentication and trust Services. Es el Reglamento (UE) nº 910/2014, en vigor desde julio de 2016, que armoniza la identificación electrónica y los servicios de confianza (firma, sello, sello de tiempo, entrega electrónica certificada) en todos los estados miembros de la UE. Su objetivo es que un documento firmado electrónicamente en España tenga el mismo reconocimiento legal en Alemania, Francia o Bélgica sin trámites adicionales. Antes de eIDAS, cada país regulaba la firma electrónica por su cuenta y el reconocimiento entre fronteras era incierto.
SES, AES y QES: la diferencia real (y por qué importa legalmente)
Firma simple (SES)
Definida en el artículo 3.10 del Reglamento, la SES es cualquier dato en formato electrónico anexo o asociado lógicamente a otro dato electrónico que el firmante usa para firmar. El listón es bajísimo: un clic en «Acepto», un nombre escrito al final de un correo, una imagen escaneada de una firma manuscrita o un checkbox de confirmación son, técnicamente, firma SES. El artículo 25.1 eIDAS dice que a una firma electrónica no se le puede negar efecto legal solo por ser electrónica, así que la SES es válida. Pero no goza de presunción de autenticidad: si la contraparte impugna el documento, quien quiere hacerlo valer tiene que demostrar quién firmó y que no hubo manipulación, con las herramientas de prueba habituales (registros, IP, correo de confirmación).
Firma avanzada (AES)
El artículo 26 eIDAS exige cuatro condiciones para que una firma sea AES: debe estar vinculada de manera única al firmante, permitir identificarlo, haberse creado con datos de firma bajo su control exclusivo, y estar vinculada al documento de forma que cualquier modificación posterior sea detectable. En la práctica, esto se consigue verificando la identidad del firmante (documento de identidad, biometría facial, comprobación por vídeo) antes de dejarle firmar, y generando un hash criptográfico del documento. La AES tiene más peso probatorio que la SES —hay identidad verificada y evidencia técnica de integridad— pero, a diferencia de la QES, el Reglamento no le otorga la presunción automática de equivalencia con la firma manuscrita: en caso de disputa judicial, sigue siendo el juez quien valora la prueba, aunque con mucho mejor material que en una SES.
Firma cualificada (QES)
La QES es, según el artículo 3.12, una AES creada por un dispositivo cualificado de creación de firma (QSCD) y basada en un certificado cualificado emitido por un prestador de servicios de confianza cualificado (QTSP), inscrito en la lista de confianza de su país. Es la única categoría a la que el artículo 25.2 eIDAS otorga expresamente «el efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita» en toda la UE. En la práctica esto invierte la carga de la prueba a favor de quien la usa: si se impugna, quien niega haber firmado es quien tiene que probarlo, no al revés. Es el nivel que piden por defecto los departamentos legales y las aseguradoras cuando el contrato tiene valor económico alto o riesgo legal real.
Tabla resumen: SES vs AES vs QES
| Nivel | Identificación del firmante | Dispositivo de firma | Valor legal en disputa | Método real en el conector FlexigoTech |
|---|---|---|---|---|
| SES — simple | Mínima o ninguna (clic, checkbox, firma escaneada) | Cualquiera, sin control | Válida, pero la carga de la prueba recae en quien la invoca | Código OTP por SMS |
| AES — avanzada | Verificada (documento de identidad, biometría o vídeo) | Bajo control exclusivo del firmante | Mayor peso probatorio, sin presunción automática | Verificación por vídeo con Veriff |
| QES — cualificada | Certificado cualificado emitido por un QTSP | Dispositivo cualificado de creación de firma (QSCD) | Mismo efecto legal que la firma manuscrita en toda la UE (Art. 25.2) | itsme® y Evrotrust |
Qué hace (y qué no hace) Odoo Sign, la firma nativa
Odoo Sign, la app de firma incluida de serie en Odoo, permite enviar un documento para que el destinatario lo firme dibujando el trazo con el ratón o el dedo, escribiendo su nombre, o simplemente aceptando con un clic, y queda archivado en el chatter del registro. Es rápido, gratis y perfectamente válido como SES: cumple el artículo 25.1 eIDAS. Lo que no hace es verificar la identidad del firmante contra un documento oficial ni emitir un certificado cualificado, así que no puede producir AES ni QES por su cuenta. Para acuses de recibo, condiciones internas o documentos de bajo riesgo es suficiente. Para un contrato de distribución, un acuerdo de colaboración con una cifra relevante detrás, o cualquier documento donde la contraparte pueda impugnar la autoría, no lo es.
La mayoría de conectores de firma para Odoo también se quedan en SES
El mismo límite se repite en gran parte de los conectores de firma que existen para Odoo: envuelven una integración con un proveedor externo, pero el nivel real de firma que entregan sigue siendo SES (clic para firmar) o, con suerte, una AES básica con verificación de correo o SMS. Emitir una QES de verdad requiere algo que la mayoría de conectores no traen integrado: acceso directo a un prestador de servicios de confianza cualificado (QTSP) inscrito en la Trusted List de la UE, con los métodos de identificación que ese QTSP exige para emitir el certificado cualificado. Sin eso, por muy bonita que sea la integración, el techo legal sigue siendo el mismo que el de Odoo Sign nativo.
El conector real de FlexigoTech con e-Signature.eu: QES real dentro de Odoo
FlexigoTech ha construido, junto al equipo de e-Signature.eu (VisitOnWeb SRL, Bélgica — Bruno Biemans y Dimitri), un conector real para Odoo 17, 18 y 19 que permite enviar cualquier documento del ERP —presupuesto, contrato, factura, orden de compra— a firma eIDAS eligiendo el nivel exacto que necesitas: SES, AES o QES, sin salir de Odoo. El firmante se identifica con el método que corresponde a cada nivel y país: itsme® o Evrotrust para QES, verificación por vídeo con Veriff para AES, o código OTP por SMS para SES.
El conector se publica en el Odoo App Store por 149€ de pago único (Odoo 17, 18 y 19). El precio por firma lo fija e-Signature.eu según el nivel y el método elegidos, y se paga por uso, sin cuota de suscripción: solo abonas las firmas que realmente envías.
Qué necesitas para tener firma cualificada real en Odoo
- Instalar el e-Signature.eu Connector desde el Odoo App Store (149€, pago único, Odoo 17-19).
- Dar de alta una cuenta en e-Signature.eu (VisitOnWeb): sin suscripción, pago por firma enviada.
- Elegir el nivel de firma (SES, AES o QES) directamente desde el propio documento de Odoo, antes de enviarlo.
- El firmante se identifica con itsme®, Evrotrust, Veriff o código OTP, según el nivel elegido.
- El documento firmado, el certificado y la evidencia (sello de tiempo incluido) quedan archivados automáticamente en Odoo.
Cuándo usar cada nivel: guía práctica
En la práctica, la mayoría de empresas no necesitan QES para todo: usar QES para un acuse de recibo interno es gastar de más. La lógica que funciona es esta: SES para documentos de bajo riesgo (confirmaciones internas, acuses de recibo, condiciones ya negociadas por otro canal); AES para contratos comerciales estándar entre empresas donde conviene tener identidad verificada pero no hay un riesgo legal extremo; y QES para todo lo que tenga valor económico alto, para contratos con contrapartes que exigen el máximo nivel de garantía, o para cualquier documento donde, si acaba en un litigio, quieras tener la carga de la prueba a tu favor. Un matiz honesto: la QES no sustituye a los actos que la ley exige elevar a escritura pública ante notario (por ejemplo, una compraventa de inmueble en España); para eso sigue haciendo falta notario, sea cual sea el nivel de firma electrónica.
Enlaces útiles dentro de FlexigoTech
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la única firma electrónica con el mismo valor legal que la firma manuscrita en la UE?
La firma cualificada (QES). El artículo 25.2 del Reglamento eIDAS le otorga expresamente «el efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita» en los 27 países de la UE. La SES y la AES son válidas legalmente, pero no tienen esa presunción automática de equivalencia.
¿Puedo firmar un contrato con Odoo Sign nativo y que tenga validez de firma cualificada?
No. Odoo Sign nativo produce, como mucho, una firma simple (SES): no verifica la identidad del firmante contra un documento oficial ni emite un certificado cualificado a través de un QTSP. Para obtener AES o QES hace falta un conector que conecte con un prestador de servicios de confianza cualificado, como el e-Signature.eu Connector de FlexigoTech.
¿itsme® y Evrotrust son válidos en toda la UE o solo en un país?
Ambos son válidos en toda la UE. itsme® es un método de identificación electrónica que, para emitir una firma cualificada, se apoya en un certificado cualificado; Evrotrust es un prestador de servicios de confianza cualificado (QTSP) búlgaro inscrito en la lista de confianza de la UE. Por el principio de reconocimiento mutuo del Reglamento eIDAS, una QES emitida por cualquier QTSP de esa lista tiene el mismo efecto legal en los 27 estados miembros.
¿Cuánto cuesta usar firma cualificada (QES) en Odoo con este conector?
El e-Signature.eu Connector cuesta 149€ de pago único en el Odoo App Store (Odoo 17, 18 y 19). El precio de cada firma lo fija e-Signature.eu según el nivel (SES, AES o QES) y el método de identidad usado, y se paga por uso: no hay cuota de suscripción ni recargo adicional del conector.
¿Es FlexigoTech partner oficial de e-Signature.eu?
Sí. El conector se ha construido junto al equipo de e-Signature.eu (VisitOnWeb SRL, Bélgica), a partir de rondas reales de feedback y uso en producción. Puedes verlo en la sección de partners oficiales de FlexigoTech.
¿Necesitas firma cualificada real en tu Odoo?
Te decimos en la primera llamada qué nivel (SES, AES o QES) necesita cada uno de tus documentos y cómo dejarlo funcionando en Odoo. Escríbenos a comercial@flexigobe.com o llama al +34 616 809 504.