Fout BR-DE-15 in XRechnung: de factuur bevat geen Buyer reference (BT-10)

De regeltekst, zoals hij in het validatierapport staat (KoSIT schrijft hem in het Duits), luidt: «Das Element "Buyer reference" (BT-10) muss übermittelt werden.» In het Nederlands: het element Buyer reference moet worden meegestuurd. In het Schematron van XRechnung 3.0.2 (KoSIT-versie v2.6.0) is de ernst fatal: het is geen waarschuwing, de factuur slaagt niet.

Wat er gecontroleerd wordt en wat niet

De regel kijkt alleen of het veld bestaat en niet leeg is. Hij controleert niet of de waarde zinvol is: elke tekst voldoet. In UBL is het het element cbc:BuyerReference, in de kop van het document.

Peppol BIS, het formaat dat in België of Nederland wordt gebruikt, is soepeler: de referentie van de koper of het ordernummer is genoeg, zoals de regel PEPPOL-EN16931-R003 zegt: «A buyer reference or purchase order reference MUST be provided.» Daarom kan een factuur die probleemloos via Peppol reist op BR-DE-15 stuklopen zodra je die omzet naar XRechnung voor een Duitse klant.

Waar Odoo de BT-10 vandaan haalt

De XRechnung-export die bij Odoo zit (zonder modules van derden) vult het veld zo in:

Met de XRechnung van Odoo gaat BR-DE-15 nooit af, omdat het veld nooit leeg is. Maar «N/A» voldoet alleen aan de letter van de regel. Het is niet de referentie die je klant verwacht, en als je een overheidsinstantie factureert is het niet hun Leitweg-ID. Controleer voor het verzenden het XML-bestand of de voorvertoning en kijk wat BT-10 bevat.

Wanneer de klant een overheidsinstantie is

0204 is het Leitweg-ID-schema in de lijst met elektronische adresschema's. Als je dat schema en het Leitweg-ID als identificatie op het contact van de overheidsinstantie zet, kopieert Odoo het naar BT-10, zodat je het niet bij elke factuur hoeft in te tikken. Voor een particulier bedrijf is de gebruikelijke waarde de referentie die het vraagt, vaak hun bestelnummer of leveranciersnummer: die komt in het veld Referentie van hun contact.

Met onze module XRechnung en ZUGFeRD

De module voegt een eigen tabblad E-Invoicing toe aan het klantformulier, met twee velden hiervoor: Leitweg-ID (BT-10), dat wordt gebruikt als de klant als overheidsinstantie is aangemerkt (B2G Partner), en Buyer Reference (BT-10) voor alle overige klanten. Als je de klant als overheidsinstantie aanmerkt en het Leitweg-ID ontbreekt, maakt de module de factuur niet aan: hij stopt met «B2G partner requires a Leitweg-ID (BT-10).». Is dat niet het geval en is de Buyer Reference leeg, dan gaat het XML-bestand zonder BuyerReference de deur uit, zonder opvulling zoals «N/A», en daar duikt BR-DE-15 op.

In Odoo 18, 19 en 20 zie je het al voordat je iets verstuurt: met het abonnement op FlexigoTech Cloud wordt elke XRechnung die je genereert gevalideerd met de KoSIT-regels en blijven de fouten op de factuur staan, onder Validation Errors, één regel per regel. Een factuur met BR-DE-15 krijgt niet de status Ready to send. De versie die voor Odoo 17 is gepubliceerd genereert de XRechnung, maar valideert hem niet.

Zo los je het op

1. Als de klant een Duitse overheidsinstantie is, vraag dan om haar Leitweg-ID en zet die op het contact: in het veld Leitweg-ID van het tabblad E-Invoicing met onze module, of als elektronisch adres met schema 0204 in Odoo.
2. Als het een bedrijf is, vraag welke referentie het wil zien en bewaar die op het contact (Buyer Reference met de module, Referentie in Odoo).
3. Genereer de XRechnung opnieuw: de reeds verzonden versie verandert niet, en als die is afgewezen stuur je de gecorrigeerde.
4. Controleer BT-10 in het resultaat voordat je hem verstuurt.

Lees verder