Douane koppelen aan je marketplaces vanuit Odoo: aangifte, waarde per regel, IOSS en zendingsdocumenten

Wie zoekt naar een "douane-API voor marketplaces" denkt meestal aan een dienst waar Odoo de bestelling naartoe stuurt en die de afhandeling kant-en-klaar teruggeeft. Die bestaat als zodanig niet. Er zijn drie onderdelen die op elkaar moeten aansluiten: de gegevens van elke regel, die in Odoo staan; het kanaal waarlangs ze bij de douane komen, dat is de vervoerder of je douanevertegenwoordiger; en het fiscale regime, dat bepaalt of het om export, IOSS of niets gaat.

Eerst: gaat jouw zending langs de douane?

Tussen EU-landen is er geen douane. Een Amazon Duitsland-bestelling die je magazijn in Barcelona verlaat, heeft geen aangifte nodig: er geldt btw van het bestemmingsland en OSS, zoals beschreven in verkopen op meerdere Amazons met één Odoo. Douane komt in beeld wanneer goederen de EU verlaten (Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, Noorwegen, Andorra) en wanneer ze van buiten binnenkomen: voorraad in een Brits magazijn of een leverancier die rechtstreeks vanuit Azië naar je klant verzendt. Zonder Spanje te verlaten geldt het ook voor de Canarische Eilanden, Ceuta en Melilla.

Wat de aangifte vraagt, regel voor regel

De aangifte vraagt het per regel: tariefcode (de HS-code van zes cijfers, die de EU bij export uitbreidt naar acht en bij import naar tien), een concrete omschrijving, hoeveelheid, nettogewicht, waarde met valuta en land van oorsprong. Per zending: incoterm, EORI-nummer van de exporteur en factuurnummer. In Odoo 19 heeft het product al een tariefcode en land van oorsprong; de gebruikelijke fout is dat niemand ze invult of dat ze de vervoerder nooit bereiken, zoals we zagen bij de OCA-modules voor DHL en GLS. En "cadeau" of "accessoires" is geen omschrijving: het is een reden voor inhouding.

En de waarde van de regel is niet de prijs op de marketplace. De bestelling bevat kortingen, verzendkosten die aan de klant zijn gerekend en soms een coupon op het totaal. De douane wil de waarde van elke regel, en die moet overeenkomen met de factuur: de korting op het geheel wordt volgens een vaste regel over de regels verdeeld en de verzendkosten staan apart, niet verstopt in de laatste regel. Hier gaan haastig gebouwde koppelingen mis.

Er is geen "douane-API": er zijn twee wegen

Bij express- of postpakketten handelt de vervoerder de afhandeling af. Zijn API accepteert de douanegegevens samen met de zending, als elektronische handelsfactuur, en hij dient de aangifte in. Koppelen betekent dat Odoo bij het aanmaken van het label tariefcode, oorsprong en waarde per regel meestuurt.

Bij pallets, B2B of hoge bedragen dient een douanevertegenwoordiger de aangifte in bij de AEAT. Het rechtstreeks vanuit je ERP doen kan, maar voor een kmo loont het bijna nooit. Koppelen betekent dat Odoo hem de gegevens aanlevert in het formaat dat hij accepteert en de MRN terugkrijgt, het nummer van de aangifte, om samen met de levering en de factuur te archiveren.

IOSS: alleen wanneer goederen de EU binnenkomen

Sinds juli 2021 betaalt alles wat de EU binnenkomt btw. Bij verkopen aan consumenten tot € 150 (exclusief verzend- en verzekeringskosten als die apart staan, en met uitzondering van alcohol, tabak en andere accijnsproducten) kan de verkoper bij de verkoop de btw van het bestemmingsland innen en die maandelijks via IOSS aangeven. Het IOSS-nummer reist mee in de elektronische douanegegevens, niet op de doos geschreven, en de klant betaalt niets aan de deur. Zonder IOSS betaalt hij btw en afhandelingskosten bij ontvangst, en wie dat niet verwachtte, weigert het pakket.

Bij marketplaces verandert wie wie is: het platform geldt voor de btw als leverancier, int de belasting en gebruikt zijn IOSS-nummer, dat het je voor de zending geeft. Jouw Odoo mag de btw op de factuur niet nogmaals berekenen en moet de vervoerder het IOSS-nummer van de marketplace doorgeven, niet het jouwe. Het Verenigd Koninkrijk hanteert een eigen regeling: tot 135 pond wordt de Britse btw bij de verkoop geïnd, en als er een marketplace is, doet die dat.

Welke documenten bij de zending horen

• Handelsfactuur, of proforma als er geen verkoop is: tariefcode, oorsprong en waarde per regel, incoterm en EORI.
• CN22 of CN23 als het per post gaat, afhankelijk van de waarde.
• Uitvoeraangifte met MRN. Bewaar die: ze bewijst de btw-vrijstelling.
• Oorsprongsverklaring op de factuur als het bestemmingsland een handelsakkoord met de EU heeft, zoals het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland, en de goederen aan de oorsprongsregels voldoen.
• Bij retouren de verwijzing naar de oorspronkelijke export. Zonder die verwijzing kan wat terugkomt als een nieuwe invoer worden behandeld.

Wat we hebben en wat niet

We hebben geen gepubliceerde douaneconnector: elke vervoerder en elke vertegenwoordiger vraagt de gegevens op zijn eigen manier. Wel gepubliceerd zijn de connectoren die bestellingen in Odoo binnenhalen, zoals Amazon, Temu of AliExpress en de rest van de catalogus, in Odoo 17, 18 en 19, en de meeste ook in Odoo 20 (elke productpagina vermeldt zijn versies). De douanelaag is maatwerk, en de omvang hangt af van het aantal bestemmingen en afhandelingskanalen. En als je maar een paar pakketten per maand buiten de EU verstuurt, koppel dan niets: vul tariefcode en oorsprong in, gebruik het formulier van de vervoerder en bewaar de facturen.

Veelgestelde vragen

Nuttige links binnen FlexigoTech

Wat wij hieraan doen