Kod 440 w KSeF: „Duplikat faktury”

Kiedy KSeF uznaje fakturę za duplikat

KSeF wykrywa duplikaty globalnie, na wszystkich fakturach zapisanych w systemie. Decyduje połączenie trzech pól:

• NIP sprzedawcy, Podmiot1:NIP;
• rodzaj faktury, RodzajFaktury;
• numer faktury, P_2, który według schematu FA(3) ma jednoznacznie identyfikować fakturę.

Unikalność obowiązuje przez 10 pełnych lat, liczonych od końca roku, w którym wystawiono fakturę. Liczy się zawsze NIP sprzedawcy: gdy w imieniu jednej firmy faktury wystawia kilka oddziałów albo jednostek, muszą uzgodnić numerację.

Co jest w odpowiedzi, a co w Odoo

W odpowiedzi KSeF status 440 ma opis „Duplikat faktury” i dwa pola w extensions: originalKsefNumber, czyli numer KSeF faktury, która już jest w systemie, oraz originalSessionReferenceNumber, czyli sesja, w której trafiła. Przykład z dokumentacji API ma w details komunikat w rodzaju „Duplikat faktury. Faktura o numerze KSeF: … została już prawidłowo przesłana do systemu w sesji: …”.

W Odoo 18, 19 i 20 moduł l10n_pl_edi ustawia „KSeF Status” na Rejected i dopisuje do historii „Status KSeF: Odrzucono (Kod: 440). Powielona faktura.” (18 i 19 po polsku) albo „KSeF Status: Rejected (Code: 440). Duplicate invoice.” (20, bez tłumaczenia). Pól extensions Odoo nie zapisuje, więc numeru KSeF oryginału w fakturze nie zobaczysz. Jako P_2 Odoo wpisuje numer faktury z Odoo.

Skąd duplikat przy fakturach z Odoo

Odoo wysyła tylko faktury bez stanu KSeF. Faktury w stanie Sent albo Accepted nie da się więc przypadkiem wysłać drugi raz z tego samego Odoo.

Jak to rozwiązać

1. Ustal, gdzie jest oryginał: numer KSeF z originalKsefNumber albo faktura o tym numerze w KSeF.
2. Jeśli to ta sama faktura, wysłana wcześniej innym kanałem, nie wysyłaj jej znowu. Każda kolejna wysyłka pod tym numerem da 440.
3. Jeśli to inna faktura z tym samym numerem, problem leży w numeracji: ustal z księgowością osobne serie dla każdej bazy, firmy albo oddziału z tym samym NIP.

Z naszym modułem

Poland KSeF 2.0 Validator nie wysyła faktur, ale ma przycisk „Oznacz jako przyjętą przez KSeF” (w angielskim interfejsie „Mark accepted by KSeF”) dla faktury wgranej do KSeF poza Odoo, z numerem KSeF, który nadał system. Jeśli taką fakturę później wyśle jeszcze l10n_pl_edi i KSeF ją odrzuci, moduł zostawia ją jako przyjętą i dopisuje: „KSeF odrzucił ponowną wysyłkę tej faktury przez l10n_pl_edi, już przyjętej przez KSeF z numerem KSeF …: pozostaje przyjęta.”. W pozostałych przypadkach przejmuje od l10n_pl_edi stan Rejected, bez kodu 440.

Czytaj dalej