VeriFactu para asesorías con Odoo: qué cambia en el trabajo diario del despacho, no en la ley

Para una asesoría, VeriFactu no cambia cómo se factura: cambia qué vigilar. El obligado es el cliente y el registro lo genera el sistema que expide la factura, «de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición» (art. 9.1 del RD 1007/2023). Lo nuevo en el despacho es control: comprobar cada semana, cliente a cliente, que el sistema sigue en modo VeriFactu, que no hay registros atascados ni rechazados, que la cadena cuadra y que el certificado llega a la fecha.

Escribimos desde el lado de quien construye: nuestro módulo flexigo_spain_verifactu existe para Odoo 19, 18 y 17, con consola multicompañía y 283 tests. La norma está en qué es VeriFactu y cómo cumplirlo con Odoo; aquí no la repetimos.

Plazos del RD-ley 15/2025 en una cartera mixta

La disposición final cuarta del RD 1007/2023, en la redacción del Real Decreto-ley 15/2025, parte la cartera del despacho en dos oleadas.

Las sociedades —con ERP y con alguien que entiende una rectificativa— entran primero; seis meses después, los que facturan con una hoja de cálculo. El trabajo duro está en esa segunda oleada: planificar por fecha y no por volumen deja todo el atasco en junio de 2027.

Quién es el emisor: qué puede y qué no puede hacer el asesor

Tres artículos leídos juntos lo resuelven. El art. 3 señala al obligado: quien expide la factura. El art. 6 deja que un tercero lo cumpla materialmente sin desplazar la responsabilidad. Y el art. 9.1 exige generar el registro al expedir, no después.

Juntos matan un flujo clásico: «mándame las facturas y ya las meto yo a fin de mes». Si el cliente expide en su programa y el despacho las graba semanas después, ese registro no cumple el art. 9.1: el sistema informático de facturación es el que expide, no el que contabiliza.

• Sí puede el despacho: configurar el sistema, dar de alta series y certificado, vigilar la cola, reenviar subsanados, emitir el libro.
• No puede nadie: editar un registro generado, recalcular una huella o borrar una factura de la cadena. La corrección es siempre un registro nuevo.
• Tampoco firma la declaración responsable: el art. 13 la atribuye a quien produce el sistema; encargar desarrollos sobre la emisión puede meter al despacho en esa definición.

El día a día: alta, comprobación del modo, envíos y rechazos

Alta de un cliente: la lista antes de dejarle emitir

1. NIF del emisor validado, sin el prefijo ES donde no toca: es el primer campo de la huella.
2. Certificado y su contraseña en almacén cifrado, con la caducidad a la vista.
3. Modalidad decidida: remisión a la AEAT (arts. 15 y 16) o conservación local.
4. Series declaradas y una sola cadena por compañía.
5. Responsable del SIF nombrado: una persona concreta, que recibe los avisos.
6. Permisos repartidos: quien revisa la cola no tiene por qué tocar el certificado; el módulo separa seis roles.

«Estar en modo VeriFactu» no es una casilla marcada: es que el proceso de envío corra al día, que el certificado sea válido, que haya serie activa y que el último envío aceptado sea de hoy. Con la casilla puesta y el proceso parado, se ve igual que uno sano.

Rechazo, subsanación y anulación

En nuestro módulo la cola tiene cinco estados —pendiente, reintentando, enviado, fallido y agotado— y reintenta con espera creciente —2 y 10 minutos, media hora, 2 horas y 12 horas—; al sexto intento fallido queda «agotado» y ya no se reintenta solo. Ese contador separa el problema de red del de datos.

Para el de datos, el esquema oficial de la AEAT trae la respuesta: el registro de alta lleva las marcas Subsanacion (S/N) y RechazoPrevio (S/N/X), y al rechazar un envío por duplicado la AEAT devuelve en qué estado guardó el anterior —Correcta, AceptadaConErrores o Anulada—; está en el XSD oficial que empaquetamos. Un «aceptado con errores» sigue mal: se reenvía corregido y marcado como subsanación. Ni se borra ni se edita.

Anular es otra cosa: un registro de anulación (art. 11), encadenado como cualquier otro. Y hay un caso frecuente en despacho: canjear simplificadas por una factura completa no es rectificar. Es la clave F3, con su bloque de facturas sustituidas, destinatario obligatorio e importes que, según la FAQ de la AEAT, no vuelven a computar; lo construimos con 18 tests propios.

Por qué la huella no se arregla a mano

El art. 12 obliga a añadir una huella o «hash» a los registros de alta y de anulación. El detalle: no se calcula sobre valores sueltos, sino sobre pares etiquetados unidos por & —IDEmisorFactura=…&NumSerieFactura=…&FechaExpedicionFactura=…&TipoFactura=…&CuotaTotal=…&ImporteTotal=…&Huella=…&FechaHoraHusoGenRegistro=…—, con SHA-256 en hexadecimal y mayúsculas, y con el campo Huella vacío en el primer registro, no a ceros.

Lo sabemos porque lo tuvimos mal: una rama nuestra concatenaba los valores sin etiquetar. Cada registro era coherente consigo mismo y ninguno cuadraba contra la especificación: el peor fallo posible, porque no da error en ninguna parte. Cambiar un importe registrado invalida su huella y todas las posteriores; el remedio no es editar, sino anular y dar de alta.

El panel de cumplimiento por cliente: qué columnas necesita

Un despacho con ochenta clientes no entra en ochenta bases de datos: necesita una pantalla que diga a quién llamar primero.

Dos decisiones que no son estética. El panel se ordena por lo peor, no alfabéticamente: el orden ya es información. Y la integridad rota avisa antes que ningún contador: una cola alta se resuelve con tiempo; una cadena rota, no.

El aislamiento entre clientes es requisito, no detalle: una auditoría del propio módulo destapó que el resumen diario juntaba todas las compañías en un solo correo —el cliente B veía el atasco del A—. Si evalúas una herramienta multicliente, pide esa prueba: dos clientes, dos usuarios, y qué ve cada uno.

Los errores que el despacho verá primero

• El NIF con prefijo. ESB12345674 es un VAT válido y un identificador de emisor inválido: entra en la huella tal cual.
• El certificado sin contraseña guardada. La firma falla en el primer envío real, no en pruebas.
• La factura en divisa. Encadenar el importe en libras y declararlo en euros da un registro inconsistente, sin error visible.
• La copia restaurada. Emitir en una base y en su clon deja dos cadenas que arrancan del mismo tramo y cuadran cada una por dentro: ninguna comprobación ve la otra base. Se evita por procedimiento, no con una casilla.
• El reloj del servidor. La fecha y hora con huso entra en la huella: el desfase se paga en rechazos.
• El modo simulado. El más peligroso, porque el panel miente: todo verde y la AEAT sin ver nada. Pregunta cómo distingue la herramienta un acuse real de uno fingido.

Cómo encaja con Facturae, FACe y el B2B de Crea y Crece

VeriFactu no es factura electrónica: regula cómo se comporta por dentro el programa que factura, no el formato en que se intercambia el documento. Quien ya factura en Facturae por FACe no tiene medio camino hecho. Ese lado está en EDI y factura electrónica a la Administración y, para el B2B de Crea y Crece, en Facturae, VeriFactu y quién es el emisor legal.

El calendario por cliente ya no cabe en una hoja: VeriFactu, la factura electrónica B2B y, pasados los cincuenta empleados, el canal de denuncias de la Ley 2/2023. Tres columnas más del mismo panel. Las construimos como módulos propios sobre Odoo 19, 18 y 17: catálogo en módulos y enfoque por sector en soluciones.

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